Программы для мониторинга сотрудников: за и против

Каждый начальник желает знать, где сидит его подчинённый в рабочее время и чем он занимается. Сегодня поговорим о преимуществах и недостатках самого эффективного из современных методов наблюдения за персоналом: программах мониторинга сотрудников.

Под программой мониторинга мы имеем в виду ПО, которое устанавливается на рабочий компьютер и регистрирует действия его пользователя: активность в приложениях, нажатия клавиш и т. д.

Преимущества

Мы насчитали 6 основных причин пользоваться программами слежения за работниками. 

Повышение эффективности работы руководителя

Самый очевидный плюс: вы всегда будете в курсе того, чем занимаются ваши подчинённые. Например, Kickidler в один клик выведет вам отчёты по следующим показателям:

• Время активности пользователя за компьютером: когда начал работу, когда сделал перерыв, когда вернулся к своим обязанностям и когда закончил день – всё с точностью до секунды;
• Активность в конкретных приложениях: какие были открыты окна, какие сайты посещал сотрудник, сколько времени провёл на каждом из них, насколько интенсивно работал за компьютером, сколько времени бездействовал. Вы легко можете отслеживать прокрастинацию или, к примеру, сёрфинг по сайтам с вакансиями (верный признак того, что человек собирается менять работу).

Все данные доступны как для отдельных специалистов, так и для проектных групп, отделов или компании целиком. Нужен сводный отчёт? Один клик. Детализация по конкретному работнику? Ещё клик. Просто, удобно, эффективно.

Имея под рукой подобный инструмент, руководитель сможет сократить до минимума время, необходимое для понимания, чем заняты сотрудники и насколько продуктивно они работают. 

Рост продуктивности труда подчинённых

Исследование MIT (Массачусетский технологический институт) показывает: достаточно уведомить сотрудников о том, что за их работой ведётся наблюдение, и эффективность труда вырастет на 7%. Сам факт введения объективного, беспристрастного и постоянного контроля уже позитивно влияет на общий уровень дисциплины в компании, повышая отдачу от каждого работающего в ней человека.

Кроме того, ПО для мониторинга позволяет руководителю без труда обнаруживать прокрастинаторов или недостаточно мотивированных работников. 5 минут на проверку ежедневного отчёта, и все проблемные точки уже у вас перед глазами, осталось их обработать.

Гарантия объективности

Очень важный момент. Любой начальник – даже самый справедливый – всегда остаётся человеком. Вы не можете относиться одинаково к каждому из своих сотрудников: будут работники, которым вы симпатизируете больше, чем другим. Да, вы наверняка следите за тем, чтобы личное отношение не влияло на принимаемые решения, но на это всегда уходят силы и время. А стопроцентной уверенности в беспристрастности нет.

Второй момент: сотрудники часто склонны воспринимать решения руководителей как что-то личное. «Иванову бы простили опоздание на 5 минут, а мне штраф» – обычный повод для возмущений в курилке. Такие разговоры негативно влияют на атмосферу в коллективе, снижают мотивацию персонала.

Пользуясь ПО для мониторинга, вы получаете точную, достоверную и на 100% объективную информацию. В этой объективности уверены и вы, и ваши подчинённые, что позволяет спокойно принимать правильные решения.

Сбор необходимых для аналитики данных

Как бы хорошо ваши люди ни работали, почти всегда есть способы улучшить результаты. Оптимизировать распределение задач, скорректировать график, упростить ряд процессов и так далее.

Для того чтобы вы заметили эти точки роста, нужны данные: сколько ваши сотрудники тратят на работу над проектом? Что именно они в течение этого времени делают? С какими задачами конкретный специалист справляется хорошо, а на каких буксует?

Всю эту информацию собирают программы мониторинга. Вам остаётся только посмотреть отчёты и обратить внимание на моменты, которые можно улучшить.

Возможность контролировать удалённых сотрудников

2020-й закончился, но тренд на «удалёнку» никуда не делся. Во-первых, никто не может гарантировать, что в обозримом будущем не будет новой волны. Во-вторых, удалённые работники выгодны по многим причинам – это и расширение зоны поиска для хедхантеров, и возможность нанять квалифицированных специалистов из регионов, и экономия на обустройстве рабочего места.

В то же время очевидно: «удалёнщики» нуждаются в контроле не меньше, чем офисные работники – скорее, даже больше. Kickidler и другие программы мониторинга сотрудников предлагают простое решение этой проблемы: сотрудник просто ставит на свой компьютер программу-агент, и вы получаете о нём такие же подробные данные, как о человеке, который сидит в соседнем кабинете.

Страховка от рисков

Какие бы хорошие люди у вас ни работали, всегда есть определённые риски. Кто-то халатно обращается с логинами-паролями и создаёт шанс утечки конфиденциальных данных. Кто-то – предполагая, что руководство не видит – нарушает политику общения с клиентами и негативно влияет на репутацию компании. Кто-то вовсе затаил обиду и готовится уйти, продав базу конкурентам.

Мониторинг защищает вас от подобных ситуаций: вы можете настроить его таким образом, чтобы система сама обращала ваше внимание на подозрительные действия. Сотрудник сливает базу клиентов? Мы показывали на реальном примере, как это можно обнаружить при помощи программы мониторинга.

Недостатки ПО для наблюдения за работниками

Минусы программ мониторинга сотрудников достаточно условны: в основном они относятся не к самому ПО, а к ошибкам, которые компании совершают при его использовании. Мы рекомендуем уделять внимание трём основным моментам.

Восприятие мониторинга персоналом

Никто не любит, когда за ним следят – особенно, когда под наблюдением буквально оказывается каждый шаг. Однако практически все люди согласны с двумя ключевыми мыслями:

1. На работе нужно работать;
2. Компания платит деньги и имеет право контролировать, что делают её сотрудники в рабочее время.

На это и опирайтесь. Прежде всего, чётко расскажите своим подчинённым: какие данные вы собираете и как. В какое время работает программа, за чем она следит. Предупредите, что не стоит заходить в личные аккаунты (соцсети, например) с рабочих компьютеров. 
Чем прозрачнее вы всё организуете, тем лучше. В идеальном случае сотрудник знает о мониторинге, но практически не замечает его – или замечает только автоматику (например, Kickidler можно настроить так, чтобы уведомления о нарушениях приходили без участия человека, от самой программы: эта функция называется «Автокик»). 

Время на аналитику

При первом открытии отчётов может показаться, что они даже слишком подробные: программа добросовестно собирает абсолютно все данные, которые могут вам пригодиться. Этот объём информации может озадачить.

На практике после того, как система настроена, на её ежедневное использование достаточно 5-10 минут. У вас есть основные отчёты, на которых видно общее положение дел, а детализацией вы пользуетесь только тогда, когда уже подозреваете какую-то проблему – или хотите внимательно посмотреть за действиями конкретного сотрудника.

Личные данные

Используя программу мониторинга без предварительного инструктажа сотрудников, работодатель либо другое лицо, осуществляющее мониторинг, рискует получить доступ к личным данным своих работников, о которых ему знать не следует, таких как пароли от личных аккаунтов, данные кредитных карт, состояние здоровья, сексуальная ориентация и т.д. Чтобы этого избежать, необходимо провести тщательный инструктаж, на котором подробно объяснить каждому сотруднику, как работает программа мониторинга, какие данные собирает и что нежелательно делать на рабочем компьютере. 

Как бы вы ни предупреждали людей о том, что на рабочем компьютере не нужно открывать свои мессенджеры, они могут вас проигнорировать. Всегда есть шанс, что, работая с программой для мониторинга, вы наткнётесь на чьи-то личные данные: переписки, платёжные реквизиты и т. д.

Необходимо заранее продумать свои действия в этом случае – и позаботиться о том, чтобы вся собираемая программой информация была под надёжной защитой. Именно поэтому, кстати, мы предлагаем размещать Kickidler, как On-Premise решение, на собственных серверах компании или в проверенном облаке.

Нужно ли пользоваться программами для мониторинга сотрудников в 2021?

Мы уверены, что да. В конце концов, такой софт – это просто инструмент контроля, а контроль – это одна из пяти основных функций менеджмента. При правильной организации мониторинга он становится серьёзным подспорьем для компании и практически не имеет минусов.

Вы можете протестировать бесплатно наш продукт в течение 7 или 14 дней, если в форме заказа вы оставите свой номер телефона. Кроме того, в программе Kickidler есть бесплатная версия с ограниченным функционалом.

Система учета рабочего времени Kickidler

Понравилась статья? Подпишитесь на нас в соцсетях.