Служебное расследование: когда и как проводится проверка

Служебное расследование – это проверка (точнее, серия проверок), которую вы инициируете по результатам какого-либо инцидента. Поговорим о том, что может стать поводом для таких мероприятий, как их нужно оформить, какие есть нюансы и подводные камни.

Причины для служебного расследования

Самый очевидный вариант – это уже случившееся критическое происшествие. Например, кто-то слил базу клиентов конкуренту, и вы не знаете, кто (кстати, если на компьютерах стоит Kickidler, расследование не понадобится – вы узнаете о нарушении в момент его совершения). Или, допустим, в компании пропала крупная сумма денег. Или вам поступила жалоба от клиента на хамское обращение персонала. Во всех подобных случаях вашей реакцией становится начало служебного расследования.

Очень важно понимать, что даже если нарушение очевидно и расследовать в нём вроде бы нечего, вы всё равно инициируете служебную проверку. Её результаты нужны для того, чтобы сотрудник не смог опротестовать увольнение в суде.

Обычные поводы для служебного расследования:

• дисциплинарный проступок (например, прогул);
• неисполнение должностных обязанностей;
• обнаружение хищения, порчи или утраты имущества компании;
• жалоба от клиента.

Пошаговая инструкция: как провести расследование по закону

Начать необходимо как только вы узнали о проступке или проблеме, но очень важно строго следовать закреплённым в статье 193 ТК РФ правилам. Мы рекомендуем придерживаться следующей схемы действий:

Шаг 1. Фиксируете инцидент

Вам нужно составить акт о нарушении. Приложить к нему можно служебную записку, скриншоты переписок, записи с камер и из отчётов Kickidler (например, как подтверждение, что сотрудник в рабочее время пользовался личными соцсетями).

Сделать это всё необходимо не позднее трёх дней с момента обнаружения проступка.

Шаг 2. Создаёте комиссию

В её составе должно быть не менее 3 человек – например, юрист, руководитель отдела кадров, начальник подразделения. Очень важно, чтобы члены комиссии не имели личной заинтересованности в результате и были не предвзяты.

Шаг 3. Уведомляете сотрудника

Вам нужно донести до сотрудника суть претензий, а также получить от него объяснения.

Это делается письменно и под роспись. Если отказывается, составляете акт с двумя свидетелями.

Шаг 4. Собираете доказательства

Максимальное количество объективных данных и свидетельских показаний, относящихся к ситуации. Прикрепите выдержки из трудового договора (пункты, которые были нарушены), акты о нарушении, логи доступа к системам (например, подтверждение, что сотрудник был в 1С, когда слили базу), историю браузера, записи с монитора (их делает Kickidler) и т. д. Опросите коллег, клиентов и партнёров. Всё это может пригодиться в суде.

На этом же этапе проверьте, нет ли фактов, которые исключают причастность сотрудника.

Шаг 5. Оцениваете ущерб

Вас интересуют:

• Прямой ущерб: стоимость испорченного оборудования, украденных товаров.
• Косвенный: Упущенная выгода (если из-за простоя клиент ушёл к конкурентам).

Базовая формула: Ущерб = Стоимость имущества по бухучёту – Износ  

Пример: Сотрудник разбил ноутбук за 100 000 ₽. Износ — 20%. Ущерб: 80 000 ₽.

Шаг 6. Составляете итоговый акт проведения служебного расследования

В этом документе должны быть указаны:

1. Дата, время и место составления.
2. Состав комиссии.
3. Суть нарушения.
4. Доказательства.
5. Размер ущерба.
6. Рекомендации по наказанию (выговор, увольнение, взыскание).

Сотрудник должен ознакомиться с актом под роспись в течение трёх дней, отказывается подписывать – фиксируете отказ в присутствии двух свидетелей.

Какие наказания можно вынести по итогам служебного расследования

Если вина сотрудника была доказана, по итогам расследования можно:

• объявить выговор или замечание;
• уволить (по ст. 81 ТК РФ);
• взыскать ущерб (до среднемесячного заработка — по ст. 248 ТК РФ).

В то же время вы не можете:

• штрафовать (если это не предусмотрено договором);
• понижать в должности без согласия;
• удерживать всю зарплату за месяц.

Будьте особенно аккуратны с этими ограничениями, иначе суд легко отменит ваше решение.

Топ-5 ошибок работодателей

Чаще всего при проведении служебного расследования встречаются следующие ошибки:

1. отсутствие, неукомплектованность или некорректный состав комиссии;
2. игнорирование объяснений сотрудника (обязательно возьмите объяснительную и приобщите её к акту служебного расследования);
3. нарушения сроков;
4. несоответствующее проступку наказание: увольнение за единичное опоздание, вполне вероятно, отменят;
5. добытые с нарушением доказательства – например, скриншоты личной переписки, полученные тайно.

Последний пункт особенно важен. Именно поэтому мы всегда настаиваем на том, что Kickidler лучше всего устанавливать прозрачно, проинформировав сотрудников о сборе данных и характере этого процесса. Если же нужно организовать наблюдение тайно, подстрахуйтесь включением необходимых ограничений в должностные инструкции и трудовые договоры – или, например, выпустите приказ по компании с запретом на использование личных соцсетей с рабочих компьютеров.

Также рекомендуем помнить, что до 90% конфликтов можно избежать, если своевременно обучать сотрудников и внедрить систему контроля. Не ждите ЧП — займитесь профилактикой сегодня: установите Kickidler, расскажите об этом сотрудникам, и они не пойдут на нарушения, зная, что вы их контролируете.