Совещания: что с ними не так, почему от них нельзя отказываться и как выстроить культуру встреч в компании?

Почему компании начинают отказываться от совещаний? Как организовать эффективное совещание в компании, и почему многие сотрудники не любят совещания – мы расскажем в нашей новой статье. 

Взаимодействие между сотрудниками – одна из самых важных частей работы любой компании. Вы изначально создаёте организацию, потому что хотите решать задачи, с которыми один человек физически не справится: ему не хватит сил, компетенций и попросту времени. Именно поэтому вы формируете команды, в которых:

1. Распределяете нагрузку и процессы между разными участниками;
2. Обмениваетесь мнениями, устраиваете мозговые штурмы и приходите к лучшим решениям;
3. Поддерживаете и страхуете друг друга, перекрывая проблемные зоны (например, один сотрудник заболел – его работу возьмут на себя коллеги).

Основой для всего этого является общение между участниками команды, а самый простой и традиционный инструмент этого общения – совещание. Так почему же многие люди относятся к рабочим встречам негативно?

3 причины, по которым ваши подчинённые не любят совещания

Если спросить сотрудников практически любой компании о том, какую часть рабочего дня они не любят сильнее всего, многие ответят: «утреннюю планёрку!». В качестве причин такой неприязни люди обычно называют следующие моменты:

1. Очень долго. Чем крупнее компания или отдел, тем чаще встречается эта жалоба: совещания длятся по часу, а иногда и по два – пока все соберутся и выскажутся, успеваешь очень сильно устать. Да и вы проводите на совещаниях десятки часов в неделю, что тоже не помогает работе;
2. Мне это не надо. Далеко не все вопросы, обсуждаемые на встрече, относятся ко всем присутствующим сотрудникам – и те из них, кто выпадает за пределы общения, чувствуют, что просто теряют время, отвлекаясь от работы;
3. Обсуждение неэффективно. Обычно у регулярных планёрок нет какой-то определённой темы, а важные вопросы формулируются либо накануне, либо прямо в ходе встречи. В итоге работникам обоснованно кажется, что всё можно было обсудить быстрее и с лучшими результатами: Microsoft как-то посчитали, что 71% собраний ни к чему не приводит. 

Как правило, эти претензии действительно справедливы, но значит ли это, что бизнесу пора отказаться от самой концепции совещаний? Ни в коем случае.

Почему совещания незаменимы?

Совещание – особенно в его классической форме личной встречи, хотя и к Zoom-созвонам всё сказанное тоже относится – выполняет сразу несколько важных функций:

1. Помогает сотрудникам оставаться частью коллектива. На встречах вы видите коллег, взаимодействуете с ними, вместе принимаете участие в жизни компании и чувствуете себя частью команды. Это очень важно с эмоциональной точки зрения, причём важно для всех – в том числе для специалистов-«одиночек», которые уверены, что могут работать изолированно от остальных;
2. Вовлекает подчинённых в принятие решений. Если ваши сотрудники не участвуют в совещаниях и просто выполняют ваши указания, они чувствуют себя винтиками большой машины – просто инструментами. Люди начинают меньше ассоциировать себя с компанией, не чувствуют личную ответственность за неё и за выполнение распоряжений руководства. Если же человек присутствовал на совещании, где обсуждались планы, и имел возможность высказаться, он разделяет принятое решение и становится заинтересован в его выполнении. Именно высокий уровень вовлеченности – один из факторов, делающих сотрудников высокопродуктивными;
3. Позволяет вам держать руку на пульсе. Да, благодаря программе отслеживания компьютеров сотрудников Kickidler, вы и так знаете о своих работниках практически всё, но личные встречи дополняют впечатление. Эмоции, психологическое состояние, уровень энергии – одного взгляда на сотрудника и на то, как он участвует в обсуждении, бывает достаточно для того, чтобы заметить какие-то изменения и вовремя на них отреагировать.

В общем, совещания необходимы – но это не значит, что они необходимы в том виде, в котором существуют.

Как выстроить эффективную культуру совещаний в своей компании?

Опираясь на исследование Harvard Business Review, сформулируем 6 правил, которые можно считать основами корпоративной культуры совещаний:

1. У каждого совещания должна быть чёткая цель. Совещание – это инструмент, и вы должны понимать, какую задачу вы с его помощью решаете. Если это утренняя планёрка, важно быстро проговорить планы на день для каждого из присутствующих. Если брифинг по проекту, ваша цель – донести информацию до участников и получить от них обратную связь, а потом поставить задачи команде. И так далее. В идеальном случае одно совещание – одна тема, для других вопросов будет другое время;
2. Чем быстрее заканчиваете, тем лучше. Чем дольше длится встреча, тем сложнее людям удерживать внимание. В среднем рекомендуется заканчивать совещание за 15 минут, а если этого не хватает, старайтесь менять блоки (презентация-обсуждение) каждые 5-10 минут;
3. Все понимают свои роли. Каждый из сотрудников, присутствующих на обсуждении, должен знать, зачем он здесь, и вносить свой вклад в совещание;
4. Все могут высказаться. Одна из главных ошибок руководителей в традиционных системах управления: излишняя авторитарность и давление на подчинённых. Если ваши люди молчат, потому что опасаются критики или негативных для себя последствий, встреча будет бесполезна;
5. В конце вы фиксируете результаты. Каждая встреча должна заканчиваться чёткими выводами: к чему пришли, что нужно сделать, кто за это отвечает и в какие сроки;
6. Если можно обойтись без совещания, стоит так и сделать. Вам нужно просто донести до сотрудников какую-то информацию – например, новое распоряжение по компании – и это не предполагает обсуждения? Разошлите её по электронной почте, не нужно отрывать людей от дел.

Чем раньше вы начнёте контролировать совещания в своей компании, приводя их в соответствие с этими 6 правилами, тем быстрее они станут продуктивны. Мы со своей стороны поможем в решении этой задачи: скоро в Кикидлере появится новая функция, «учёт оффлайн-активности». Через интеграцию нашей системы с календарём, вы будете чётко видеть, кто и сколько времени проводит на совещаниях – это позволит учитывать такие часы в подсчёте продуктивной деятельности, а также даст вам понимание того, сколько ресурсов на самом деле уходит на встречи внутри компании. Главное – соблюдать баланс между контролем и свободой. 

Сделайте совещания продуктивными, и общие результаты компании вырастут!

Система учёта рабочего времени Kickidler

Понравилась статья? Подпишитесь на нас в соцсетях.