Таймбоксинг: новый подход к повышению продуктивности ваших сотрудников

Хотите, чтобы подчинённые работали эффективнее и меньше отвлекались? Рассказываем об одной из самых современных и результативных техник, которые помогут вам с этим: методике ограничения времени «таймбоксинг».

Что такое таймбоксинг?

Таймбоксинг – это один из самых универсальных, простых в применении и эффективных методов тайм-менеджмента. Как и многие подобные стратегии, он возник в Agile секторе, однако быстро завоевал популярность в самых разных отраслях и в сочетании с самыми разными подходами.

Основная идея очень проста: для каждой задачи вы определяете «таймбокс» – максимальное количество времени, которое можно потратить конкретно на эту задачу. На первый взгляд, это очень похоже на типовые практики тайм-менеджмента («сегодня у нас дедлайны по этой, этой и этой таскам»), но на практике есть ключевое отличие: таймбоксинг определяет не момент, в который задача должна быть сдана («дедлайн сегодня в 14:00»), а количество времени, которое на эту таску можно потратить.

Преимущества таймбоксинга

Используя таймбоксинг, вы получаете сразу несколько значимых преимуществ:

1.  Упрощаете планирование графика. гораздо проще смотреть на распределение работы по тем же дедлайнам: у вас всегда перед глазами выделенное на каждую задачу время, которое легко синхронизировать с расписанием.
2.  Избавляетесь от ощущения ложного спокойствия «дедлайн только в четверг, сегодня понедельник, ещё успею!» – когда бы ни был дедлайн, количество времени, выделенного конкретно на эту задачу, не изменится. Плюс другие дела перед глазами, у них тоже есть свои таймбоксы, и чётко видно, что неделя уже распланирована, тянуть нельзя.
3.  Создаёте дополнительную мотивацию концентрироваться на одной задаче. Переключение между разными делами требует сил и времени, и с таймбоксингом эти потери становятся очень хорошо видны. Желание расходовать свой запас времени эффективно поможет сотрудникам справиться с негативными последствиями многозадачности, лучше вести учёт рабочего времени, прибавить в эффективности труда.
4. Страхуетесь от излишнего перфекционизма. Есть люди, которым всегда хочется, чтобы всё было идеально, однако выдавать безупречное качество далеко не всегда оптимально с точки зрения бизнеса. Обычно вы хотите, чтобы задача была решена с оптимальным соотношением затраты/выгода – вам нужно не «идеально», а «достаточно хорошо». Таймбоксинг помогает сотрудникам-перфекционистам всё-таки находить эту точку баланса.
5. Экономите время и силы своих подчинённых: чётко составленное из кубиков «таймбоксов» расписание гораздо проще контролировать, не нужно ломать голову над тем, как расставить приоритеты между задачами.

Всё перечисленное и делает таймбоксинг отличным дополнением к классической системе дедлайнов – или, если вы берёте на себя полное формирование расписания, даже её заменой. Сотрудники в этом случае будут получать уже готовый график с таймбоксами, им не нужно думать о дедлайнах вообще.

Пример использования таймбоксинга

Допустим, вы составляете расписание для своих разработчиков ПО. У вас в работе три задачи: внедрение новой фичи, ревью на код другой команды, плановый рефакторинг. Расписание может выглядеть так:

• 9:00-9:30 – утренний митинг, обсуждение текущих вопросов;
• 9:30-9:45 – перерыв.
• 9:45-12:45 – работа над новой фичей.
• 12:45-13:00 – короткий созвон с уточнением прогресса.
• 13:00-14:00 – обед;
• 14:00-15:00 – код-ревью;
• 15:00-15:15 – перерыв;
• 15:15-17:00 – рефакторинг.

Обратите внимание: график достаточно часто предусматривает короткие перерывы. Это очень важно: таймбокс – это разновидность подхода со спринтами. Сотрудник старается выдать максимум своей производительности за один «таймбокс», и потом ему естественным образом нужно немного отдохнуть и перезагрузиться, восстановить силы. Однако даже с учётом этих перерывов общая производительность труда возрастает.

Ограничения и недостатки таймбоксинга

Как и у любого метода, у таймбоксинга есть свои узкие места. Это:

    1. Адаптация. Особенно сложно будет привыкнуть к формату тем, кто привык постоянно прыгать между задачами. В первое время вам потребуется внимательно наблюдать за сотрудниками (о том, как это делать, ниже).

    2. Определение временных рамок – таймбоксов – для сложных и комплексных задач. Важно понимать, что таймбоксинг хорош только в тех случаях, когда вы действительно можете с высокой точностью определить, сколько времени понадобится на решение задачи. Если, к примеру, речь идёт о поиске бага в программе, прогнозы строить сложно, здесь лучше пользоваться другими техниками.

В любом случае, всем понадобится некоторое время, чтобы привыкнуть к таймбоксингу, но это того стоит.

Как сделать таймбоксинг эффективным

Вам нужно будет ответить на несколько вопросов:

1. Как руководителю отслеживать, чем заняты сотрудники и действительно ли они концентрируются на одной задаче? Если нет, что мешает?
2. Как часто делать перерывы? Скорее всего, для людей на разных должностях показатели будут разными.
3. Как понять, приносит ли таймбоксинг вам прибыль? Повышает ли он эффективность?
4. Как разные сотрудники реагируют на таймбоксинг? Кто стал работать лучше, кто – нет?

Разобраться во всём этом поможет система учёта рабочего времени Kickidler. Наша система учёта рабочего времени идеально подходит для использования вместе с таймбоксингом: достаточно установить модули контроля на компьютеры сотрудников, и у вас всегда будет подробная статистика о том, кто, чем, когда и сколько занимался. Плюс сами сотрудники смогут отслеживать свою продуктивность, а если кто-то отвлечётся во время своего таймбокса, модуль «Автокик» напомнит ему о необходимости вернуться к работе.

Попробуйте Kickidler+таймбоксинг, уверены, эта связка может дать отличный эффект для вашего бизнеса!