Топ 8 сервисов для «удалёнки»: всё, что нужно для организации удалённой работы

Сказать, что сейчас организация удалённой работы актуальна, это значит ничего не сказать. Самоизоляцию уже один раз продлили: совершенно невозможно предсказать, как будут развиваться события, поэтому бизнес вынужден адаптироваться к современным реалиям. А они выглядят достаточно просто:

Хотите работать? Переводите сотрудников на удалёнку

Чтобы помочь вам справиться с решением этой непростой задачи, мы подготовили краткий обзор на 8 основных инструментов, закрывающих все потребности «удалёнщиков».

По какому принципу выбраны сервисы?

Сразу оговоримся: у каждого сервиса, описанного ниже, есть свои альтернативы – мы выбрали те инструменты, которые считаем самыми удобными и которыми пользуемся сами. Среди основных критериев:

• Доступность;
• Простота освоения;
• Универсальность.

В текущей ситуации у бизнеса нет времени и возможности осваивать сложные, перегруженные функционалом инструменты: работать надо здесь и сейчас. Поэтому такие критерии.

Список сервисов:

• Trello
• Telegram
• Zoom
• Calendly
• Discord
• OBS Studio
• Google Drive
• Kickidler

Trello: управление проектами и задачами

Управление проектами – основная задача руководителя: если хотите получить от сотрудника хорошо выполненную работу, вы должны хорошо объяснить ему, в чём эта работа заключается. Trello для решения данной задачи подходит идеально.

Что за сервис?

Система управления проектами, выстроенная по принципу японских канбан-досок. У вас есть виртуальная доска, на которую вы цепляете «стикеры» – карточки проектов с описанием задачи, сроками и возможностью комментирования. Для карточек создаются отдельные столбцы: «В работе», «На согласовании», «Утверждено», «Выполнено» и т. д. Структуру можно сделать такой, какая вам удобна, а для разных отделов или проектов можно создать разные доски.

Преимущества

• Бесплатность (для небольших команд);
• Исключительная простота в освоении;
• Универсальность;
• Наглядность;
• Гибкость.

Вы можете запустить Trello в своей компании буквально за полчаса, а его функционала хватит для управления проектами практически любого масштаба. Именно за простоту и доступность мы этот сервис и выбираем.

Telegram: оперативная связь, деловое общение

Существует достаточно много специализированных мессенджеров для бизнеса – тот же Slack не теряет актуальности – но у Telegram’а есть ключевое преимущество: он уже у всех есть. Вашим сотрудникам будет гораздо проще разобраться с «телегой», чем ставить новое приложение и вникать в его особенности.

Что за сервис?

Мессенджер. Просто мессенджер, с возможностью формировать групповые чаты и обмениваться быстрыми сообщениями. Минимально необходимый функционал, но очень низкий порог входа: поставил и пользуйся.

Преимущества

• Бесплатен (в отличие от Slack и аналогов);
• Не требует никакого освоения;
• Работает очень стабильно;
• Не требователен к оборудованию;
• Удобен в настройке.

Telegram предлагает бизнесу не так уж и много, но со своей основной функцией – обменом мгновенными сообщениями между сотрудниками – справляется на все 100%.

Zoom: конференции, совещания, брейнстормы

Текстовые сообщения – это хорошо, но во многих компаниях и командах работа завязана на плотное взаимодействие между сотрудниками. Для совещаний, летучек, проектных обсуждений и дискуссий мы рекомендуем Zoom.

Что за сервис?

Очень удобная программа для проведения вебинаров и видеоконференций. Позволяет свободно общаться с любого устройства, поддерживает удобное расписание конференций, идеальна для вебинаров (демонстрация рабочего стола или конкретного окна в один клик).

Преимущества

• Бесплатной версии хватает, чтобы закрыть все потребности среднего бизнеса;
• Архивирует записи в облако или на компьютер, делает расшифровки;
• Поддерживает удобный встроенный чат и мониторинг активности;
• Работает с любых устройств, в том числе с мобильных;
• Очень удобна в использовании.

С помощью Zoom вы целиком закрываете все задачи, которые так или иначе относятся к общению между сотрудниками в режиме онлайн.

Calendly: современное приложение для планирования встреч

Если вы ищете максимально простой и удобный сервис для планирования встреч, который, ко всему прочему интегрирован с Google календарем, то, уверяем вас, ничего лучше Calendly вы не найдете.

Что за сервис?

Calendly - предлагает множество функций для управления удаленными сотрудниками. Сервис бесплатен и максимально прост в использовании. Удаленные группы могут быстро проверять доступность друг друга, назначать встречи и автоматически отправлять заявки в Google календарь.

Кроме того, если вы подключите Calendly и Zoom, ваши собрания будут синхронизироваться с календарем с уже настроенной комнатой собраний.

Преимущества

• Простота и лаконичность;
• Бесплатной версии хватает, чтобы закрыть все потребности среднего бизнеса;
• Интеграция с Google календарем;
• Интеграция с Zoom;
• Работает с любых устройств, в том числе с мобильных;
• Очень удобна в использовании.

Мы сами выбирали сервис для планирования встреч с нашими клиентами для проведения демо нашей программы и, в итоге, остановились на Calendly.

Discord: все, что нужно для деловых конференций

Этой программой мы пользуемся сами для рабочих совещаний и конференций. Она более удобна, чем Zoom для голосовых конференций, а вот для видео, пожалуй, больше подойдет Zoom.

Любопытно, что Discord изначально разрабатывался, как чат для геймеров, но, в новой реальности, программа пригодилась и для делового использования.

Что за сервис?

Discord - бесплатный мессенджер с поддержкой VoIP и видеоконференций. Главная фишка Дискорда – это комнаты, с возможностью предоставления к ним прав доступа. В дискорде вы можете создавать несколько встреч, хоть одновременно, с разными группами участников и быстро переходить из одной в другую. Интеграция с Телеграмом, чатботы, эмодзи… Дискорд это уже что-то большее, чем просто платформа для конференций.

Преимущества

• Простота в использовании;
• Бесплатной версии вам хватит за глаза, но есть и платные плюшки;
• Интеграция с Telegram;
• Отлично подойдет для голосовых конференций и групповых чатов;
• Чатботы, эмодзи и т.д.

Думаю, лучшей оценкой данной программы будет то, что мы используем ее сами. Discord – незаменимый инструмент для организации удаленной работы.

OBS Studio – захват и запись вашего экрана

OBS Studio – отличный инструмент для захвата и записи экрана, а также для проведения онлайн-трансляций в Youtube. Данная программа – настоящая находка для производителей B2B софта.

Что за сервис?

OBS Studio – open source программа для записи видео и потокового вещания. Мы ее используем для записи презентаций клиентам нашей программы. Конечно, все это можно сделать в Google Meets, но обойдется все это вам значительно дороже, и, что особенно важно при удаленной работе, вам не нужно будет покупать лицензии для установки софта на домашний компьютер.

Преимущества

• Хорошее качество записи;
• Возможность онлайн-трансляций (стримов) в youtube;
• Программа ПОЛНОСТЬЮ БЕСПЛАТНА;
• Дизайн очень похож на Kickidler. Нам это нравится;
• Гибкие настройки качества, форматов и т.д.

Не могу сказать, что OBS Studio – незаменимый инструмент для удаленной работы, но нам пригодился. Среди бесплатных он точно не имеет аналогов.

Google Drive: хранение данных, обмен информацией

Побудем Капитанами Очевидность, порекомендовав вам использовать для удаленной работы Google Drive. Но ведь, это правда очень удобно! Google Drive - идеальное решение в сфере хранения данных и обмена ими – это собственный файловый сервер и собственная инфраструктура. Но если у вас сейчас такого оборудования нет, вам вполне хватит базовых возможностей Гугл Диска.

Что за сервис?

Облачное хранилище для корпоративных данных, позволяющее настроить уровни доступа для каждого файла и каждого сотрудника. Простой и удобный в установке модуль синхронизации данных, мультиплатформенность, стабильность – всё, чего вы ждёте от своего облака.

Преимущества

• Бесплатной версии хватает для начала, потом легко можно расширить объём хранилища, оплатив подписку;
• Универсальность: сервис доступен с любых устройств, настраивается буквально в два клика;
• Простое внедрение – поставил и пользуйся, специальное оборудование закупать не нужно;
• Стабильность: сервера Google выдерживают любые нагрузки, облако всегда на связи;
•  Широкий функционал: общие текстовые документы, таблицы, папки – всё, что нужно для работы.

Google Drive – это, возможно, не самое продвинутое облако для бизнеса, но точно одно из самых удобных для старта.

Kickidler: учёт рабочего времени, контроль, повышение производительности

Перечисленные выше сервисы предоставляют вашим сотрудникам всё, что им нужно для удалённой работы – осталось позаботиться о том, чтобы они реально работали, а не прокрастинировали вдали от начальства. Эту задачу для вас решит система учёта времени Kickidler.

Что за сервис?

Система удалённого контроля над рабочим временем сотрудников. Позволяет отслеживать время начала работы, активные окна и процент времени, проведённого в каждом из них, основные показатели KPI. С помощью Kickidler вы в один клик получаете полное представление о том, чем занимается каждый из ваших сотрудников в каждый момент времени.

Преимущества

• Удалённый контроль с гарантией результата: вы точно знаете, что делают ваши люди;
•  Деликатный подход – люди не видят ваше внимание и не нервничают из-за него;
• Простое внедрение: на установку и настройку Kickidler уйдет меньше часа;
• Широкий функционал – вплоть до удалённого просмотра рабочего стола;
• Есть бесплатная версия для контроля до 6 сотрудников. С ограниченным функционалом;
• Модуль «Автокик», помогающий сотруднику самостоятельно следить за своим временем, а также получать автоматические уведомления о нарушениях рабочего распорядка.

Kickidler завершает инфраструктуру удалённой работы, окончательно превращая домашний компьютер вашего сотрудника в его рабочее место.

Вместо заключения

Конечно, есть и другие сервисы, которые могут быть полезны при организации удалённой работы – ментальные карты, менеджеры паролей, всевозможные службы автоматизации, профильное для вашей отрасли ПО и т. д. Но 8 перечисленных выше сервисов – это «джентльменский набор удалёнщика»: всё, что вам нужно для того, чтобы прямо сейчас начать работать удалённо, без лишних сложностей. А это в текущей ситуации самое главное.

Успехов!

Система учета рабочего времени Kickidler

Понравилась статья? Подпишитесь на нас в соцсетях.