Трудности удаленки: 5 инструментов, чтобы сделать удаленную работу комфортнее

Работа на удаленке имеет свои плюсы и минусы. Пока одни наслаждаются свободой и гибкостью, другие сталкиваются с трудностями, которые могут снизить продуктивность и привести к стрессу. Сегодня мы рассмотрим пять инструментов, которые помогут сделать удаленную работу комфортной. Эти приложения решат проблемы с организацией времени, управлением задачами и командной коммуникацией.

Проблемы удаленной работы

Далеко не всегда работа похожа на мечту, даже удаленная. Да, нет необходимости ездить в офис и можно работать в пижаме, но трудностей тоже хватает. Что же может вам помешать? Кот, так и норовящий пройти по клавиатуре? Желание отвлечься на скроллинг ленты в соцсетях? На самом деле, трудностей гораздо больше.

1. Отсутствие четкого рабочего графика. Удаленные сотрудники часто сталкиваются с проблемой поддержания стабильного рабочего графика. Это приводит к переработкам, выгоранию и снижению продуктивности.
2. Отвлекающие факторы дома. Работа из дома сопряжена с множеством отвлекающих факторов, таких как домашние дела, дети и другие отвлечения.
3. Трудности с управлением задачами. Самостоятельное планирование и расстановка приоритетов может быть сложной задачей без правильных инструментов.
4. Недостаток взаимодействия с командой. Недостаток личного общения и взаимодействия с коллегами может привести к чувству изоляции и снижению мотивации.
5. Сложности в мониторинге собственного прогресса. Без корректного мониторинга трудно оценить личную продуктивность и определить, где нужны улучшения.

Инструменты для решения проблем

Для решения этих проблем предлагаем использовать специальные инструменты. Они помогут организовать рабочий процесс, управлять задачами и поддерживать взаимодействие с командой. Рассмотрим пять приложений, которые облегчат удаленную работу.

1. Kickidler - система учета рабочего времени

• Функции: Мониторинг рабочего времени и продуктивности.
• Как помогает: Отслеживание активности сотрудников, аналитика продуктивности, предотвращение прокрастинации.
• Ключевые возможности для удаленки:

  С помощью системы учета рабочего времени Kickidler можно отслеживать, на какие приложения и сайты тратится лишнее время. Например, соцсети или новостные порталы, куда вы зашли на минутку, а прошло полчаса. Регулировать это поможет набор инструментов “Автокик”. В нем легко настроить автоматические уведомления о нарушениях, таких как длительный простой или посещение запрещенных сайтов. Когда вы будете отвлекаться на соцсети, появится всплывающее окно с напоминанием вернуться к работе. 

  Кроме того, программа предоставляет отчеты о продуктивности и активности. Интерфейс самоконтроля Kickidler позволит в реальном времени отследить прогресс. Вы видите, сколько времени были результативным, а сколько потрачено впустую. Это помогает лучше планировать день и повышать продуктивность, избегая переработок и выгорания​.

2. SingularityApp - планировщик задач

• Функции: Планировщик задач с интегрированным календарем.
• Как помогает: Управление задачами, установка приоритетов, напоминания о делах.
• Ключевые возможности для удаленки:

  С SingularityApp легко организовать задачи. Приложение позволяет разделять задачи на проекты, установить приоритеты и сроки. Благодаря встроенному календарному режиму, вы всегда видите планы на день, неделю и месяц вперед. Кроме этого, можно подключить внешние календари, чтобы видеть запланированные там мероприятия.

  Пример планирования дня

  • Начало дня: Открываем приложение и распределяем задачи, которые нужно выполнить сегодня. Также можно использовать режим фокусировки, чтобы скрыть ненужные проекты и сосредоточиться на текущем. 
  • В течение дня: Если получили новую задачу по электронной почте или через Telegram, присылаем её в Singularity App, и она автоматически добавится в список задач.
  • Итоги дня и контроль: Приложение напомнит о дедлайнах и поможет следить за выполнением задач с помощью чек-листов и трекера привычек. Рекомендуем в конце рабочего дня провести ревью дня: отметить выполненные задачи и перенести невыполненные на следующий день. Так вы ничего не потеряете.

3. Evernote - сервис для создания и хранения заметок

• Функции: Программа для организации заметок и идей.
• Как помогает: Создание и организация заметок, интеграция с другими инструментами, возможность сохранять веб-страницы и документы.
• Ключевые возможности для удаленки:

  С Evernote удобно сохранять все заметки в одном месте. Например, вы используете Web Clipper для сохранения интересных статей и исследований из браузера. Если нужно сохранить документ, вы сканируете его с помощью Evernote и добавляет в соответствующий проект. Заметки можно структурировать с помощью тегов и папок, что упрощает поиск.

  В конце недели вы смотрите свои заметки и видите все идеи, над которыми нужно поработать. Evernote помогает сохранять информацию в одном месте и делает её доступной с любого устройства, даже без подключения к интернету, а также повысить свою производительность труда.

4. Zoom - облачная платформа для проведения видеоконферений

• Функции: Платформа для видеоконференций и командной коммуникации.
• Как помогает: Поддержка постоянного контакта с командой, проведение видеоконференций, создание тематических каналов для обсуждений.
• Ключевые возможности для удаленки:

  С Zoom просто планировать и проводить встречи, используя календарную интеграцию. Во время встречи можно делиться экранами, что помогает визуализировать обсуждаемые задачи. Благодаря функции записи, те, кто не смог присутствовать на встрече, могут просмотреть её позже.

  Кроме того, в Zoom создают тематические каналы для обсуждения конкретных вопросов, что помогает избежать путаницы и держать все обсуждения в одном месте. В итоге, использование Zoom помогает команде улучшить качество общения, избегать технических проблем и поддерживать высокий уровень сотрудничества и командного духа.

5. Яндекс Диск - облачное хранилище

• Функции: Облачное хранилище для файлов и документов.
• Как помогает: Хранение и совместное использование файлов, доступ к документам с любых устройств, интеграция с другими сервисами Яндекса.
• Ключевые возможности для удаленки:

  С Яндекс Диском можно быстро загружать файлы в облако и получать к ним доступ с любого устройства, подключенного к интернету. Например, вы работали на рабочем компьютере, а потом захотели продолжить работу дома на ноутбуке. Все необходимые документы и файлы уже ждут на Яндекс Диске. Можно редактировать документы в облаке, делиться ссылками на файлы с коллегами и использовать функцию совместного редактирования, что упрощает командную работу.

  Дополнительно, используйте автозагрузку фотографий и видео с телефона, чтобы не беспокоиться о сохранности важных материалов. При необходимости, вы можете быстро сделать скан документа с помощью мобильного приложения Яндекс Диска и сразу сохранить в облако.

Подведем итог

Удаленная работа не так идеальна, как кажется, но это не повод сдаваться. Те трудности, с которыми вы можете столкнуться, включая контроль удаленных сотрудников, решаемы. Мы рассмотрели несколько инструментов для этого: 

Эти приложения решают важные проблемы удаленки. Они помогут повысить продуктивность и сделать вашу работу более организованной. Пробуйте, выбирайте удобные инструменты для себя, чтобы сделать удаленную работу максимально комфортной.