Управление проектами в организации

Управление проектами – одно из ключевых направлений современного менеджмента, которое применяется к любой деятельности компании. Чем бы вы ни занимались, от разработки продукта для клиента до перестановки мебели в офисе, решение задачи можно расценивать как проект, а значит, все методы управления проектами будут к нему применимы в полной мере. О них сегодня и поговорим: обсудим методологии проектного контроля, расскажем, кто такой проджект менеджер, какие функции он выполняет в команде, какими инструментами пользуется.

Этапы жизненного цикла проекта

Чтобы чем-то управлять, нужно понимать, как именно это что-то устроено и работает. В нашем случае можно выделить следующие стадии проекта:

1. Инициация. Этап рассмотрения идеи: у вас появилась некая потребность, и вы решаете, что было бы неплохо запустить проект по её удовлетворению. На этом шаге определяются цели и задачи, сроки их решения, необходимые ресурсы, оцениваются риски.
2. Планирование. Если идея признана жизнеспособной, начинается вторая фаза проекта: разработка его детального плана. Вы рассматриваете возможные сценарии реализации проекта, прорабатываете разные гипотезы и, в конечном счёте, выбираете оптимальный метод действий.
3. Исполнение. Этап непосредственной реализации проекта: назначаете исполнителей, шаг за шагом проходите по плану до достижения результата. При необходимости этот план корректируете.
4. Завершение. Оценка достигнутых результатов, разбор ошибок, фиксация удачных практик для повторения в будущем. Кстати, неоднократно повторяемый проект становится бизнес-процессом, про них мы писали отдельно. 

На всех четырёх стадиях проектом необходимо управлять: следить за его развитием, синхронизировать действия исполнителей и т. д. Эту работу и выполняет менеджер проектов.

Кто такой менеджер проектов?

Менеджер проектов (он же project manager, он же PM, он же ПМ) – это руководитель, который специализируется именно на управлении проектами. От остального менеджмента его отличают следующие важные особенности:

1. ПМ фокусируется на оперативном управлении. В отличие от топ-менеджмента, который занимается стратегическим контролем над бизнесом, ПМ обычно сфокусирован на одном или нескольких конкретных проектах. Он не вмешивается напрямую ни в оценку целесообразности существования проекта (однако может предложить рекомендации), ни в работу непосредственных специалистов, поскольку…
2. ПМ может не обладать хард-скиллами. Например, в IT менеджер проекта может руководить командой программистов, не владея технологическим стеком. Его задачи целиком ограничиваются бизнес-сферой, а его приоритеты – организация работы.
3. ПМ – «универсальный солдат». Хороший PM может достаточно быстро взять на себя управление проектом в практически любой сфере (если все процессы выстроены грамотно, и project manager не совмещает свою работу, например, с ролью тимлида).

Иными словами, для ПМа главное владеть современными инструментами управления проектами, а применить их он сможет в отношении самых разных задач.

Методы управления проектами

В зависимости от вида проекта и его специфики, PM может выбирать различные средства управления проектами, однако в абсолютном большинстве случаев всё сводится к двум доминирующим концепциям: Agile и Waterfall.

Управление проектами с помощью Agile

Agile – это гибкая методология, изначально появившаяся в сфере разработки программного обеспечения. В упрощённом виде её основные идеи выглядят следующим образом:

1. Главное – это люди, процессы и инструментарий вторичны.
2. Конечный приоритет – качество продукта.
3. Постоянный контакт с заказчиком важнее, чем чётко прописанный контракт.
4. Изменения – это норма: если от плана нужно отступить, значит так нужно.

Иными словами, система Agile предполагает большую свободу действий для исполнителей и стремится свести бюрократические процессы к минимуму. Обычно такой подход применяется в ситуациях, когда нужно создать не совсем очевидный продукт в кратчайшие сроки (почти любой стартап). Подробнее об этой методологии читайте в нашей статье про Agile.

Управление проектами через Waterfall

«Водопад» или каскадный метод управления проектами – это более традиционный подход к работе, чем система аджайл. Его основные тезисы:

1. Все задачи решаются последовательно и в строгом соответствии с планом.
2. Все технологии, инструменты и подходы, которые будут использованы, принимаются на этапе планирования.
3. Сроки и бюджет проекта определяются на этапе инициации и остаются неизменными.
4. Все этапы выполнения проекта тщательно документируются.

Классический подход, который хорош в уже устоявшихся на рынке компаниях с традиционной вертикалью управления. Чем более громоздкий и ответственный проект предстоит реализовать, тем лучше подойдёт Waterfall.

Инструменты управления проектами: что нужно ПМу для успешной работы

Первое, что нужно всегда иметь под рукой, это PMBoK – Project Management Body of Knowledge. Подробный гайд, содержащий всю накопленную информацию по проектному управлению. Книга регулярно обновляется и на текущий момент служит международным стандартом. 

Далее понадобятся:

1. Сервис организации командной работы: платформа для создания проектов, распределения задач между исполнителями, сбора отчётности.
2. Инструменты контроля: системы учёта рабочего времени, мониторинга продуктивности сотрудников и т. д.

Мы предлагаем объединить решение обеих этих задач в одном окне: используйте Kickidler Project Tracking. Это наша новинка, разработанная специально для того, чтобы упростить жизнь ПМов до максимума. Система предлагает весь функционал, который вам может понадобиться:

• диаграмму Ганта по эпикам и проектам;
• канбан-доску;
• аналитику финансов;
• отчёты по продуктивности, загруженности и рабочему времени сотрудников;
• отчёты по использованным программам и сайтам – очень полезны как для поиска лентяев, так и для оптимизации процессов в будущем;
• фокусировку внимания: сервис, который подсвечивает распределение усилий команды в контексте проекта.

Обычно для того, чтобы получить в своё распоряжение всё перечисленное, вам бы понадобились минимум две программы – например, Jira (да, гигант от Atlassian не умел отслеживать рабочее время) и Kickidler. Сейчас же всё, что нужно, это Kickidler Project Tracking. Попробуйте, и вы убедитесь, что это лучший софт для менеджера проектов в 2024!