Управление проектной командой: что нужно знать менеджеру

Команда проекта – это слаженная группа специалистов, работающих над достижением единой цели, но до какой степени эта группа должна быть слажена? И нужно ли сотрудникам вообще задумываться над взаимодействием друг с другом? Рассказываем о том, как организовать процессы оптимальным образом.

Что такое команда проекта

Начнём с определения: команда проекта – это группа специалистов, которые объединились для достижения определённой цели в рамках конкретного проекта. Ключевое отличие от рабочей группы или подразделения компании заключается именно в том, что такие команды чаще всего формируются на временной основе и после завершения работ распускаются.

Отсюда несколько моментов, которые команде управления проектом – менеджменту – постоянно нужно держать в голове:

1. Уделите максимум внимания формированию команды проекта. Ещё на этапе предварительного планирования вам нужно чётко понять, какие специалисты, для каких задач и на какой срок вам понадобятся. Просчитаетесь на этом этапе, в процессе работы начнётся сумбур, появятся «бутылочные горлышки» и другие проблемы.
2. Сразу формализуйте отношения между участниками проекта. Это ключевой момент: в вашей команде будут люди, которые раньше друг с другом не работали. Вы не сможете сделать ставку на их личностные качества, вам нужны чётко выстроенная методология и инструменты контроля.
3. Не перестарайтесь. Всё, что вам нужно, это достичь поставленных целей в установленные сроки, не выбившись за бюджет. Как правило, для этого нет необходимости создавать dream team, достаточно добиться некоего минимально необходимого уровня слаженности.

Иначе говоря, вам нужно выбрать правильных людей, сформировать для каждого из них возможность сосредоточиться на своей задаче и не задумываться о коммуникациях, а себе обеспечить всё необходимое для контроля и управления каждым процессом.

Формирование проектной команды

Основные шаги формирования команды проекта:

1. Анализ потребностей проекта. Определите, какие задачи придётся решать, какие специалисты вам понадобятся, в каком количестве.
2. Поиск и отбор кандидатов. Выберите подходящих участников, проведите собеседования, тестирование.
3. Создание команды. Чётко определите задачи и ответственность каждого привлечённого сотрудника. Подробнее о ролях внутри проектной команды мы расскажем в следующем нашем материале.

Что включает в себя управление командой проекта

Итак, люди набраны, теперь нужно организовать их работу. Чем меньше специалистам нужно будет задумываться о процессах или взаимодействии друг с другом, тем лучше, поэтому вы стремитесь к достижению следующих целей:

1. Есть детальный план проекта, подготовленный командой управления. Чётко прописаны цели, задачи, сроки, выделенные ресурсы и ответственные лица.
2. Чётко распределены роли внутри команды, все сотрудники знают, чем они занимаются, за что отвечают.
3. Все участники проекта осведомлены о его статусе и действиях других участников в том объёме, который им нужен для выполнения своих обязанностей.
4. Вы в реальном времени мониторите выполнение задач, легко оцениваете прогресс на каждом этапе, можете оперативно вмешаться и внести в план проекта коррективы.

Всё перечисленное требует серьёзного системного подхода к организации работы проектной команды и, в идеале, максимальной автоматизации (иначе вы просто утонете в совещаниях, проверках, уточнениях и отчётах).

Инструменты управления командой проекта

Итак, вам нужно будет распределять задачи, контролировать их выполнение, обеспечить сотрудникам прозрачную коммуникацию друг с другом. Всё это решается с помощью грамотного выбора системы управления проектом.

Вот, например, возможности нашего решения Kickidler Project Tracking

• канбан-доска;
• диаграмма Ганта по проектам и эпикам;
• аналитический финансовый отчёт;
• отчёты по продуктивности, загруженности и рабочему времени сотрудников – вы сразу будете видеть, где узкие места, кто отлынивает и т. д.;
• отчёты по использованным сайтам и программам (помогают оптимизировать процессы и выявить прокрастинаторов);
• сервис фокусировки внимания – специальный модуль, подсвечивающий распределение усилий команды проекта.

Обычно для того, чтобы получить в своё распоряжение все эти инструменты, понадобилась бы связка система управления проектами и системы учёта рабочего времени. Мы же объединили их в одном окне: вы сможете организовать все процессы внутри единой инфосети, и это очень сэкономит время и силы!

Главное – это не забывать пользоваться всем перечисленным инструментарием и держать руку на пульсе. Помните, что вы, как менеджер, должны быть вовлечены в проектное управление максимально: только у вас есть действительно полная картина, предоставленная системой учета рабочего времени Kickidler.