Управление удалёнными командами: особенности, нюансы, подводные камни

Удалённая работа приносит множество выгод компании и работникам… а заодно создаёт достаточное количество проблем менеджменту и HR. Как организовать работу команды на удалёнке, если все её участники равномерно разбросаны по глобусу, какие проблемы это вам приносит, как их решать? Сегодня поговорим о тонкостях дистанционного менеджмента.

Какие сложности создаёт управление персоналом на удалёнке для организации

Если сравнивать с традиционным форматом – все сотрудники находятся в одном офисе, работают по одному графику – управление удалёнными командами поднимает следующие вопросы:

1. Как контролировать людей, которых вы никогда в глаза не видели и не увидите?
2. Как наладить взаимодействие между сотрудниками, которые выходят на связь из разных часовых поясов?
3. Как учесть законодательство и нормы других государств, в которых находятся ваши сотрудники?
4. Как сохранить вовлечённость людей в работу, дать им почувствовать себя командой?
5. Как защитить конфиденциальную информацию от утечек?

Обсудим каждый из них подробнее.

Ненавязчивый контроль = эффективное управление удалённой командой

Все тонкости контроля над удалёнными сотрудниками мы уже неоднократно обсуждали: если вдруг вы пропустили публикации на эту тему, обязательно их прочтите. Здесь же дадим краткую выжимку по ключевым моментам.

Главная идея: в современных реалиях нет никакой значимой разницы между управлением удалённой командой и контролем над подчинённым в соседней комнате. Вы всё равно не ходите от стола к столу и не заглядываете в мониторы, вам есть чем заняться. Поэтому вся активность персонала за компьютером отслеживается с помощью специальных систем, а им всё равно, где находится человек.

Например, Кикидлер:

• фиксирует время начала и завершения работы;
• отслеживает, какие приложения и сайты открывал сотрудник, в какое время, чем занимался;
• автоматически определяет продуктивную, непродуктивную и нейтральную активность, составляет удобные отчёты;
• записывает нажатия клавиш и видео с экрана;
• позволяет в любой момент времени подключиться к компьютеру подчинённого и посмотреть, чем он там занимается (визуальный мониторинг).

Вы можете получить полную информацию по занятости каждого своего сотрудника, не вставая из-за монитора – это настолько удобно и эффективно, что традиционные методы контроля мгновенно исчезают из практики. А главное, что мониторинг никак не зависит от физического местонахождения человека: достаточно установить на рабочий компьютер модуль Kickidler, и вы всегда будете в курсе того, как идут дела.

Как организовать взаимодействие и встречи между удалёнными сотрудниками

Основные трудности управления удалённой командой связаны с разницей во времени. Классическая задача для менеджера в 2022: нужно устроить созвон с участием заказчика, руководителя проекта и двух ключевых сотрудников. Клиент находится в деловой командировке в Германии, руководитель в московском офисе, первый сотрудник в Красноярске, а второй в Таиланде. 

Разница во времени между участниками созвона составляет до 5 часов, и это нужно учитывать. Есть два варианта действий:

1. Выбрать время, которое подходит всем. Это можно сделать вручную или с помощью специальных сервисов – например, World Clock Meeting Planner.
2. Если все вместе по времени никак не совпадают, придётся выстраивать цепочку. Сперва руководитель или ответственный специалист общается с клиентом, рассказывая о проекте и собирая вопросы-пожелания-требования. Потом он же проводит встречу с коллегами.

В любом случае, при формировании проектных команд обязательно нужно обращать внимание на часовые пояса участников. Разница до 1-3 часов считается несущественной, в пределах 3-5 часов – терпимой, дальше уже могут начаться проблемы. В идеале у вас должно быть не меньше 3 часов в сутки, когда все участники команды на связи и работают.

Что касается технической стороны вопроса, мы уже писали про инструменты для работы с удалёнными сотрудниками, ознакомьтесь.

Правовые особенности управления удалёнными работниками в разных странах

Если ваши сотрудники работают из других государств, у вас есть несколько вариантов действий.

Обычный трудовой договор

В этом случае имеет смысл тщательно изучить трудовое законодательство страны, в которой находится специалист, и аккуратно его соблюдать. Лучше всего будет проконсультироваться с местным юристом, чтобы он помог оформить контракт.

Обратите внимание: в Евросоюзе действуют очень жёсткие штрафы за нарушение трудового законодательства – например, за переработки. Система учёта рабочего времени поможет вам проследить за тем, чтобы удалённые сотрудники соблюдали условия контракта, а заодно позволит отстоять свою правоту в случае разбирательства.

Найм через посредника

Практически в каждой развитой стране есть Professional employer organization (PEO). Это фирмы, которые специализируются на аутсорсинге и сдаче своих сотрудников «в аренду». Схема действий такая:

1. вы находите PEO и сообщаете им, какие специалисты вам нужны;
2. заключаете с PEO контракт на оказание услуг аутсорсинга;
3. PEO находит нужных сотрудников, нанимает их (вы можете принимать участие в собеседованиях), оформляет в соответствии с местным законодательством.

Так вы немного переплачиваете посреднику, зато избавляете себя от необходимости вникать в трудовое законодательство разных стран и взаимодействовать с местными контролирующими инстанциями. У вас всё оформлено как обычный бизнес-контракт между двумя юрлицами.

Работа с фрилансерами

Удалённых сотрудников можно не оформлять в штат, сотрудничая с ними по договорам оказания услуг. Эта схема бывает как очень удобной, так и совершенно неподходящей – всё зависит от особенностей конкретно вашей компании и проекта. В любом случае, фрилансеров тоже можно и нужно контролировать через ПО учёта рабочего времени, особенно если вы выбрали почасовую оплату.

Вариант вообще никак не оформлять работника, выплачивая ему зарплату цифровым «конвертом», мы не рассматриваем, поскольку это прямое нарушение законодательства.

Как сохранить вовлечённость удалённых сотрудников в работе

Мотивация, чувство команды, поддержки, причастности к общему делу – от психологической атмосферы в компании напрямую зависит продуктивность каждого его участника. Многим людям критически важно ощущать себя частью коллектива, но на удалёнке с этим есть вполне естественные сложности. Работая из дома, ты день за днём видишь только монитор, не встречаешься с коллегами, и чувство вовлечённости понемногу пропадает.

Эффективное управление удалённой командой предполагает, что вы знаете, как решать эти проблемы. Стандартные методы:

1. Созвоны и видеоконференции. Чем больше ваших сотрудников на удалёнке, тем важнее время от времени созваниваться всей командой для обсуждения текущих задач. Видеосвязь поможет не забыть о том, что ваши коллеги – это не просто аватарки в чатах, а живые люди, которые на вас рассчитывают.
2. Внерабочее общение. Многие из обычных корпоративных активностей легко можно перевести в онлайн. Подготовку к праздникам, тимбилдинг (например, через онлайн-игры), даже обычные разговоры «в курилке» – просто создайте чаты, в которых люди смогут перекинуться парой слов вне рабочего процесса.
3. Контроль со стороны руководителя. Одна из главных причин падения вовлечённости удалёнщиков – это ощущение «потерянности». В офисе где-то рядом всегда находится начальник, который в любой момент может проверить работу, а на удалёнке ты предоставлен сам себе. Бороться с этой проблемой помогает Кикидлер: понимая, что активность в рабочее время отслеживается, человек остаётся дисциплинированным, сохраняет вовлечённость в трудовые процессы.

Трёх советов выше вполне достаточно, но есть ещё один важный момент: не переусердствуйте! Слишком частые и долгие созвоны с обязательным видео только раздражают. Принудительное общение в корпоративных чатах тоже угнетает – не заставляйте людей, постарайтесь сделать эти чаты интересными. Ну а про вред жёсткого микроконтроля мы уже писали во всех подробностях.

Как защитить конфиденциальную информацию от утечек

Управляя удалённой командой, вы неизбежно будете передавать важные корпоративные сведения в разные концы земного шара. Например, удалённым менеджерам по продажам нужен дистанционный доступ к клиентской базе – одному из главных активов предприятия – а это сразу создаёт соответствующие риски. 

Основные правила:

1. Поднимите для удалёнщиков VPN.
2. Используйте многофакторную аутентификацию, шифрование, единый вход (SSO) и другие методы защиты данных.
3. Чётко разграничьте доступ: пусть каждый сотрудник получает только те данные, которые действительно нужны ему для работы. Это не столько вопрос доверия к конкретным людям, сколько защита на случай взлома учётной записи одного из ваших подчинённых.
4. Убедитесь в том, что для работы ваши подчинённые используют корпоративную технику – или, если её нет, специально созданные для организации учётные записи. Чем меньше на рабочем компьютере лишнего ПО, тем лучше (в идеале, его не должно быть вообще).
5. Отслеживайте, какие сайты посещают ваши сотрудники и какими приложениями они пользуются. Программа мониторинга сотрудников Kickidler предоставит вам всю необходимую информацию, и вы сможете быстро заметить подчинённых, которые находятся в зоне риска: например, посещают небезопасные веб-ресурсы.

В конечном итоге, основой для эффективного управления удалённой командой является именно контроль. Вам критически важно следить за действиями подчинённых с той же эффективностью, что и в офисе, поэтому система учёта рабочего времени Kickidler становится ключевым элементом вашей цифровой инфраструктуры.

Если есть вопросы по решению конкретных задач, пишите, расскажем подробнее.