Почему тайм-менеджмент зачастую неэффективен?

Перевод статьи BBC

Люди буквально одержимы тайм-менеджментом. В то время как одни жалуются, что ничего не работает, другие потрясают своими низкотехнологичными молескинами, или говорят, что не могут жить без мобильных приложений.

Истории всегда начинаются обнадеживающе, а заканчиваются минорной нотой. Шарлота Бордвей, предприниматель из Херефордшира (Великобритания), опробовала всевозможные приложения, пособия и техники – потратила часы, чтобы улучшить свои навыки, и все еще ее не оставляет ощущение, что время буквально вытекает сквозь пальцы. «Я до сих пор кажусь себе недостаточно организованной, чтобы ставить цели и достигать их», – объясняет Бордвей.

Анна Сесилия Кале, аспирант из Остина (Техас), задалась целью отслеживать большое количество задач, с которыми ей сложно справиться. Инструменты для учета рабочего времени – это, по сути, обещание: вы получите определенный уровень контроля над повседневной жизнью, как объясняет Кале. «Но, когда вы начинаете что-то делать, поначалу все идет хорошо, а затем прогресс останавливается».

Когда такое происходит, большинство людей переключаются на другое подобное приложение или технику.

Их сотни – от незамысловатых списков дел до усложненных сервисов с тысячами функций. Это отдельный жанр интернет-инструкций – с бесчисленными блогами и видеосоветами. Многие университеты по всему миру предлагают курсы тайм-менеджмента. Но все еще слишком многие разочаровываются, когда ищут подходящие техники. Для одних людей и при одних условиях эти техники работают, а в других ситуациях оказываются совершенно бесполезными. Но почему так много тех, кому не удается управлять собственным временем. Возможно, существуют способы, которые бы позволяли делать больше за 24 часа?

Проблема продуктивности

После того как Калле не написала диссертацию в срок, она решила записаться на курсы тайм-менеджмента в своем университете. Это представлялось логичным итогом, т.к. ей и без того приходилось слишком много читать, посещать лекции, работать с книгами и веб-ресурсами. На курсах ей рассказывали, как использовать все многообразие инструментов для тайм-менеджмента, чтобы справляться с многочисленными задачами.

Она перепробовала несколько техник и обнаружила любопытную закономерность: мы всегда задаемся вопросом о нашей продуктивности, но редко спрашиваем себя о том, могли бы мы сделать больше.

И она права. Продуктивность ради продуктивности – то, к чему стремится большинство. По мнению Бреда Иена из Монреальского Университета Конкордия в этом кроется причина, почему столь многих разочаровывают инструменты для тайм-менеджмента. Приложения, как правило, пишутся разработчиками, которые придерживаются того убеждения, что людям необходимо постоянно превосходить себя. Но это заведомо проигрышная стратегия.

Пользователям поначалу представляется, что им по силам справиться с определенными задачами, но они упускают из виду то обстоятельство, что беспрерывно повышать продуктивность невозможно. Спустя несколько недель они становятся более продуктивными и вместе с тем разочарованными. Настоящая проблема кроется в том, что люди взваливают на себя слишком много и не понимают, в чем их настоящая мотивация. По словам Кристин Картер, старшего научного сотрудника Greater Good Science Center в Университете Беркли, это основная причина, по которой многие не находят эти инструменты полезными. Люди уж слишком полагается на силу воли, составляет длинные списки задач, «но мотивирует их не столько сила воли, сколько эмоции».

«Для большинства ощущение, что их любят, важнее собственной продуктивности, – считает исследователь. – И социальные сети как раз дают такое ощущение. Вы можете просматривать, сколько лайков набрал тот или иной пост, и чувство собственной значимости будет расти».  

Баланс

Но откуда тогда взялось ожидание, что человек будет способен делать больше и больше? Вспомним о временах, когда людей преимущественно работали на фабриках и заводах.

Рабочему на конвейере не нужно думать об управлении временем. Временем управляют за него. Сейчас же у офисные труженики располагают большей свободой, чтобы организовать свое время, – а отсюда и повышенные ожидания. «Свобода приходит с ответственностью: нужно больше думать о том, на что тратится время», – говорит Иен.

Многие профессионалы одновременно заняты в нескольких проектах, и еще им нужно находить время для семьи и друзей. А за допущенные просчеты винить придется только себя».

Итак, люди ощущают себя недостаточно продуктивными и выбирают какой-то инструмент, некоторое время успешно им пользуются, повышают требования к себе и вновь ощущают, что производительность снижается.

Как разорвать эту цепочку?

Даже когда четко намечены приоритеты, найти подходящий инструмент для тайм-менеджмента не всегда легко. Эти сервисы, как правило, связаны с окружением, в котором они используются, и с личными предпочтениями людей.

Одни более сознательны в отношении времени, чем другие: лучше понимают, сколько часов/минут нужно выделить на ту или иную задачу. Другие склонны к излишнему оптимизму и ошибкам в планировании. Некоторые предпочитают делать что-то одно в определенное время, другим же комфортнее работать в режиме многозадачности. Еще нормы и требования относительно времени в разных корпоративных культурах разные.

Инструменты для управления временем создаются отдельной группой людей: разработчиками ПО. «Мы всегда хотим решать проблемы, с которыми сталкиваемся сами. Самая распространенная – это, пожалуй, беспорядок на рабочем столе», – объясняет Эрнан Аракена, предприниматель из Венесуэлы, создавший Effortless, приложение для списка дел и таймер.

Не удивительно, что люди, работающие в технической сфере, – главные энтузиасты таких разработок. Одну из недавних книг по данному предмету – «Pick Three» – написала предприниматель и инвестор Рэнди Цукерберг (сестра Марка), и создатель Facebook Live.

Франческо Цирилло, автор популярной Техники помидора (идея в том, что день разбивается на отдельные отрезки по 25 минут). Цирилло, ветеран и консультант софтверной индустрии. А создатель техники 43Folders Мерлин Манн, проводит конференции для сотрудников компаний, среди которых Apple, Google и Adobe.

Аракена разработал Effortless после того, как разочаровался во многих приложениях, с помощью которых пытался рациональнее использовать собственное время. «Я часто менял инструменты», – объясняет он.

Вернувшись в конечном итоге к карандашу и записной книжке, обнаружил, что все же не хватает таймера, который бы сообщал, сколько времени остается на ту или иную задачу. Сейчас его разработка содержит только две эти базовые функции и ничего больше. «Мне не нужен швейцарский нож», – объясняет разработчик.

Многие популярные приложения и техники прошли похожий путь в своем развитии. Как конкретное решение специфической проблемы, с которой сталкивается один человек, а для кого-то другого – чья специфика работы отличается – данный инструмент будет непригоден.

Но не стоит беспокоиться о том, что определенный инструмент не универсален, ведь это все равно, что сожалеть, что чья-то обувь окажется вам не по размеру.

Все это звучит хорошо, когда человек работает на себя, но в условиях команды намного сложнее. Иногда компании покупают дорогостоящий софт со множеством функций, но людям бывает сложно понять, как все устроено, – говорит Эдуардо Альварес, основатель и гендиректор компании Workep, которая разрабатывает программный продукт для управления проектами.  

Зачастую инструменты не учитывают конкретный стиль работы пользователя. «Гибкость – важный аспект подобных инструментов, необходимо каждому участнику команды показать, что его работа может быть комфортной», – объясняет Альварес. Но гибкость важна и для другого: люди не всегда будут все успевать, и это не плохо – даже если вы управляете компанией-разработчиком софта для тайм-менеджмента. «Иногда я нахожу множество просроченных дедлайнов в моем инбоксе», – признается основатель технологической компании.

Как решить эту проблему? Альварес полагает, что технологии могут помочь, он советует вначале определиться с тем, что действительно важно.

Вы умрете – и это главное обстоятельство в тайм-менеджменте, которым зачастую пренебрегают. «Когда-то месту для кладбища отводилась центральная часть города, сейчас большинство из них находится вне поля зрения, чтобы у людей было поменьше поводов думать о смерти», – объясняет Иен. – В современном обществе вообще мало напоминаний о конечности нашего существования, и о том, что в жизни важен контроль, чтобы наслаждаться каждым ее мгновением».

Всерьез задумавшись о то, что человек смертен, Иен решил не обращать внимания на ожидания других и создать свои собственные правила. Он встает в 9 утра после 9-часового сна и работает только 4 часа в день.

Подпись к его имейлам сообщает, что он проверяет почту только по выходным в час ночи. Он ходит в спортзал и ежедневно читает, иногда это помогает найти важную информацию для исследований.

Иен пользуется многими инструментами: списками дел, календарями и таймерами. Но широкий выбор инструментов – не самое главное. Разработчик советует не загружать себя работой с помощью приложений, а попытаться взять под контроль собственную жизнь и затем уже структурировать работу вокруг нее – но не наоборот.

«Взять под контроль свою жизнь» – проще сказать, чем сделать.
Нужна ли мне эта работа? Хочу ли я детей? – все это вопросы, относящиеся к тайм-менеджменту. Во время своего выступления на TEDx Иен сетовал, что в тайм-менеджменте не учитывают философскую составляющую: когда нужно управлять временем, люди стараются не думать о таких вещах, потому что это сложно.

Священного Грааля не существует

Но, помимо сложных жизненных вопросов, есть простые шаги, которые может сделать каждый.

Для начала стоит помнить, что продуктивность – это не бесконечная гонка, а просто инструмент, сопряженный с определенными ограничениями. Во-вторых, экспериментируйте чаще, поскольку найти подход, который бы подходил именно вашим предпочтениям и привычкам, не так-то просто.

Многие люди, которые пренебрегают инструментами для тайм-менеджмента, все же «отдают себе отчет, что систематичность позволяет справляться со сложностями и быть креативными», а тем, кто строго живет по расписанию, Иен советует узнать, что такое жизнь без календарей и сделать передышку.

Яркие видео и оптимистичные блог-посты сервисов для тайм-менеджмента обещают легкий способ решения проблемы.       

Но когда пользователь устанавливает приложение, он отправляется в более сложный путь, чем это может казаться поначалу. Одна из героинь нашего рассказа в конце концов решила ограничиться простыми электронными таблицами. Другая, с свою очередь, поняла, что ей достаточно правила пяти секунд: сделать глубокий вдох, досчитать до пяти, а затем приступать к выполнению ненавистной задачи, какой бы сложной она ни казалась. Но никто из них пока еще не нашел Священный Грааль, и очень маловероятно, что он вообще существует.

В любом случае, есть один простой способ выстроить здоровые отношения с работой: не взваливать на себя непосильную ношу.

Если упомянутые способы вас не убедили, попробуйте это проверенное средство, ведь самокритика и самоограничение порой бывают губительны и не всегда способствуют производительности труда. По словам исследователей, такой подход провоцирует стресс, и та часть мозга, которая обычно отвечает за управление временем переходит на режим оффлайн.