Зачем нужно автоматизировать бизнес-процессы?

Эта статья будет интересна для владельцев компаний, которые ищут возможности улучшить клиентский сервис и сократить время, которое уходит на контроль и управление. Мы подскажем, что лучше автоматизировать и почему это нужно делать. Успешная автоматизация помогает в командной работе и, в частности, дает возможность направить креативные силы в нужное русло.

Многим компаниям не хватает времени и ресурсов для развития своего бизнеса. При таком сценарии автоматизация монотонных и повторяющихся задач с помощью программного обеспечения может улучшить общую продуктивность. Автоматизация не всегда связана с большими расходами на компьютеризированные системы и роботов. Главным образом, все сводится к тому, чтобы автоматизировать один или больше рабочих процессов с помощью технологий и так уменьшить или же полностью исключить участие человека. 

Продуманные подходы к работе очень важны для любого бизнеса и с помощью автоматизации вы и ваши сотрудники сможете сосредоточиться на более важных задачах. Автоматизация скучных, утомительных задач, которые обычно выполняются вручную, поможет персоналу сосредоточиться на более важном и интересном. 

Что автоматизировать в бизнесе?

Прежде чем решить, зачем и что лучше автоматизировать, определите ключевые области, где может понадобиться автоматизация бизнеса. Начните с мониторинга рабочего графика в течение недели. Составьте список задач, на которые уходит основной объем времени. Когда у вас будет такая информация, сгруппируйте эти задачи в матрице 2х2, которая позволяет классифицировать важные и неважные, срочные и несрочные задачи.

Затем определите повторяющиеся или менее важные задачи, которые занимают много времени. И дальше уже можно подыскивать инструменты, которые бы помогли с автоматизацией. Например, если расходуется много времени на составление графиков встреч с клиентами – обмены сообщениями, например – этот процесс, скорее всего, можно автоматизировать за счет определенной онлайн-системы, которая бы отправляла напоминания от вашего имени, что сэкономит время, и после не придется беспокоиться о графике встреч. 

Вот пять причин для автоматизации бизнеса:

1. Эффективность и скорость бизнес-процессов

Любой бизнес стремится к тому, чтобы улучшить эффективность повседневных операций. Если вы действительно хотите внести определенные изменения, чтобы добиться большей эффективности, тогда автоматизация должна стать частью вашей компании. За счет автоматизации процессов вы минимизируете ошибки, связанные с человеческим фактором. Здесь все дело в том, чтобы уменьшить время, которое тратится на выполнение ручной работы. 

Автоматизированные системы предоставляют высокий уровень гибкости, благодаря чему можно учитывать любые изменения, в особенности срочные. Например, если требуется сделать возврат средств для клиента, вначале нужно найти информацию о клиенте, а затем – платежные данные. Дальше следует процесс обработки возврата и отправляется уведомление клиенту. Все эти операции с успехом заменила бы интегрированная платежная система, которая находит клиентские данные, управляет возвратами средств посредством добавления данных в счет и автоматических текстовых уведомлений. 

Благодаря автоматизации бизнес-процессы будут занимать существенно меньше времени, а их аудит еще больше упростится. Сейчас данные чаще всего хранятся в облачных сервисах и к таким хранилищам очень просто подключиться с мобильных и прочих устройств. Другими словами, вы можете легко внести автоматизацию в рабочие операции и улучшить общую эффективность без дополнительных расходов. 

2. Клиентский сервис

Довольный клиент – это приоритет номер 1 для любой компании. И, по мере того, как потребитель становится все более технически подкованным и требовательным, он ожидает быстрого обслуживания и соответствующего уровня комфорта. Поэтому необходимо автоматизировать систему управления работой с клиентами, чтобы улучшить клиентский сервис. 

Клиенты связываются с компанией посредством множества каналов, таких как электронная почта, телефонные номера, гарантийное обслуживание и пр. Вся важная информация о клиентах, которой вы располагаете, должна сохраняться и быть доступной разным подразделениям компании. Примером такой информации могут быть любые инструкции по доставке, любые сложности, с которыми приходилось сталкиваться в прошлом, или же информация о запланированных встречах. Однако многим крупным компаниям не удается должным образом обеспечить такой функционал. И недовольных клиентов становится все больше. Независимо от конкретного канала связи с клиентом, ваша команда должна успешно управлять их запросами. 

Чтобы устранить любые просчеты в коммуникации между командами, вы можете адаптировать CRM-систему (систему управления взаимоотношений с клиентами), в которой вся ваша команда могла бы получать данные и добавлять дополнительную информацию от других команд, если потребуется. Такая система управления сохраняет клиентские данные в электронном виде и позволяет добавлять комментарии и прочий фидбек. Используйте инструмент, который был бы доступен на многих устройствах, чтобы вам и вашей команде было проще в любое время найти и получить доступ к клиентской информации. Это не только сделает работу более удобной и комфортной, но и поможет развитию бизнеса. 

3. Счастливые сотрудники

Недавнее исследование экономистов из Университета Уорика показало, что продуктивность счастливых сотрудников на 12% выше, чем у других. Никто не хочет выполнять монотонные задачи, и все, кому приходится часто выполнять однообразную, повторяющуюся работу, знают, что это быстро надоедает. 

Когда люди говорят о «дегуманизации» бизнес-процессов, под этим подразумеваются не столько определенные процессы и задачи, сколько мелкая неблагодарная и низкоквалифицированная работа, связанная с ними. Автоматизированной системе не только никогда не будет скучно, но, ко всему прочему, она работает с неизменной эффективностью, вне зависимости от того, с какой частотой должна выполняться работа. 

HR-отдел занимается подбором новых сотрудников для компании. Отправляя претендентам приглашения на собеседования, сотруднику HR приходится копировать электронный адрес и персонализировать каждое письмо – добавлять новое имя, фамилию и дату собеседования. Эта задача представляется достаточно скучной, но ее легко автоматизировать. Можно заменить весь процесс электронным расписанием. И сотруднику HR понадобится лишь поделиться с соискателями вакансии ссылкой со свободными датами, и затем он сможет выбрать удобное для него время собеседования. В довершение всего, система способна отправлять персональные напоминания и уведомления от имени компании. Такой подход позволит сосредоточиться на поиске подходящего сотрудника и не останавливаться на повторяющихся задачах – не придется повторно писать имейлы или звонить каждому соискателю, чтобы выбрать подходящее время собеседования. 

Выборочная автоматизация небольших задач предоставит больше свободного времени для других дел и поможет работникам сосредоточиться на более важном, – а отсюда высокая продуктивность, счастливые и довольные сотрудники. 

4. Данные о поведении потребителя      

   
Информация о поведении клиентов – важный аспект для каждого бизнеса, а интеграция аналитики в качестве одной из составляющих бизнес-стратегии – простейший способ узнать о клиентах больше. Информация о поведении ЦА не только поможет узнать, кто она и что любит, также и понять, какие рекламные кампании генерируют высокие результаты. 

Маркетинг очень зависим от аналитических данных, которые помогают принимать верные решения. За счет инсайтов о потребительском поведении вы сможете выяснить, как развивать свою стратегию. Простейший способ – разместить код отслеживания Google Analytics на всех веб-ресурсах компании. Добавление кода позволит автоматизировать систему, таким образом, чтобы ежемесячно составлялись отчеты с данными о посетителях сайта. Помимо аналитики, существует широкое множество другого ПО, которое поможет лучше понимать намерения клиентов и взаимодействие с ними. Например, чаты на сайтах помогают управлять запросами. Добавьте немного автоматизации, чтобы принимать взвешенные решения и создавать качественный клиентский сервис. 

5. Автоматизация контроля сотрудников

Если у вас занимает много времени контроль сотрудников и отслеживание, как они проводят рабочий день – сколько работают, а сколько бездействуют, – тогда, возможно, стоит подумать о внедрении СУРВ (системы учета рабочего времени). 

Вручную отмечать приходы и уходы и постоянно спрашивать сотрудников, кто чем занят и достаточно ли загружен, – дело довольно трудозатратное. СУРВ же, во-первых, отметит прогулы и опоздания, а во-вторых покажет, кто занимался продуктивной деятельностью, а кто – личными делами (соцсети, онлайн-игры и прочие убийцы времени). Это нужно не столько для каких-то наказательных действий в сторону сотрудника, сколько для понимания его уровня мотивации и возможностей. Если, к примеру, работник справляется со своими задачами за 50% рабочего времени, а остальное время играет в онлайн-игры, то, возможно, ему стоит дать дополнительную загрузку, чтобы освободить более загруженного специалиста.

Отчеты по рабочему дню можно смотреть как в самой программе, так и настроив отправку на почту, как это реализовано в системе учета рабочего времени Kickidler. Это удобно, если вы находитесь, например, в командировке. Контроль одна из 5 важных функций менеджмента и автоматизация сделает его более эффективным и менее трудозатратным. 

В системе Kickidler есть индивидуальные настройки для каждого работника в зависимости от специфики его работы. А интеграция с кейлоггером и записью видео с экрана воссоздаст полную картину деятельности персонала. Кроме того, в программе реализована возможность оперативно выявлять нарушения рабочего распорядка. 

Итог

Выбирая софт для автоматизации, пытайтесь найти такие системы, которые содержат инструментарий, необходимый именно вашему бизнесу. Это уменьшит объем ненужной работы и позволит сэкономить на ненужных функциях. 

Для начала сделайте небольшие шаги в направлении автоматизации, начните с простейших процессов. Сосредоточьтесь на автоматизации какой-то одной функции. Выясните, что клиенты думают об автоматизации и связанных с этим сложностях. В дальнейшем вам будет проще с более крупными проектами. Но, несмотря на всю кажущуюся простоту, многие сотрудники не готовы изменить привычный способ работы и согласиться с тем, что некоторые задачи будут автоматизированы. Однако внедрение корпоративной культуры, которая бы включала в себя автоматизацию и вместе с тем давала сотрудникам возможность приспособиться к переменам, может существенно повысить эффективность автоматизации.

Понравилась статья? Подпишитесь на нас в соцсетях.