Имеет ли право работодатель следить за компьютером сотрудника по законодательству РФ?

Короткий спойлер: да, отслеживать действия сотрудников за рабочим компьютером полностью законно, если мониторинг ведется на рабочем компьютере в рабочее время и с сотрудником заключена соответствующая договоренность.

Современные технологии позволяют работодателям контролировать рабочее время и производительность сотрудников. Один из инструментов контроля – специальные программы, которые могут отслеживать работу сотрудника за компьютером: какие вкладки открыты в браузере, в каких мессенджерах ведется переписка, открыты ли социальные сети, используется ли личная электронная почта и другие действия сотрудника в рабочее время.

Программа мониторинга работы сотрудников – это не просто средство контроля рабочего времени и мониторинга действий персонала, это инструмент для предотвращения утечки коммерческих данных и обеспечения информационной безопасности предприятия, а также доказательная база в случае возникновения трудовых споров. Такая система позволит защитить финансовые документы, клиентскую базу, корпоративную базу знаний и т.п.

Однако, возникает справедливый вопрос: законно ли использование программного обеспечения для контроля за работой сотрудников? Как этот вопрос регулируется российским законодательством? Можно ли использовать данные собранные программой мониторинга за компьютером в суде?

Контроль сотрудников в российском законодательстве

Трудовой Кодекс Российской Федерации (ТК РФ) регулирует взаимоотношения между работодателем и работником, а также их права и обязанности. Согласно статье 22 ТК РФ работодатель имеет право «требовать от работников исполнения ими трудовых обязанностей, соблюдения правил внутреннего трудового распорядка, требований охраны труда», а работник в свою очередь обязан «добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка и трудовую дисциплину».

Работодатель может использовать любые инструменты для контроля трудовой деятельности и учета рабочего времени сотрудников. В законодательстве не прописаны разрешенные или запрещенные способы контроля, поэтому установка специального программного обеспечения Kickidler на компьютеры сотрудников не возбраняется.

В российском законодательстве явно не обозначена обязанность работодателя предупреждать сотрудника об использовании системы для контроля за персоналом. Однако в ходе обработки данных, полученных из автоматизированной системы контроля рабочего времени, в руках работодателя могут оказаться конфиденциальные данные и личная информация сотрудника, например, состояние финансовых счетов, сведения о состоянии здоровья и т.п. Именно поэтому работодателю следует уведомить сотрудника, что его действия за компьютером в рабочее время будут отслеживаться. Само уведомление должно быть в письменной форме и подписано обеими сторонами.

Можно ли данные из системы контроля рабочего времени использовать в суде?

Для доказательства вины сотрудника и нарушения им трудового распорядка могут быть использованы данные собранные системой мониторинга работы сотрудника.

Российские суды уже признавали правомерным контроль работы сотрудников с помощью фото и видеофиксации, программного обеспечения для учета работы сотрудников, системы контроля доступа и т.п. Информация, полученная с помощью специализированных средств контроля, может быть использована в суде в качестве доказательства.

Для того чтобы суд вынес решение в пользу работодателя и не возникло вопроса правомерности применения программы для контроля сотрудников, необходимо правильно отразить использование такой в системы в локальных нормативных актах организации и довести информацию до сотрудников.

Как правильно оформить внедрение системы мониторинга рабочего времени?

Как мы уже выяснили, работодатель может использовать программу учета рабочего времени, которая устанавливается на компьютеры сотрудников, в целях исполнения трудовых обязанностей, соблюдения правил внутреннего трудового распорядка и организации охраны труда. При этом важно закрепить использование такой системы в локальных нормативных актах и уведомить сотрудников.

Пошаговые действия работодателя:

Шаг 1. В Правила трудового распорядка организации добавить информацию об использовании программы мониторинга работы сотрудников. Обязательно указать цели слежения за экранами сотрудников, обозначить объекты мониторинга, объем собираемых с данных с экранов сотрудников.

Шаг 2. В трудовой или коллективный договор добавить информацию о наблюдении за работой сотрудника за компьютером с помощью программного обеспечения для контроля персонала. В случае необходимости допускается заключение дополнительного соглашения к имеющемуся трудовому / коллективному договору.

Шаг 3. Ознакомить работника с Правилами трудового распорядка и дополнительным соглашением к трудовому /коллективному договору под роспись, как это требует Трудовой кодекс РФ.

Шаг 4. Ознакомить сотрудников с работой программы учета рабочего времени. Сотрудников, работающих удаленно и работающих с личных компьютеров, ознакомить с возможностью включения/ отключения функции слежения. Такая функция есть в системе мониторинга сотрудников Kickidler. Она используется для того, чтобы вне рабочего времени работодатель не нарушал личного пространства сотрудника.

Шаг 5. Установить программу на компьютеры сотрудников. Использующим личный компьютер программа устанавливается на служебную учетную запись.

Персональные данные в законодательстве

Давайте рассмотрим ситуацию, когда работодатель не известил работника об использовании программы мониторинга работы сотрудников, а в руках работодателя (его представителей) оказались персональные данные сотрудника. Какие законы регулируют этот вопрос?

Порядок обработки персональных данных регулируется Конституцией Российской Федерации и Гражданским кодексом РФ.

Конституцией Российской Федерации не допускается собирать, хранить, использовать и распространять информацию о частной жизни человека без его согласия, потому что каждый обладает правом на неприкосновенность частной жизни, личной и семейной тайны, а также на право переписки, переговоров и т.п.

Согласно Гражданскому кодексу РФ гражданин вправе обратиться в суд, если информация о его частной жизни получена незаконным путем и содержится на материальных носителях.

Основным законом, регулирующим персональные данные на территории России и отвечающим на большинство вопросов, касающихся персональных данных, защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайны, является Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ. Именно он устанавливает запрет на сбор, обработку и использование личных сведений без согласия их владельца.

Ответственность за нарушение законодательства в вопросах обработки персональных данных

За нарушение процедуры обработки персональных данных, незаконное получение личных сведений и вторжение в частную жизнь сотрудников установлено три вида ответственности.

1. Гражданско-правовая ответственность регулируется Гражданским кодексом РФ и предполагает удаление информации о физическом лице и запрет на ее дальнейшее распространение.
2. Административная ответственность устанавливается согласно «Кодексу Российской Федерации об административных правонарушениях» (КОАП РФ) и предусматривает в том числе штрафы за незаконную обработку персональных данных.
3. Уголовная ответственность за разглашение персональных данных регулируется статьей 137 Уголовного кодекса Российской Федерации (УК РФ) и предусматривает наказание за незаконный сбор либо несогласованное распространение разных сведений о частной жизни гражданина, являющихся его личной либо семейной тайной.

Таким образом, программа учета рабочего времени сотрудников является не только эффективным методом контроля трудовой дисциплины, но и позволяет защитить корпоративные сведения и коммерческую тайну. В целях соблюдения законодательства контроль с помощью специализированной системы должен быть организован прозрачно и максимально открыто. Мы как разработчики программы наблюдения за сотрудниками призываем оповещать сотрудников об установке такой системы и следовать выше обозначенным инструкциям.