ChatGPT İş Yerini Nasıl Etkiliyor ve Nasıl Takip Edilebilir?

Günümüz dünyası, her türden uzmanlara yardımcı olması için muazzam bir dijital araç takımı sunmaktadır. Şu anda ise en çok kullanılan araç, ChatGPT'dir ve içerik yazarları, metin yazarları, geliştiriciler, kalite güvence mühendisleri ve İK uzmanları tarafından çok sevilmektedir. Gelişmiş teknolojiler çalışanların zamanından ve enerji kaynaklarından tasarruf etmeyi amaçlamaktadır ve ChatGPT de bir istisna değildir. Ancak eşi benzeri olmayan açıklamaları ve kodlama örnekleri kesinlikle zamandan tasarruf sağlıyor ama ayrıca çalışanları ve serbest zamanlı çalışanları bazen aldatmaya yönelik kullanmaya yönlendirebiliyor. Özellikle de iyi bir şekilde takip edilmezlerse...

Bugün, müşterilerimizden birinin yakın zamanda paylaştığı bir hikayeyi size aktarmak istiyoruz. Bu müşterimiz Kickidler'ın, çalışanların belirli uygulamalar ve internet siteleri üzerinde (örn; https://chat.openai.com/) ne kadar zaman harcadıklarını görmeye yardımcı olan uygulamalarını ve zaman raporlarını değerlendirdiğinde çalışanlarının ChatGPT'yi çok da üretken bir şekilde kullanmadıklarını tespit etti.

Amerika'da orta ölçekli bir şirkette yetkili müdür olarak görev alıyorum. Personelimiz hibrit şekilde çalışıyorlar, yani haftanın bir bölümü evden çalışıyorlar. Söz konusu şirket yönetmek olduğunda bunun ne kadar zor olabileceğinin farkındayım ve yeni yollar bulmak veya değişen dünyaya ayak uydurmak beni çıldırtıyor ama aynı zamanda daha iyi stratejiler uygulayıp daha fazla gelir elde etmeme yardımcı oluyor.

Bu yazıda ChatGPT'yi işimize nasıl uyguladığımızdan ve hangi sonuçları elde ettiğimizden bahsedeceğim.

ChatGPT'yi İş Yerinde Kullanmaya Nasıl Başladık?

Ann metin yazarlarımızdan biri. Son zamanlarda iş yerinde ChatGPT kullanmaya başladı ve onun çalışma sürecini biraz daha yakından takip edince bunu anladım. Kickidler takip yazılımı tarafından Ann'in en çok kullandığı uygulamalar hakkında oluşturulan rapor, ChatGPT kullanımında artış olduğunu gösterdi. Ayrıca Kickidler'dan çalışanlarımın her bir "verimsiz" saati hakkında otomatik bildirimler alıyorum ve Ann'in iş dinamiklerinde bir düşüş olduğunu da böyle fark ettim. Yani Ann'in iş ile ilgili görevleri yerine getirmesi daha az zamanını alıyordu. Proje sonuçlarına genel bir bakış edinmek için ay sonuna kadar beklemeye karar verdim. Aylık rapor elime ulaştığında Ann'in önceki aydaki gelişimine kıyasla neredeyse hiçbir fark yoktu. Sakinleştim ve "Ne harika bir araç!" dedim kendi kendime. ChatGPT, Ann'in zaman kazanmasına ve görevlerinde daha verimli olmasına kesinlikle yardımcı olmuştu. Peki bunu neden diğer departmanlarda da deneyip uygulamayalım ki?

Birkaç gün içinde yapay zekanın işletmemize katacağı harikaları gösteren bir toplantı düzenledim. Bu toplantıda çalışanların, başka projelere harcayabilecekleri kadar zaman tasarrufu kazanmak için ChatGPT'yi kullanabileceklerini ve böylece şirketteki iş süreçlerini hızlandırabileceklerine de değindim.

Ann, diğer iş projelerine daha fazla zaman ayırmak zorunda kalma fikrinden hoşlanmadı çünkü daha sonra öğrendiğime göre, evden çalışırken her gün fazladan 3 saat için ödeme alırken aynı zamanda fazladan zamanını kişisel konulara harcayacaktı. Hatta Kickidler'ın ekran video kaydı özelliğini kullanarak Ann'in her gün neredeyse 2 saatini başka serbest zamanlı projelerde çalışarak geçirdiğini keşfettim. İşler onun için değişeceğe benziyordu. Diğer çalışanlarımıza gelince, bazıları halihazırda yapay zeka sohbet robotunu kullanırken bazıları da henüz bunu denememişti.

ChatGPT'yi işte resmi olarak üç ekip ile kullanmaya karar verdik: içerik yazarları, geliştiriciler ve İK uzmanları.

ChatGPT'nin Geliştiriciler ve Kalite Güvence Mühendislerinin Çalışmaları Üzerindeki Etkisi

Bir ay sonra Kickidler'ın ekran video kayıtlarına baktım ve geliştiricilerin ChatGPT'yi nasıl kullandıklarını inceledim. Tamamen dürüst olmam gerekirse, son yıllardaki bazı gelişmelerle haşır neşir oldum ve görev özetlemeden kod üretimine kadar geliştiricilerimizin tüm yapay zeka sohbet botu yeteneklerini kullanabildiklerini gördüm.

Ancak sorun, geliştiricilerin ekstra saatlerini nasıl kullanacaklarında yatıyordu. Diğer iş projelerine katılmak yerine hiçbir şey yapmıyorlardı ve zamanlarını boş yere kişisel meselelerde harcıyorlardı. Ekibin sadece %20'si boş zamanlarını çalışma alanları hakkında daha fazla bilgi edinmek ve diğer projelere katılmak için kullandı. Böylece geliştirici ekibimiz için belirlediğimiz projelerin son teslim tarihlerini yeniden değerlendirmek üzere bir sebebimiz oldu. Genel olarak bu teknoloji, çalışanların zamandan tasarruf sağlamasına yardımcı oldu ancak üretkenliklerini artırmadı.

ChatGPT, İK Uzmanlarına Yardımcı Oluyor

Kabul etmeliyim ki ChatGPT'yi çalışır haldeyken takip etmeyi en sevdiğim bölüm buydu.

ChatGPT veri girişi, personel kayıt yönetimi ve rapor oluşturma gibi pek çok İK işini otomatikleştirmeye yardımcı oluyordu. Ayrıca iş açıklamaları oluşturmaya ve işe alım süreçlerine yardımcı oluyordu. Şirketimizde iki İK uzmanı var ve ikisi de sık sık e-posta yazışmaları yapıyor. ChatGPT'yi e-posta yazmak üzere kullanmanın harika bir yolunu bulmuştuk.

Ekipler için en iyi kurslar, yaratıcı ekip oluşturma fikirleri ve iş kanunundaki son değişiklikler gibi şeyleri araştırdıklarını öğrendim. Bunu izlemek gerçekten eğlenceliydi.

İşi doğrusu tüm bu veri girişlerini ve İK ile ilgili görevleri yapay zekaya yaptıran çalışanları kovmaya kadar gidecek pek çok şirket tanıyorum. Çünkü bazı yöneticiler için çalışan yönetimi süreçlerini dijitalleştirmek, her gün 8 saat boyunca bu görevi yapan tam zamanlı bir personeli çalıştırmaktan daha uygun. Bu üzücü olsa da İK yöneticilerine becerilerini sürekli olarak geliştirmeleri için teşvik ediyor.

Şirketimizdeki İK personeli, yapay zekanın sağladığı tüm araçları henüz kullanmıyor ama bir noktada, İK uzmanlarının iş süreçlerini geliştirmenin ve programlarını hızlandırmanın yollarını bulmak için onların çalışmalarını izlemeye başlayacağımız kesin.

ChatGPT'nin İçerik Yazmadaki Faydaları ve Eksiklikleri

İçerik yazarları, SEO içerik stratejistleri ve metin yazarları Open AI'yi sonuna kadar kullanıyor gibi görünüyor.

"Şu konuda 2000 kelimelik bir makale yaz" dediğiniz anda 2 dakika içerisinde metin karşınızda oluyor. Ancak biraz zaman ayırarak metinleri yakından incelediğimizde bazı metin yapılarının tekrarladığını görüyor ve hangi metnin bir insan, hangi metnin ChatGPT tarafından yazıldığını kolayca anlayabiliyorsunuz.

Kickidler raporları, metin yazarlarının %50'sinin bu tür yapay zeka araçlarıyla üretkenliklerini artırma eğiliminde olduklarını ve boşta kalan saatlerini kendilerini geliştirmeye veya diğer projelere ayırdıklarını gösterdi. Kalan %50'lik metin yazarıysa ekstra zamanı kişisel meseleleri veya serbest zamanlı projeleri için harcıyordu.

Özetlemek gerekirse, çalışanlarınızın işlerini kolaylaştırmak için yapay zeka araçlarını kullanmak mesajlaşma, iş e-postaları gönderme, kod yazma, veri girişi yapma vb. gibi küçük işlerde zamandan tasarruf etmelerine yardımcı olur. Yine de bu tür araçları kullanmak, ortaya çıkan boş zamanı yönetme konusunda yeni bir zorluğu ortaya çıkarıyor. Bu nedenle yöneticilerin sorumluluğu, uzmanlarının ekstra saatlerini başka yaratıcı fikirlerle, zorlu proje görevleriyle veya yenilikçi çözümlerle doldurmak olmalıdır. Ama ne yazık ki bu araçların daha yeni olduğunun ve bize yardımcı olması için geliştirilen teknolojinin yardımıyla zamanı daha etkili bir şekilde yönetmek için herkesin hala daha zamana ihtiyacı olduğunun farkındayım.

Tüm bu takip ve içgörü değerlendirmesi, (henüz) ChatGPT tarafından değil, yöneticilere çalışanların aktiviteleri hakkında kapsamlı bir rapor sunan personel takip yazılımı Kickidler sayesinde gerçekleştirilmiştir. Bu yazılım hakkında en çok sevdiğim şey de uygulamada yazılımın tespit edilemez olmasıdır. Otomatik bildirimler ve veri kaybı koruması uyarıları, uzaktan yönetim özellikleri ve diğer araçlar benzeri en az 3 çözümün yerine kullanılabiliyor, maliyetleri büyük ölçüde düşürüyor ve iş verimliliğini artırıyor.

Çevrimiçi Ekran Denetimi

Kickidler gibi bir çalışan bilgisayarını izleme aracı, yöneticilerin belirli çalışanlara, tüm ekibe ve hatta tüm şirkete göz kulak olma kabiliyeti kazandırıyor.

Araştırmalar, çalışanların çalışma saatlerinin %30'una kadarını sosyal medya ve eğlendirici internet sitelerinde geçirdiklerini, hatta oyun oynayıp film izlediklerini göstermiştir.

Kickidler çevrimiçi ekran takip özelliği tam olarak nasıl çalışıyor?

Izgara ekranda, bir çalışan o anda kişisel işleriyle uğraşıyorsa masaüstünün etrafındaki ekran kırmızı renkle vurgulanır.
Çalışan, kendisine verilen görevleri yerine getirirken yeşil bir çerçeve görünür.
Izgara ayrıca anlık olarak aktif olmayan kullanıcıların ekranlarını ve ayrıca çalışma yerlerinden ne kadar süre uzakta kaldıklarını gösteren bir zamanlayıcı da görüntüler.

Tam ekranda açılması için çalışanların masaüstlerini yakınlaştırarak belirli çalışanları daha yakından inceleyebilirsiniz. Çalışanların yaptıkları ihlallerin çubuk çizelgesinin yanı sıra tipik kullanıcı davranışlarıyla ilgili istatistikleri de görebilirsiniz.