Personel izleme kuralları. Personel takibi nasıl sağlanır?

Personel kontrolü nedir ve ne işe yarar, personel izlenmesi sağlanmıyorsa ne olabilir, mikro yönetim tehlikeleri nedir, çalışan aktivitelerini izlemenin 7 yöntemi bu metinde açıklanıyor.

Şirketin etkili çalışmasını sağlamak işverenin temel görevidir. Bu görev nasıl yerine getirilir? Çalışanlar şirketinizin ayrılmaz bir parçası ve onlarla doğru iletişim kurulacak. Çalışan izlemesi hakkında konuşalım ve aşağıdaki ana soruyu cevaplayalım:

Personel takibi gerekiyor mu?

Günümüzde Agile, Scrum gibi proje yönetim metolojileri çok popüler. Bunlar geleneksel hiyerarşiden yatay yönetimin lehine odaklanır. Aslında bu yöntemler güzel, ama ilkelerinde bazı yönetim hataları da görülür.

Agile yöntemi anlatan manifesto’nun 10. ilkesi ‘Proje ekibi kendi kendini organize eder ve kendi kendini kontrol eder’ diyor. Çevik yöntemleri kullanmaya başlayan yöneticilerin çoğu çalışanları kontrol etmeye gerek kalmadığını düşünür.

Hiç doğru değil. Kendi kendini kontrol etme burada anahtar kelime. Çalışanların kendilerini kontrol etmeleri için şartlar yaratma yönetici görevi. Üstelik ekip motivasyonu oluşturma (bu sözkonusu manifesto’nun 9. ilkesi) ve çalışanlarınızın müşteri ile her gün sıkı iletişimde bulunma (bu sözkonusu manifesto’nun 8. ilkesi) personel izleme ve takip türleri.

Böylece çevik yaklaşımı benimseyen metodolojiler kullanılsa bile personel kontrolü yapılacak. Geleneksel eski metoloji kullanıldığında çalışan kontrolü ve görev kontrolü temel yönetim araçları olacak.

Personel kontrolü sağlanmıyorsa, ne olacak?

Aslında, iyi bir şey olmayacak. Aşağıdaki sonuçlar doğurabilir:

Personel çalışmayacak

Kedi gidince, fareler bey olur atasözünü hatırlıyor musunuz? ‘Kalori ekonomi’ prensibi insan doğasında. Bir şey yapmamaya imkan varsa onu yapmayacak. Yönetici işleri takip etmediğinde, şirket içinde anlaşılmazlık ortaya çıkar, insanlar geciktirmeye ve çabasız dikkatsiz çalışmaya başlar.

Evet, motivasyonu yüksek olan çalışanlar var, onlar kontrol yapılmadığı halde da iyi çalışıyor. Ama onlar personelin % 100 değil. Prensip basit: çalışanları kontrol etmiyorsunuz – performans düşüyor.

Başaramayan çalışanları göremeyeceksiniz

Geciktirme, personel kontrolü yapılmadığında ortaya çıkan önemli ama tek problem değil. Karşılaşacağınız ikinci sıkıntı çalışanların imkanlarını anlamamanız.

Tipik durumlar:

• İş görüşmesi sonucunda kendini iyi gösteren insanı işe aldınız. O işe başlamış. Ama siz artık onu yeterli görmüyorsunuz. Onun profesyonel gelişmeye ihtiyacı var;
• Çalışanı terfi ettiniz (ona daha zor projeyi verdiniz), ama o artık başaramıyor;
• Çalışan performansı her zaman iyiydi, ama şimdi hayatında zorluklar çekiyor ve onun performansı düştü.

Personel kontrolü yapılmadığında bu problemleri hemen göremeyeceksiniz, sadece kaybettiğiniz bir proje, hasarlı mal gibi kötü sonuçların ortaya çıktığında farkına varacaksınız.

Başaramayan daire başkanı göremeyeceksiniz

Yaygın rastlanan dikey personel kontrolü böyle: genel müdür – daire başkanları – çalışanlar. Bu tür kontrol yapıldığında genelde üst düzey yönetici çalışan hakkında bilgi daire başkanların sunduğu rapor ve bildirilerden öğreniyor. 
Problem ortada, çünkü daire başkanı aşağıdakileri yapabilir:

• Aylık primi almak için kasten bazı problemleri saklar ve sadece olumlu sonuçları raporda sunar;
• Performansı yüksek olan çalışanların işten ayrılmasına sebep olabilir;
• İhmal yüzünden yada yönetim kalitesi düşük olduğundan bazı sorunları göremez.

Özel ayarlanmış personel izleme ve takip yazılımı yöneticinin personel performansı hakkında bilgiyi doğrudan almasını sağlıyor ve onu yukarıda anlattığımız problemlerden saklıyor.

Personel izlemesi söz konusu problemlerden nasıl kurtarır?

İyi organize edilmiş personel takip ve izleme aşağılardan oluşur:

• Yeterli bilgi. Yönetici her çalışanın faaliyetinden farkında olacak. Aşağıdaki sorulara cevap alacak. Görevini nasıl yerine getiriyor? Terfi hak ediyor mu? Daire başkanı olabilir mi? Şirket faaliyetini sabotaj yapıyor mu (sade bir ihmal yüzünden yada kötü bir niyetle geciktirerek)?
• Motivasyon. Faaliyet kontrolü yapıldığında çalışan başarısı gözden geçirilmez. Çalışan başarılarına değer vererek şirkete sadık kalmaları ve motivasyon artışı sağlanır.
• Disiplin. Evet, yöneticinin personel faaliyeti takibi çalışan için teşvik edici. Personelin çalışma kalitesi kazanacağı sonuca bağlı: ya prim, ya ceza alacak.

Ama söz konusu avantajları sadece doğru organize edilmiş kontrol sağlayabilir.

Uzaktan çalışan personel takibi

2020 yılında COVID-19 pandemisi çalışan kontrolü problemini daha açık bir şekilde gündeme getirdi. Ekiplerin çoğu evden çalışmaya başladı. Bu yüzden yöneticiler hızlıca çalışan takibi yöntemleri uygulamaya karar verdi. Uzaktan çalışmaya dönemi başladığında çalışanların performansını düştü. Yöneticiler, uzaktan çalışanları izleme ve takip için farklı yöntemleri denedi.

Çalışan kontrolünde yaygın rastlanan 5 hata

İyi personel kontrolü ne kadar etkin olsa, hata ile yapılan kontrol da o kadar zararlı olabilir. Aşağıdaki problemler söz konusu olur:

Cezalandırıcı gözetim

Yönetici çalışanların başarıları unutup hatalara konsantre ediyor. Maalesef, benzer durum çoğu şirketlerde görünür:

• Geç kaldın? Ceza. Mesaiden sonra çalışıyorsun? Aferin, şirketin geleceğini düşünüyorsun (ama çalışanlar mesaiden sonra çalışmaya devam ediyorsa, dikkat edin, çünkü görev dağıtımı ve planlama ile sorunlar olabilir);
• Projeyi zamanında bitirmedin? Prim kesilir. Yenilikleme önerisi yaptın ve şirket parasını tasarruf ettin? Onur ödülü verilir.
• Haber okumak için başka site açtın? Sabıklama. Boş zamanda kendi niteliklerini yükselttin ve planın fazlasını yaptın? Tamam, daha çok iş vereceğiz.

Bunlar çalışanların motivasyonunu düşüren çok kötü yöntemler. Personel şirketten nefret etmeye başlar, onun gelişmesine engel olur, ilk fırsatta iş yerini değiştirir.

Mikro yönetim

Daire başkanı çalışanların her adımı kontrol ediyorsa sonuç iyi olmaz. Çalışan eğlence bir website açmış, daite başkanı hemen onu arıyor: ‘Bu belgeye bir bak ve çalış’. Yada doğrudan bir azarlama yapıyor: ‘Sen şu sitede ne bakıyorsun? İşine bak’.

Mikro yönetimi adaletli kullanabilirsiniz, başarılı durumda çalışanı teşvik edebilirsiniz ama her zaman takip ve gözetim altında bulunmak çalışanlar için çok sıkıcı geliyor. Bunun hakkında biz bir deneme yaptık. Çalışanlarınız rahatlamıyor, artık küçük molaların tadını çıkartamıyor ve sonunda yanıyor. Sürekli baskı iyiye getirmiyor.

Yukarıda anlattıklarımız kontrol önemini azaltmıyor. Ama çalışanlar yapılan kontrolün farkında olmamalı. Personelin her an takip edip hemen tepki vermeye gerek yok. Takip ve izleme sistemden aldığınız bilgiyi şirket gelişme stratejisi ve insan kaynakları yönetimi stratejisi için kullanabilirsiniz. 

Asimetrik kontrol

Favorileri kimse sevmiyor. Suçlanan biri olmak da kötü. Yönetici her zaman adaletli ve tarafsız olmalı. Ama biz insanlarız ve bazen duruma taraftan bakmadan birini desteklemek yada ona karşı olmak çok zor.

Bu sorunun önemini anlamasanız, şirketinizde çalışanların yönetici gözünde farklı yeri aldığını göreceksiniz. Bazı çalışanlara prim verip hatalarını affeder. Diğerleri ise ufak bir hata için cezalandırırsınız.

Bu doğru mu? Bir çalışan her zaman hata yapsa diğeri ise yüksek sorumluluk ile her görevini yapsa, aynı hata için farklı ceza verilebilir. Ama aldığınız kararlara olumlu bakmalısınız. Bir durumda ufak hatayı çalışana sempati duyduğunuz için değil raporda olan nedenler sayesinde affedebilirsiniz. Diğer durumda çalışanı cezalandırma nedeni ondan sıkılma değil raporda görülen bir sürü hatası.

Personel takibi neden yapılır?

Kontrolü neden yaptığınızı her zaman akılda tutmalısınız. Bu en önemlisi. Yöneticinin her eylemi aşağıdaki amaçlara ulaşmasına yardım etmeli:

• Şirket karı büyütmesi;
• Şirketin piyasada çekiciliğini artması;
• Şirket geliştirme v.s.

Müdür olduğunuz için çalışan kontrolü yapılmaz. Personel gözetimi, cezalandırması, teşvik etmesi bütün bunlar çalışanın performansını arttırmak ve şirket gelirini yükseltmek için yapılır. Bu yüzden ilk önce kontrolü neden yaptığınızı düşünün? Personel takibi şirkete ne verecek?

Kickidler gibi günümüz personel takibi yazılımları etkili personel yönetimi için bilgi verir. Siz sadece onları doğru şekilde kullanmalısınız. Temel prensibiniz ‘zarar verme’ olmalı.

Personel kontrolünün 7 ilkesi

Personel kontrolünün etkili ilkeleri aşağıda beliteceğiz.

Şeffaflık

Her çalışan aşağıdakileri bilmeli:

• Kontrolün yapıldığı;
• Kontrol için kullandığınız alet ve sistemler;
• Çalışma değerlendirmesi için anahtar göstergeler;
• Kontrol sonuçları, ödüllendirme ve cezalandırma şartları.

Yani Personel Kontrolü Kanun’u gibi net iş kurallarına ihtiyaçınız var. Bu belge geliştirmesine dikkatinizi verin. Çalışma ve kontrol şartları, ödüllendirme ve cezalandırma kuralları her çalışan için net ve açık olmalı. 

Öngörülebilirlik

Her şey basit. Kanuna uyumalısınız. Personel Kontrolü Kanun’u kurduktan sonra onlara uyumalısınız. İstikrar ve güvenlik havasında çalışma personel performansını arttırır. Zorba müdür herkesin sinirini bozuyor. Hiç umutmayın kuralları siz koyuyorsunuz, siz de onlara uyuyorsunuz.

Tabi, bazen kuralları günceleyebilirsiniz, ama bunu sık yapmayın. Planlamaya odaklanın.

Tarafsız olmak

Kurallar herkes için aynı. Çalışan saygısı kazanmak için siz yönetici olarak tarafsız kalmalısınız. Dikkatinizi çekiyoruz ki, insan her zaman önyargılı davranıyor bu yüzden tarafsız kontrol yöntemleri kullanmaya tavsiye ederiz. Örneğin otomatik personel izleme ve takip yazılımı. Kontrol otomatik şekilde yapıldığında etkili olur.

Görünmezlik

Kaliteli kontrol hava gibi her tarafta bulunur ama kimse onu göremiyor. Çalışanın her faaliyetinden haberiniz olmalı. Kötü performansa müdahale önceden onaylanmış kurallara göre gerçekleşir (örneğin toplantıda) ve sadece acil durumlarda aniden gerçekleşir.

Verimlilik

Çalışan performansı hakkında bilgi mutlaka analize edilmeli: problem ortaya çıkarılacak, problem kaldırması için önlemler alınacak, performansı yüksek olanlar motive edilecek v.s. Birini cezalandırırız diğerini ödüllendiririz gibi basit kararlar almayın, geniş bakın, analize edin, strateji oluşturun – böyle personel izlemesi daha verimli olacak.

Süreklilik

Çalışanları sürekli kontrol edin. Kontrolü azaltmayınız, oluşturduğunuz performans takibi her zaman gerçekleşmeli. Bir sonraki ilke bunun hakkında.

Verimlilik

Personel kontrolü her yöneticinin ana görevinden biri, ama bu tek görev değil. Bu yüzden personel kontrolü yöneticinin zamanını almadan organize edilmeli. Bu yüzden kontrol otomatik olarak gerçekleştirilmeli.

Otomatik personel takibi

Tüm ofis çalışanlar artık bilgisayar başında çalışıyor. Bu yüzden bilgisayar başındaki etkinlik kaydedilmeli. Kickidler çalışan izleme ve takip yazılımı gibi otomatik izleme ve devam programı kullanılabilir. Kickidler programı:

• Bilgisayar başındaki tüm faaliyeti izler:
  • Çalışmanın başlama ve bitiş saatleri;
  • Kullanıldığı uygulamalar;
  • Her uygulamada geçirilen zaman.
• Tüm şirket ve her çalışan için otomatik olarak özetler oluşturur. Bu özette personel performansı analize edilir, bilgilerden çizelge oluşturur;
• Bilgisayar ekranından video kayıdı yapar ve bilgisayara uzaktan bağlanabilir;
• Tuş vuruşları kayıdı yapar;
• Çalışanın kendini kontrol etmesi için istatistiğe erişim sağlar, çalışana bildiri ve alarm gönderir.

Tüm mödüller ayrı ayarlanır. Örneğin tuş vuruşu kaydı* gerekmiyorsa, onu kapatıyorsunuz.

Proğramın avantajları:

• Kickidler her çalışan hakkında tüm bilgiyi toplar ve kullanışlı bir şekilde size sunar. Tüm bilgi bir tıklama ile açılır;
• % 100 tarafsız kontrol – her hangi kararınız bilgiye dayalı olacak;
• Doğru bir ayarlama yaptığınızda çalışanlar Kickidler kullanarak özkontrol yapacak, siz sadece kontrolün kontrolünü yapacaksınız.

Bu tür yazılım size vakit kazandırır, tarafsız ve geniş kapsamlı personel kontrol sistemi oluşturur.

• Tuş vuruşu kayıdı kapatma en yakın zamanda programımızda mevcut olur.

Gizli personel takibi neden kötü?

Yukarıda personel kontrolü göze çarpmayan ve aynı zamanda açık olacağını anlattık. Bunlar günümüz personel takibi yöntemleri. Çalışanlara mutlaka takip sistemi kullanıldığı ve onun kuralları hakkında anlatmalısınız.
Gizli personel takibi neden ayarlanmalı? Bunun 3 temel nedeni:

1. Çalışan bilgisayarına tuş vuruşları kayıdı ayarlandı. Çalışan sosyal medyada özel hesaba girdi ve biriyle mesajlaştı. Çalışan iş ahlakını bozduysa, siz özel hayat gizliliğini bozdunuz. Şiketinizde çalışana mesai içinde sosyal medya kullanmaya yasaklanıyorsa, hukuk bakımından sorun çözülecek. Ama bu tatsız durum personel arasında çatışmaya ve şirkete güvensizlik duygusuna yol açabilir.
2. Personel faaliyeti hakkında bilgi gizi topladınız. Sonra çalışanlara bu bilgiyi sundunuz. Onlar için bu stres ve şok olacak, onlar artık şirkete sadık kalamayacak, performans artışı gibi beklenen sonuçlar ortaya çıkmayacak;
3. Bilgiyi gizli topladınız, sonra onu kullanmadınız yada gizli kullandınız. Olabilir, ama gizli yapılan her şey eninde sonunda ortaya çıkabilir. Bunun sonuçları yukarıda anlatılır.

Çalışan, şirketin bilgi bankası rakip şirkete aktarıp işten ayrılması gibi kasten sabote etmesinden şüpheleniyorsa , yada gerçekleştiğiniz gizli takibi kimse % 200 ortaya çıkartmayacaksa gizli gözetleme yapılabilir. Ama biz Kickidler olarak açıklık ve şeffaflık stratejisine uymanızı tavsiye ederiz. Bu, işinizi daha etkili yapacak.

Personel takibi hakkındaki efsaneler

Sonuç olarak çalışan kontrolü hakkındaki 5 popüler efsane sunacağız.

Efsane 1. Personel takibi kanuna karşı gelir

Hiç öyle değil. Türkiye Cunhuriyeti İş Kanunu’n 93. Maddesine göre işveren ve yetkili memurları iş hayatını izleme, denetleme ve teftiş görevlerine yükümlü. Çalışanların yapılan kontrolden haberdar olması önemli.

Efsane 2. Sadece sorunlu çalışanlar takip edilecek

Performans düşük olanlara odaklandığınızda siz aşağıdakileri gözden kaçırıyorsunuz:

1. Performas yüksek olanları ödüllendirmek lazım. Sorun olanları cezandırırken öncüleri motive etmek lazım;
2. Tüm çalışanları izlerken şirket durumundan bilgi alıyorsunuz. Şirket gelişmesi için yeni imkanlar açılır.

Bu yüzden kısmen personel kontrolü hatalı. İzleme ve takip geniş kapsamlı olmalı.

Efsane 3. Kontrol sadece yönetici için

Etkili bir personel izleme ve takip sistemi çalışanlar için çok faydalıdır. Çalışan, faaliyetinin tarafsız değerlendirmesini alıyor, herkes için rahat güvenli ve şeffaf iş ortamı oluşur.

Esfane 4. Çalışanlar izlemeye negativ tepki verir

Tecrübemize göre çalışanlar izlemye negativ tepi vermez. Eğer takip sonucunda alınan bilgi doğru kullanılmıyor negativ tepki verilir. ‘Yönetmen hataları’ bölümünde anlattıklarımız fazlasından sıkı kontrol, mikro yönetim, taraflılık gibi durumlar hoşnutsuzluk sebebi oluyor. Bunlardan uzak durun ve her şey güzel olacak.

Efsane 5. Personel takibi zordur

Eskiden bu gerçekten zordu, şimdi artık her çalışanın yanında durarak tek tek takip etmeye gerek yok. Özel programlar her şeyi otomatik yapıyor, yönetici sadece karar almalı. Kickidler personel takip sistemi çok hızlı kullanabilirsiniz. Büyük şirkette Kickidler uygulaması 1 -2 gün sürer, küçük şirkette ise bir kaç saat. 

Çalışanları takip edin ve şiketinizi etkili yönetin. Biz ise bu konuda size yardımcı olacağız. Bizim ile iletişime geçin!