Personel kontrolü: kimi, nasıl ve ne için kontrol etmeliyiz?

Çalışan takibi ne için gereklidir? Kimi,nasıl kontrol edebiliriz? Üretim sürecinin kritik bir noktası olan çalışan takibini, ters etki oluşturmadan nasıl yapabiliriz ? Makalemizde bu soruları masaya yatıracağız.

BÜYÜK PATRON SENİ İZLİYOR

Burada iki noktaya değinmek önemlidir.

Birincisi, kontrol kesinlikle gereklidir.  Bir arada son derece verimli çalışan "profesyoneller ordusu" oluşturmak sanıldığı kadar kolay değildir. İnsanlar hata yaparlar, üşengeçlik yaparlar, işlerinden önce kendi özel zevklerini ön plana koyarlar. Bu yüzden kontrol ve takip, kesinlikle gerekli bir unsurdur.

İkincisi, kontrolün amacı çalışanları dikizlemek değildir. Kontrol etmiş olmak için de kontrol olmaz. Bir yöneticinin görevi , eksik veya sıkıntılı noktaları tespit edip bunları düzeltmektir.Ve firma ne kadar büyük ise, onu denetlemek ve kontrol etmek de o derece zorlaşmaktadır. Bu yüzden kontrol ve takip, denetimin ve üretkenliğin vazgeçilmez unsurudur.

NASIL TAKİP YAPILMALIDIR?

Çalışan kontrolü için şu 3 ana yaklaşım bulunmaktadır.

1. İş sürecini kademe kademe takip ederek, o işin veya görevin tamamlanma süresi ve kalitesini iyileştirebilirsiniz, başarıya giden yolda bu son derece önemlidir.
2. Önemli olan neticedir. Neticenin nasıl alındığı ikinci plandadır.Sonuç önemsenir, süreç değil.
3. Sürekli takip, neredeyse casusluğa kaçan ve cezalandırıcı bir takip kontrol yaklaşımı.

Üçüncü seçeneği direk eleyebiliriz. Böylesi yöntemlerin kesinlikle ters teptiği, paranoyak bir ortam yarattığı ve kimseye bir fayda getirmediği ortadadır. 

Optimal olan süreci ve sonucu birlikte takip etmektir. Burada denge kurmak önemlidir. Sonuç alındı ise önemli olan bu, gerisi teferruat gibi bir yaklaşım da ileri aşamalarda sorun yaratmaktadır. Bu sefer netice alınamadığında, ortada belirsizlik oluşur, sorunun nerede olduğu bulunamaz ve karşılıklı suçlamalar başlar. Bu yüzden çalışma sürecinin kontrol ve takibinin yapılması son derece önemlidir. Problemleri, eksikleri ve sorunları vaktinde tespit etmek, iş başarısı açısından son derece hayatidir. 

KİŞİSEL VE BİREYSEL YAKLAŞIM

Takip ve kontrol işlemlerini nasıl, hangi aşamada yapılması gerektiği, işin özellikleri ve kalifikasyon durumuna göre değişiklik göstermektedir.

Genç ve yeni başlayan çalışanlar. Evet, onlar heyecan ve motivasyon doludur, kendilerini kanıtlamak için ekstra motivasyona ihtiyaç duymazlar. Ama yeterince kalifiye ve tecrübeli olmamaları, organizasyon bilgilerinin yetersizliği gibi konular dolayısıyla sık sık hata yapmaya meyillidirler. Bu yüzden genç ve yeni başlayan çalışanlar etap etap kontrol edilmelidir.  

Ayrıca her gün benzer fonksiyonları gerçekleştiren personel de dikkatle kontrol edilmelidir. Muhasebe, analitik, müşteri temsilcileri gibi çalışanların yapacakları hatalar ve gecikmeler, son derece ciddi sorunlara yol açabilmektedir. 

Yaratıcı ekip de yakından takip edilmesi gereken personellerdir. Dizayn ve programlama gibi departmanlar, takip ve kontrol sürecinde hassas olunması gereken çalışanlardır. İş sürecini anlamak her zaman mümkün olmayabilir, ayrıca takip edilme durumundan dolayı rahatsızlık duymaları olasıdır. Bu yüzden esnek ve yaratıcı kontrol sistemleri gerekmektedir. 

SIK YAPILAN HATALAR

• Kontrol sisteminin efektif olması için, belirteceğimiz hataları yapmamak çok önemlidir.
• Sadece kararlı iseniz, ve işin yürümesi için adımlar atmaya hazırsanız, kontrol sistemini uygulayınız. Uzaktan uzağa korkutacak ve yaptırım uygulamayacaksanız, çalışanlarınız disiplinli davranmaları için hiç bir sebep göremeyeceklerdir.
• Profesyonellere güvenin. Kendi alanında uzman olan personel, bu departmanda yaşanan sıkıntıyı daha çabuk çözecektir. Kontrolü gerçekleştiren kişinin neyi kontrol ettiğini anlaması son derece önemlidir.
• Sürekli hata aramak ve cezalandırmak, en sağlam personeli bile bezdirebilir. İş zamanlarında negatif olaylardan olabildiğince kaçınmak önemlidir. Fakat olumlu durumlarda personeli tebrik ve takdir etmek kesinlikle önemlidir.
• Kontrol ve denetim gizli olarak gerçekleştirilir. Sadece sorun oluştuğunda ortaya çıkar. Şunu unutmamak lazım ki, personel yediği fırçayı unutur fakat takip edildiğini ve patronunun ona güvenmediğini hep hatırlar.