Personel Takip Örnekleri

Son zamanlarda personel takip yazılımları gittikçe büyüyor ve farklı iş süreçlerine büyük ölçüde dahil oluyor. Bazen piyasada bu kadar çeşitli teklif arasından seçim yapmak zorunda kalmak, oldukça göz korkutucu görünüyor olabilir.

Bu nedenle bugün personel takip araçları örneklerine yakından bakacağız ve özelliklerinin ve toplanan verilerin üretkenliği zenginleştirmek, personel katılımını artırmak ve genel olarak iş geliştirmeyi sağlamak üzere nasıl kullanılabileceğini anlayacağız.

Personel Takip Yazılımı Nedir?

Personel takip yazılımı temelde işverenlerin, mesai saatleri içinde çalışanlarının bilgisayarlarındaki tüm faaliyetlerini takip etmelerini ve izlemelerini sağlayan bir yazılım türüdür. Yöneticilere, çalışanlarının zamanlarını nasıl harcadıklarına dair değerli bilgiler verir ve böylece çalışanların verimliliğini artırmaya ve şirket politikalarına uyum sağlamalarına yardımcı olur. Personel takip yazılımı kullanım örnekleri arasında çalışanların verimliliğinin izlenmesi, uzaktan çalışanların denetlenmesi, çalışan devamlılığının takibi ve hassas veri kaybının önlenmesi yer almaktadır.

Önemli Personel Takip Özellikleri

Piyasanın mevcut durumuna bakıldığında çok sayıda farklı türden personel takip yazılımı olduğuna şüphe yok. Farklı iş takip araçları farklı kabiliyetler sunduğu için personel takip çözümü konusunda pek çok örnek vardır. Şirketlere özgü ihtiyaçlarda uygun seçeneği belirleme kolaylığı için 2024'ün en iyi personel takip yazılımları listesini zaten derledik ancak bu kategorideki çoğu çözümün kapsayıcı özelliklerinden bazılarını da incelemek iyi olacaktır.

İşte şirketlerin kendi yararlarına kullanabilecekleri bu tür araçların en önemli özellikleri:

• Zaman takibi. Zaman takibi için kullanılan çoğu personel takip çözümü, personelin ne kadar süre çalıştığına dair genel bir bakışa sahip olmanız için çalışma saatlerini izlemenize imkân tanır. Bazı araçlar hareketsizlik dönemlerinin yanı sıra verimsiz olduğu düşünülen faaliyetlere harcanan zaman miktarını da gösterir.
• Verimlilik analizi. Bireysel ve ekip üretkenliği ile ilgili raporlar oluşturulur, böylece iş süreçlerinin hem güçlü noktaları hem de durma noktaları vurgulanır.
• Kullanıcı aktivitesi takibi. Kullanıcı aktivitesi takip yazılımı, çalışma alışkanlıklarını anlamak ve muhtemel dikkat dağıtıcıları belirlemek için çalışanların erişebildiği uygulamalar ve internet siteleri dahil şirket cihazları üzerindeki tüm kullanıcı aktivitelerini takip etmeye ve e-posta ve mesaj uygulamaları aracılığıyla iletişimlerini izlemeye yardımcı olur.
• Proje yönetimi. İdeal olarak personel takip ve proje yönetim çözümleri bir arada olmalı ve şirketlere operasyonlarını mümkün olduğunca şeffaf hale getirme ve proje yönetim süreçlerini zenginleştirme kabiliyeti kazandırmaları gerekir.
• Uyarılar ve bildirimler. Çoğu personel takip yazılımı örneği, yöneticilerin kısıtlı sitelere erişmek veya uzun süre hareketsiz kalmak gibi belirli aktiviteler için gerçek zamanlı uyarılar oluşturmasına imkân tanır.
• Ekran kaydı ve ekran görüntüleri. Bazı personel takip seçenekleri, iş süreçlerinin daha detaylı olarak değerlendirilmesi için gerçek zamanlı ekran aktivitelerini kaydetme seçeneği sunar. Ancak çalışanın gizlilik kaygıları nedeniyle bu özelliğin açılıp kapatılabilir olması gerekir.
• Veri kaybı önleme. Veri kaybı önleme modülleri içeren personel takip araçları, yöneticilerin hassas şirket verilerinin güvende olmasına ve yetkisiz veri aktarımlarını veya sızıntıları önlemelerine yardımcı olur.

Personel Takip Yazılımı Kullanmanın Faydaları: Müşteri Vakaları

Personel takip istatistikleri, bu tür araçların popülaritesinin arttığını açıkça göstermektedir. Peki işletmeler için tam olarak hangi faydaları sağlar?

1. 1. Artan ekip verimliliği

   Her ofiste zaman israfı yaygındır ve uzaktan çalışma ortamında bu durum daha da yaygın hale gelmiştir. İş ile ilgili olmayan görevlere harcanan her zaman, şirket için finansal bir kayıptır.

   Toplantıları, bu kayba örnek olarak gösterebiliriz. Özel bir HBR anketi, yöneticilerin %65'inin toplantıları, kendi işlerini tamamlamalarını engelleyen bir sorun kaynağı olarak gördüklerini ortaya koymuştur. Yöneticilerin %71'i ise toplantıların verimsiz ya da etkisiz olduğunu söylemiştir. Doğru bir zaman ve verimlilik takibi olmadan bu tür verimsizliklerin nereden geldiğini anlamak oldukça zor olabilir.

   Diyelim ki bir yönetici, bir çalışanın son teslim tarihlerinde sürekli olarak geride kaldığını fark etti. Personel takip yazılımı kullanarak söz konusu kişinin mesai saatlerinde dizi izleyerek işten kaytardığını tespit etmek mümkün olabilirdi. Bunu fark eden yönetici, mesai saatlerinde verimsiz internet sitelerinin kullanımını sınırlamak için yeni politikalar getirebilir.

2. Uzaktan çalışanların verimliliğinin artması

   Personel takip çözümlerinin zaman takibi ve verimlilik ölçümü özellikleri, uzaktan çalışan personelin performansını izlemek ve değerlendirmek için de kullanılabilir.

   Takibin, uzaktan çalışan bir personel tarafından nasıl algılandığını ortaya çıkaran bir makale yazdık. Araştırmamız sonucunda takip araçlarının hem çalışanları disipline ettiğini hem de onlara bir çeşit oyun unsuru sunduğunu ve böylece daha çok çalışmaları için onları motive ettiğini öğrendik.

3. Azaltılmış denetim ve mikro yönetim

   Personel takip araçları, denetimin azaltılmasına yardımcı olur.

   Öncelikle çalışanlar, izlendiklerinin farkında olduklarında zamanlarını iş ile ilgili olmayan faaliyetlerle geçirme olasılıkları çok daha düşük olur. İkincisi, takip araçları kullanıldığında yöneticilerin, çalışanlar tam olarak net üzerinde çalıştıklarını sorma ihtiyacı ortadan kalkacaktır çünkü yöneticiler, insanların ne üzerinde çalıştıklarını ve üretken olup olmadıklarını görmek için raporları kontrol edebileceklerdir.

   Daha önce büyük bir sigorta şirketinin, mevzu bahis sorunun hem teknik hem de organizasyon taraftan 1200 bilgisayarı izlemeyi nasıl başardığına dair bir örnek paylaşmıştık. İyi bir şekilde yapılandırılmış personel takip yazılımları, yöneticilerin denetimle kaybettikleri zamanı durdurmalarını ve bunun yerine bu zamanı planlama, strateji, eğitim ve benzeri değerli faaliyetlere yatırmalarını sağlar.

4. Geliştirilmiş raporlama

   Personel takip araçları, iş gününün herhangi bir zamanında neler olduğuna dair yüksek seviyeli ve granüler bir görüntü sağlayarak bireysel çalışan ve ekip aktiviteleri hakkında ayrıntılı raporlar sunar.

   Bu tür yazılımlar aynı zamanda verimsiz süreçlere ilişkin veri odaklı görüşler sunar ve yöneticilere karar verme ve iş süreçlerini nasıl düzene sokacaklarını bulma konularında yardımcı olur.

   Örneğin, kapsamlı izleme özellikleri çalışanların, çalışma saatleri içerisinde üçüncü taraflardan sipariş alıp almadıklarını ve böylece personelin serbest olarak çalışıp çalışmadığını ve şirketin verimliliğini engelleyip engellemediğini ortaya çıkarmaya yardımcı olur.

5. Daha şeffaf iş süreçleri

   Şirketin iç süreçleri hakkında zengin bilgiler sağladığı göz önüne alındığında, personel takip yazılımı ölçülü şekilde kullanılırsa her büyüklükteki şirket için değerli bir kaynak olur.

   Takip yazılımları iş yerinde uygunsuz davranışları tespit etmeye bile yardımcı olabilir; ofiste taciz vakalarını sonuçlandırabilir veya ortaya çıkabilecek zorlu durumlarda nihai bir argüman haline bile gelebilir.

6. Daha iyi iş bölümü

   Görevin tamamlanması için gereken kesin süreyi tahmin etmek, yöneticiler için oldukça zor bir görevdir. Ve şirketler net verilerden yoksun olduğunda iş bölümü, sezgiye dayalı tahminlere dayalı olarak yapılır.

   Takip araçları, ekibin iç süreçlerine detaylı bir bakış sunarak bu sorunu çözer. Bazı çalışanların, diğer çalışanlara göre çok daha fazla iş yükü olduğu tespit edildiğinde yöneticilerin görevleri yeniden dağıtmasını kolay hale getirir.

   Bu tür araçlarda bulunan çeşitli özellikler ayrıca verimsiz faaliyetlerini gizlemek için takip yazılımını aldatmaya çalışan personelleri belirlemek için de kullanılabilir.

   Bundan da iyisi, işi orantılı ve eşit şekilde dağıtmak, adalet ve şeffaflık hissi oluşturarak çalışanların genel memnuniyetini artırır.

7. Daha güçlü veri güvenliği

   Kapsamlı takip yazılımı veri şifreleme, tehdit algılama ve kötü amaçlı yazılımlara karşı koruma gibi özellikler sunarak şirketin ağlarını, sistemlerini ve cihazlarını çok çeşitli tehditlerden korumak için tasarlanmıştır.

   Bu araçlar, işletmelerin yetkisiz veri erişimi ihtimalini ortadan kaldırmalarına, siber saldırıları önlemelerine ve çalışanların hileli davranışlarını tespit etmelerine yardımcı olur.

8. Artırılmış çalışan katılımı

   Personel takip yazılımı, denetimin en aza indirilmesine ve personel üretkenliğinin artırılmasına yardımcı olup ekip katılımının geliştirilmesini sağlar.

   Son teslim tarihlerine uyulduğu ve kalite standartları korunduğu sürece yöneticiler, uzmanlarının çalışma saatlerini sosyal medyada gezinerek harcamak yerine gerçekten çalışmakla meşgul olduklarından emin olmak için sayısız analize ve rapora bakmak zorunda kalmazlar.

   Ayrıca çalışanların, iş bilgisayarlarında yanıltıcı faaliyetlerde bulunmaya çalıştıklarını, verimli bir şeyle ilgileniyormuş gibi yaptıklarını ve aslında kendi şahsi meseleleriyle ilgilendiklerini ortaya çıkarmaya yardımcı olur.