Personel Takip Sistemi: İşgücü Yönetiminde Devrim Niteliğindeki Yeniliğe Dair Kapsamlı Bir Rehber

İşgücü yönetimi kavram olarak hayatımızda görece yeni olmasına rağmen, aslında insanların işbölümü yapıp çalışmaya başladığı zamanlardan beri hayatımızda. Tarih boyunca insanlar işgücünü en verimli kullanmanın yollarını aradı. Zaman değişti, çağ değişti ve işgücü yönetimi kavramı hayatımızda olmaya devam ediyor. Fakat artık çok daha profesyonel bir şekilde. Hangi departmanın hangi iş üzerinde çalışacağı, hangi personelin işin neresinden tutacağı gibi konular büyük önem arz ediyor. İnternet ve bilgisayar teknolojileri artık hayatın her alanında olduğu gibi işgücü yönetimi de bu teknolojik nimetler başrolde.  Ne kadar otomasyon, o kadar kolay işgücü yönetimi!

Etkili Bir Personel Takip Sistemine Neden İhtiyacınız Var?

Eğer gerçekten profesyonel ve gelişen dünyanın gerekliliklerine göre işini yapmaya çalışan bir işletme sahibiyseniz personel takibi sizin için bir tercih değil zaruriyet.  Geleneksel anlamda personel takibi eskiden başka bir personel tarafından yapılıyordu. Bu çalışan, şirketteki diğer personellerin mesai takibini yapıyordu. Fakat bu şekilde personel takibi süreci hızlı olmuyor ayrıca işletme büyüdükçe daha fazla insan gücü gerekiyordu. Modern personel devam takip sistemi uygulamaları sayesinde işletmeniz bu yükten kurtulacak. Bu iş için özel olarak üretilen yazılımları kullanarak işletmenizi hem maliyet hem de zaman anlamında tasarrufa sokarsınız. 

Personel Takip Sistemi Faydaları

Personel takip sistemi kullanarak işletmenize sağlayacağınız faydalar tabii ki sadece maliyet ile ilgili değil.  Çalışan takibi için güvenilir bir yazılım kullanmak aşağıdaki alanların tümünde size fayda sağlayacak.

1. İşletmenize giriş hakkı olan kişileri tanımlayarak güvenliği artırır.
2. Yine işletmeye giriş hakkı olan kişiler belli olduğu için, iç saldırı riski en düşük seviyeye iner.
3. İnsan kaynakları hataları mümkün olan en düşük seviyeye iner.
4. Çalışanların performansı çok daha kolay şekilde takip edilir

Tüm bu özelliklerinden dolayı personel takibi gibi kritik bir konuyu bu iş için tasarlanmış bir yazılıma bırakmak alacağınız en doğru karar olacak.

Personel Takip Sistemlerini Anlamak

Şimdiye kadar, bu sistemlerin getireceği potansiyel faydaları gördük. Şimdi de tam olarak nasıl çalıştıklarına ve işletmenize nasıl faydalar sağladıklarına dair detaylı bilgileri öğrenmenin zamanı.

Personel Takip Sistemlerini Tanımlamak: Ne Yapar, Nasıl Çalışır

Personel takip sistemi, en temel biçimiyle tanımlamak gerekirse, işletme sahiplerinin çalışanların mesai saatleri içindeki aktivitelerini takip etmelerini sağlayan yazılımdır. Bu sistemler sayesinde personellerin işe giriş çıkış saatlerinden mesai saaatleri içinde bilgisayarda nasıl vakit geçirdiklerini, hangi siteleri daha çok ziyaret ettiklerini anlayabilirsiniz.  Böylece, hangi personelin ne kadar çalıştığı ve daha önemlisi ne kadar verimli çalıştığı hakkında net bir fikriniz olur.

Modern Personel Takip Sistemlerinin En Önemli Özellikleri

Modern işletmelerin personellerin performansını ve devamlılığını takip edebilecekleri bir yazılımın mutlaka barındırması gereken bazı özellikler mevcuttur. Bu özellikler şöyle sıralanabilir.

1. Personel Devamlılık Sistemi

   Personel devam takip sistemi modern bir takip yazılımı için olmazsa olmaz konumundadır.  Böylece, hem çalışanların işe zamanında gidip gelme alışkanlıklarını ölçer, hem de ofisinize kimin girip çıktığı hakkında net bilgi sahibi olursunuz.

2. Zaman Takibi

   Zaman takibi özelliği sayesinde hangi personelin zamanını nasıl geçirdiği hakkında bir kanıya varırsınız.  Personelin hangi aralıklarla boş durduğu, hangi saatler arası daha verimli çalıştığı gibi konuları net olarak görüntülemeniz mümkün olur.

3. Aktivite Takibi

   Sonuçta çalışanların bilgisayarı kullanıyor olması verimli olarak çalıştığı anlamına gelmez. Bu nedenle, bilgisayar başında neler yaptığı, hangi siteleri ziyaret ettiği, hangi programları kullandığı gibi konularda da fikir sahibi olmak gerekir  Aktivite takibi özellikleri sayesinde verimli ve verimsiz sitelerin, programların tanımını yapıp zamanın ne kadarının verimli uygulamalar ile ne kadarının verimsiz bir biçimde geçirildiğini takip edebilirsiniz.

4. Bildirim Yollama

   İyi bir takip yazılımı, personel girmesi uygun olmayan bir siteye girdiğinde ya da uzun süre hiçbir işlem yapmadığında yöneticiye bildirim gönderir.

5. Ekran Görüntüsü Alma

   Ekran görüntüsü konusu biraz hassas bir noktadır. Zira izinsiz şekilde ekran görüntüsü almak birçok ülkede gizlilik konusunda bir sorun oluşturabilir. Bu nedenle, ekran kaydı veya görüntüsü alınacağı konusunda çalışanlar bilgilendirilmelidir.  Takip yazılımı, ekran görüntüsü/kaydı alıp belli aralıklar ile bunu yöneticiye gönderir.

En İyi Personel Takip Sistemi Araçları

Personel takibinin önemi modern iş dünyasında bu derece yayılmışken bu iş için üretilen araçların da sayısının artmaması beklenemezdi. Günümüzde, bütün modern işletmeler tarafından kullanılan, birbirinden farklı özellikler sunan çeşitli personel takip sistemi araçları mevcut. Şimdi bunlardan en önemlilerini ve sundukları özellikleri görelim.

1.Kickidler

Kickidler, modern bir personel takip sistemi aracından beklediğiniz tüm özellikleri size sunar. Personel takibi için kullanıılacak bir programdan beklenen özellikler şöyle sıralanabilir;

• Zaman takibi
• Canlı ekran takibi
• Aktivite video kaydı
• Tuş kaydı
• Aktivite geçmişi
• Uzaktan kontrol
• Otomatik bildirim gönderme
• Verimliliği ve analiz etme

Bu özelliklerden tamamı Kickidler tarafından kullanıcılara sunulur. Bazı kullanıcıların beklediği fakat sunulmayan tek özellik olarak e-posta takibinden bahsedilebilir. Fakat bu özelliğinin sunulmuyor olmasının da bir gerekçesi vardır. Kickidler, zaten her aktiviteyi üst düzey şekilde takip edip raporladığı için e-posta takibine gerek kalmaz. Ayrıca, e-posta takibi yapmak kişisel verilerin korunması ile ilgili sorun çıkartabileceğinden de bu özellik sunulmamıştır.

Kickidler’in avantajlarından biri de fiyatlardır. Ürünün ücretsiz bir planı mevcuttur. Bedava versiyon ile araç 1 kullanıcı tarafından kullanılabilir. Bu versiyonda çevrimiçi izleme ve tuş kaydı özellikleri sunulmaktadır.

Kickilder Time Tracking versiyonu ise güncel olarak aylık 61 TL’dir.  Zaman takibi, verimlilik analizi ve özkontrol araçları bu versiyonda mevcuttur. Ayrıca, bu versiyon ile birlikte ücretsiz teknik destek de alınabilir. 1-5000 arasında kullanıcıyı destekler.

Kickidler Employee Monitoring versiyonu kullanıldığında aylık olarak 121 TL ödemek gerekir. Time Tracking versiyonunda mevcut tüm özelliklerin yanında görsel izleme özellikleri de bu pakette kullanıcılara sunulur. 1-5000 arasında kullanıcıyı destekler.

Kickidler DLP versiyonu ise ürünün en gelişmiş halidir. Time Tracking ve Employee Monitoring planlarında sunulan tüm özelliklere ek olarak bu paket ekstra güvenlik önlemleri ile birlikte gelir. Insider Threat Prevention özellikleri ile personelin davranışı analiz edilir, dosya hareketleri takibi, ekran görüntüsü alınmasına karşı ekran karartma fonksiyonu gibi özellikler de sunulur.

Bunun yanında Veri Suistimali Tespiti özellikleri de mevcuttur ve bu paket sayesinde gizli watermarklar, yüz tanıma özellikleri, ses tanıma, devamlı veri takibi özellikleri de sunulur. 1 ile 20.000 arasında kullanıcı tarafından kullanılabilir. Fiyatlar aylık 242 TL’den başlar. 

2. Time Doctor

Time Doctor da dünyada en çok bilinen personel takip araçlarından biridir. Bu program genelde freelance çalışanları takip etmek için büyük şirketler tarafından kullanılır. Keylogger ve uzaktan takip özellikleri mevcut değildir. Buna karşın, ekran görüntüsü alma, zaman takibi, verimlilik analizi, bildirim yollama gibi özellikleri mevcuttur. 

3. Teramind

Teramind de oldukça popüler bir programdır. Personel takip programında beklenen tüm özellikleri sunar. Zaman takibi, canlı ekran takibi, e-posta takibi, aktivite takibi ve birçok özelliği sunar. 

4. Monitask

Monitask da genelde uzaktan çalışanların performansını ve mesai sırasındaki hareketlerini takip etmek için kullanılır. En başarılı özellikleri arasında zaman takibi ve hareket geçmişini kaydetme sayılabilir.

5. Hubstaff

Hubstaff da remote çalışanların GPS takibi yönüyle öne çıkar. Bu program sayesinde, yöneticiler çalışanların hangi konumdan çalıştıklarını öğrenebilir. Zaman takibi ve verimlilik analizi özelliklerinin yanı sıra hareketsizlik takibi özelliği de vardır ve bu şekilde mesai saatlerindeyken çalışmayan personel de takip edilebilir. 

Yukarıda sayılan bu programlar haricinde öne çıkan diğer personel takibi sistemi örnekleri de şu şekilde sayılabilir. 

• InterGuard
• Insightful
• iMonitor Eam
• ActivTrak

İşletmeler bu programları inceledikten sonra kendi ihtiyaçları için en uygun programa karar verebilir. 

Personel Takip Sistemi Kullanmanın İşletmelere Sağlayacağı Faydalar

Personel takip sistemi kullanmak en çok verimlilik üzerindeki faydaları nedeni ile tercih edilir.  Bu uygulamalar sayesinde çalışanlar verimsiz zaman geçirdiklerinde bunun fark edileceğinin bilincinde olur. Bu nedenle zamanlarını daha iyi kullanırlar.

Başka bir fayda da işe devamlılık ile ilgilidir. Ofise giriş ve çıkış saatleri kayıt altında olduğu için çalışanlar işe gidip geldikleri saatlere, molaların uzunluğu vb. konulara daha çok dikkat ederler.

Ayrıca bu tip sistemler daha az denetim ihtiyacını da beraberinde getirir. Bu tip işler için başka bir personel çalıştırmaya gerek kalmaz. Personeller zaten yazılım aracılığı ile denetim altında olduklarını bildiklerinden zamanlarını daha verimli geçirir. Ekstra bir denetime ihtiyaç duyulmaz.

Personel Takip Sistemlerinin Bileşenlerini Keşfedin

Personel takip sistemi aslında fazlasıyla genel bir tanım. Zira, bu ifadeyle tek bir özellik değil bütün bir yazılım kastediliyor ve farklı yazılımların kapsamları birbirinden farklı olabilir. Bu nedenle, personel takip sistemlerinin hangi özellikleri kapsadığını görmek iyi olacaktır.

Çalışan Verileri Saklama

Türkiye’de ve daha birçok ülkede yasal olarak bir personel çalıştırmak için yerine getirilmesi gereken yasal yükümlülükler vardır. Bunun için de çalışanların bazı bilgilerine sahip olmanız gerekir.  Fakat bu bilgiler kişisel veri kapsamına girer ve gizlilik ihlal edilmeden saklanmalıdır. İyi bir personel takip sistemi bu özelliği mutlaka barındırır. 

Mesai Devamlılığı Takibi

Bu yazılımlar sadece çalışılan zamanın ne kadar verimli geçtiğini değil, hangi günler işe gelip gittiklerini, ofis dışına çıktıkları yemek molaları vb. durumlarda ne kadar zaman harcadığını da gösterir.

Performans Takibi: Sorumluluğu ve Verimi Artırma

Performans takibi de bu tip yazılımların mutlaka içermesi gereken özellikler arasındadır. Çalışanların mesai saatlerini nasıl geçirdikleri kayıt altında tutulduğu zaman ister istemez çalışma verimleri artar ve aynı zamanda yaptıkları kayıt altında tutulduğu için yaptıklarının sorumluluğunu alırlar. 

Diğer İK Araçları ile Entegrasyon

İnsan kaynakları departmanı sadece takip yazılımları kullanmaz. Dosya saklama, çalışanlar ile iletişim vb. görevler için kullanılan birçok başka İK yazılımı vardır. İyi bir personel takibi programı bu tip araçlar ile entegre edilmeye uygun olmalı.

İşletmeniz İçin Doğru Personel Takip Sistemi Seçimi

Bir takip sistemi seçerken gözden kaçırmamanız gereken bir takım noktalar mevcut. Bunlar her işletmeye göre değişebilir. Öncelikle işletmenizi iyi tanımalı, ihtiyaçlarınızı belirlemelisiniz. En çok ne noktada sorun yaşıyorsunuz? Çalışanlar verimsiz mi çalışıyor? Mesai takibinde mi sorun var? İşgücü mü verimli kullanılmıyor? Bunu belirleyip sonra ona göre bir program seçmelisiniz.

Sonrasında, piyasada bulunan ürünleri karşılaştırın. Hangi program hangi özellikleri sunuyor, hangileri büyük işletmelere, hangileri daha küçük işletmeler uygun belirleyin.

Sonra da bulduğunuz uygulamaları birbiriyle karşılaştırın ve kararınızı daha sonra verin. Personel takip sistemi fiyatları, kişiselleştirme seçenekleri, programların ölçekleri gibi noktalar hangi programı seçeceğinize karar verirken gözden kaçırılmaması gereken noktalardır.

Personel Takip Sistemi Kurulumu: En iyi Uygulamalar ve Tavsiyeler

Seçtiğiniz sistemi işletmenize kurma kısmı da özveri ve çaba gerektirir. Doğru hedefler belirlenmeli ve bu doğrultuda kurulum yapılmalıdır.

İlk olarak yapılması gereken, hedef belirlemek ve süreci parçalara bölmektir. Örneğin, hedefiniz çalışan verimliliğini %25 artırmak olabilir. Bunu başarıp başaramadığınızı ölçmek için de bir süre belirlemelisiniz. Zira personelin yeni sisteme alışması da ister istemez biraz vakit alır.  Örneğin 3 ay sonra ilk değerlendirmeyi yapabilirsiniz.

Uygulamayı kurduktan sonra çalışanların sisteme adapte olması için çaba göstermelisiniz. Her uygulamanın, uygulamayı kullanan şirketlerin yöneticilerine ve çalışanlarına uygulamayı öğretmekle görevli personelleri olur. Bu ekiplerden destek alır ve belli bir süre personelinize uygulamaya dair eğitim verebilirsiniz. Ya da uygulamayı İnsan Kaynakları ekibiniz yeterince öğrendikten sonra, seçtiğiniz personel takip sistemi hakkında çalışanlarınıza eğitim verebilir.

Uygulama ilk kullanılmaya başlandığında çalışanlarda istemsiz bir direnç gelişebilir. Bu tamamen normaldir ve üstesinden gelinmesi için zaman tanınması gerekir. Özellikle eğer daha önce böyle bir sistem kullanılmamışsa ve takip işleri manuel şekilde hallediliyorsa, çalışanlar yeni tarzı kabullenmekte zorluk yaşayabilir. Bunun için insan kaynakları ve bilgi işlem ekipleri gerekli eğitimi almalı çalışanlarla konuşmalı, zorluk yaşadıkları yerde onlara yardımcı olmalıi, sorunları nasıl çözeceklerini anlatmalıdır. 

Bu sorunlar çözüldükten sonra geriye takip ve optimizasyon işlemleri kalır. İnsan kaynakları veya duruma göre bilgi işlem ekibi, programdan gelen verileri devamlı olarak takip etmeli, çeşitli çalışanların performansında sorun tespit ettiklerinde bunların çözülmesi için gerekli adımları atmalıdır.

Vaka Çalışmaları: Başarılı Personel Takip Sistemi Uygulamaları Gerçek Dünyada Nasıl İşliyor

Birçok uygulamada olduğu gibi, personel takip sistemi uygulamalarında da farazi konuşmalardan çok, programların gerçek dünyada nasıl işlediği önemlidir. Şimdi iki örnek üzerinden, bu uygulamalar işletmelere nasıl fayda sağlıyor görelim.

2020 yılında tüm dünyayı etkisi altına alan COVID-19 pandemisi pik yaptı. Bu nedenle birçok firma uzaktan çalışma uygulamasına geçti. Büyük bir sigorta şirketi de bu nedenle  Kickidler’e başvurarak personel devam takip sistemi konusunda destek istedi.  Şirket, programı kullanmaya çalışanların performansını ölçme ve verimliliklerini Kickidler’ın sağladığı raporlar ile ölçme amacıyla başladı. Personelin bilgisayarına bu program kurulduktan sonra personel daha verimli çalışmaya başladı, performansları arttı. Departman yöneticileri program sayesinde çalışanların performanslarına yönelik raporları görebiliyor ve bu sayede performans iyileştirmeye yönelik çözümler sağlayabiliyor. Şirket, programın kullanıldığı bütün departmanlarda performans artışını rapor etti.

Ayrıca, personel takip sistemi sayesinde müşteri memnuniyeti ve verimliliğe ulaşan şirketleri gösteren vaka çalışmaları da mevcut. Polonya’da balıkçılık ürünleri satışı yapan bir firma, 2020 yılında Kickidler ile iletişime geçerek personel takip sistemi programını kullanmak istediklerini bildirdi.  Zira, pandemi döneminde siteye girip bir ürünü almaktan vazgeçenlerin oranı %10 artarak %30’a ulaşmıştı.  Firma, bu düşüşün nedenini araştırırken diğer firmaların çalışanlarının daha başarılı olduğunu ve müşterileri satışa ikna etmek için daha fazla çaba harcadığını gördü. Kickidler takip yazılımını kurduktan sonra, personellerin hareketlerinin takip edilmesi ile her şey daha başarılı hale geldi.  Örneğin, günde 3 kez 15 dakikalık mola hakkı belirlendi. Bir çalışan 15 dakika boyunca bilgisayarda hiçbir şey yapmadığında sistem “15 dakikadır herhangi bir işlem yapmadınız, 15 dakikalık 3 mola hakkınız olduğunu unutmayın” şeklinde uyarı gönderdi. Böylece çalışanlar bir otokontrol sahibi oldu.  Kickidler’a yeterince zaman tanındığında, hem çalışanların başarı oranının arttığı hem de satışların yükseldiği görüldü. Yani bir personel takip sistemi kullanılarak çalışanları kırmadan onların performansının artması sağlandı ve kar da arttı. 

Personel Takip Sistemlerinin Geleceği: İzlenmesi Gereken Trendler

2020’lerin başından itibaren yapay zeka araçlarının gelişimi hızlandı. Bu yapay zeka uygulamaları, birçok farklı uygulama ile entegre de edilebiliyor. Personel takip sistemleri de bu uygulamardan biri. Örneğin, ChatGPT ile önce personellerin daha verimli çalışması için neye ihtiyaç duyduğunuza karar verebilir, sonrasında kuracağınız personel takip sistemi ile de performanslarını izleyebilirsiniz. ChatGPT ile de raporları daha iyi yorumlayabilirsiniz. 

Nesnelerin interneti, yani günlük hayatımızda karşımıza çıkan birçok aracın artık internete sahip olması da son yılların en büyük teknolojik gelişmelerinden biridir. Örneğin akıllı saatler sayesinde gelecekte personel takibi daha da kolay yapılabilir. Personel alması gereken uyarıları, bildirimleri bu saat üzerinden alabilir, yöneticiler de takibi daha iyi yapabilir.

Başka bir trend ise tabii ki ilk olarak pandemi ile hayatımıza giren ve artık hayatımızın değişmez bir parçası olan uzaktan çalışma.  Uzaktan çalışma formunda çalışanlar birbirleri ile fiziksel olarak aynı yerde olmadıkları için çalışan takibi ve verimlilik uygulamaları tabii ki daha zor oluyor.  Fakat personel takip sistemi ile bu sorun çözülebilir. Çalışanların bilgisayarlarına kurulacak takip programları ile günde kaç saat çalışıldığı, hangi sitelerde daha fazla zaman harcandığı görülebilir.

Sonuç

Görüldüğü gibi, personel devam takip sistemi konusu günümüzde iş dünyasının en büyük gerekliliklerinden biridir. Birçok firma,  çalışanların işe giriş çıkış ve mola saatlerini takip etmek, ne kadar verimli çalıştıklarını görmek için bu sistemlere ihtiyaç duyar. Bu sistemler kullanıldığında çalışanlar daha verimli çalışır ve performansları yükselir. İşe devamlılıkta da çok daha az sonuç yaşanır.

Fakat bu  sistemlerin şirket boyunca uygulanmasının zorlu bir süreç olabileceğini unutmamak gerekir. Çalışanların sisteme geçişte zorlanmaması için geçiş sürecinde desteklenmeleri gerekir. Sistemin nasıl kullanıldığına yönelik eğitimler verilebilir. Hangi sistemin kullanılacağı da personel takip sistemi fiyatları ve sunduğu özellikler değerlendirilerek titiz bir şekilde belirlenmelidir.

Sonuç olarak, personel takip sistemi tüm işletmeler için büyük bir nimet.  Bu sistemler kullanılarak çalışan verimliliği artırılabilir, işgücü daha verimli şekilde kullanılabilir, personel takibine harcanan bütçeden ve zamandan tasarruf edilebilir. Personellerin performansı hakkında daha net bilgi sahibi olunabilir. Kısacası, bu yazılımlar modern işletmeler için bir ihtiyaçtır.