Proje ve Görev Takibi: Kickidler ile Proje Ekiplerinizi Takip Etmek için Yeni Bir Araç Takımı

Not: Yeni işlevsellik şu anda test aşamasındadır.

Çıkış tarihi: Şubat 2024.

Proje takibi odaklı Kickidler personel takip yazılımımızda büyük bir güncellemeyi açıklamaktan gurur duyuyoruz - Kickidler Proje Takibi! 

Artık çalışanlarınızın verimliliğini ve iş yükünü belirli görevler çerçevesinde kolayca takip edebilirsiniz! Çalışanların, kesin olarak belirli bir projede veya görevde GERÇEKTEN ne kadar süre çalıştığını, ne kadar üretken olduklarını, kullandıkları WhatsApp ve internet sitelerini, hangi projelere daha fazla, hangilerine daha az zaman ayırdıklarını ve en önemlisi bunların SİZE OLAN GERÇEK MAALİYETİNİ görebileceksiniz.

Yeni özelliğimiz genel yönetim verimliliğini büyük ölçüde artırır, proje kaynaklarının takibini basitleştirir ve hem yöneticiler hem de çalışanlar için hayatı kolaylaştırır.

Önemli not: Yeni işlevselliği ile Kickidler yazılımı proje yönetim aracı değil, daha çok proje TAKİP aracı olacaktır. Yani görevimiz aynı; yöneticilerin çalışanlarını takip etmesini kolaylaştırıyoruz ve şimdi bu özelliği tüm proje ekiplerini kapsaması için genişletiyoruz.

Kickidler'da proje ve görev ilerlemesi

Gantt Çizelgesi

Yeni olan ilk ve benzersiz özelliğimiz, tüm projelerinizin ve bölümlerinizin (büyük alt projeler) genel ilerleyişini, bölümler arasında bir ilişki ile görselleştiren Gantt çizelgesidir. Gantt çizelgesi tipik olarak zaman takibi için değil, tasarım aşamaları sırasında kullanılır. Bir projedeki çalışmayı analiz ederken iş ilerleyişinin genel hatlarına sahip olmanın ve tüm proje için değil, aynı zamanda teker teker bölümler için de verileri görebilmenin çok önemli olduğu sonucuna vardık. Örneğin; "Rekabetçi Analiz", "Teknik Görev Yazımı", "Tasarım" ve "Programlama" bölümlerinden oluşan bir "İnternet Sitesi Geliştirme" projeniz olduğunu düşünelim. YALNIZCA "Tasarım" bölümündeki çalışanların ne kadar verimli olduklarını kolayca görebilir ve son teslim tarihlerinin neden geciktiğini ve buna bağlı olarak "Programlama" bölümünün neden geciktiğini öğrenebilirsiniz.

Görevler

Her proje veya bölüm, görevlerden oluşacaktır. Yukarıda belirtilen kavramların aksine görevler, hem yöneticiler hem de çalışanlar tarafından oluşturulabilir. Bu görevler, uygun bir Kanban panosuna yerleştirilecek ve durumlarına bağlı olarak sürüklenip bırakılarak hareket ettirileceklerdir.

Proje ve görevlerde zaman takibi ve dikkat odağı

Zaman takibi

Her proje veya bölüm, zaman takibi ile ilgili ayrıntılı istatistikleri gösteren yatay sekmeler içerecektir. Örneğin; Zaman Takibi sekmesi, çalışanlarınızın projede tam olarak ne kadar süre çalıştığını ve günlere, haftalara ve aylara göre zaman eğilimlerini gösterecektir.

Dikkat odağı

Bu tür bir raporun gerektiğine öncelikle ürünümüzün bulut sürümünü geliştirirken düşünmüştük. Kickidler Cloud'ın tamamlanma tarihi üç kez ertelendi ve neyin yanlış gittiğini anlayamamıştık. Verimlilik raporlarına göre çalışanlar her zamanki gibi çalışıyorlardı, üretkenlikleri iyiydi, görevler tamamlanıyordu; peki genel ilerleme neden beklentileri karşılamıyordu?

Geliştiricilerin yetersiz becerileri, planlama hataları, yanlış önceliklendirme gibi çeşitli hipotezleri test ettik. Son varsayım doğru çıktı: ekibimiz sorunsuz çalışıyordu ancak tam olarak yapılması gerekenler üzerinde çalışmıyorlardı. Özel geliştirmeye çok zaman harcamışlardı ancak temel göreve yeterince dikkat çevirmemişlerdi. Yalnızca Kickidler raporlarındaki genel göstergeleri değil, aynı zamanda bireysel projelere bağlı detaylı istatistikleri de görebilseydik, temel neden daha en başta belli olurdu. 

Artık Kickidler'ın böyle bir özelliği mevcut! Gantt çizelgesinin yardımıyla her projenin genel durumunu birkaç dakika içinde değerlendirebilirken "Dikkat Odağı" özelliği belirli çalışanın zamanını nelere ayırdığını gösterir.

Proje finansmanı

Bu yeni özellikler önceliklendirmeyle ilgili endişelerden kurtulmanıza yardımcı olurken aynı zamanda şirketin belirli görevler, yatırım getiri hesabı vb. için maliyetlerinin son değerlendirmesini büyük ölçüde basitleştirecektir. Birbirlerine bireysel görevler devredebilen, farklı projeler üzerinde çalışan birkaç ekibiniz varsa bu özellik çok kullanışlı olacaktır.

Örneğin, finans sektöründe çalışan müşterilerimizden birinin bir düzineden fazla alt yazılım geliştirme ekibi var. Bu ekiplerin her biri, kendi görevlerini yerine getiriyor ancak projeler yine de birbirleriyle bağlantılı ve iş yükü dengeli değil. Bu nedenle ekipler düzenli olarak birbirlerinden yardım istiyorlar. Bu durum, bir şekilde "iç düzen" olarak kabul edilmiştir: yardıma ihtiyacı olanlar müşteri olarak hareket ediyor ve teknik görevleri formüle ediyor, projeyi yürüten ekip ise bu görevleri değerlendiriyor ve fatura düzenliyor. 

Sorun şu ki, belirli projelerdeki çalışma üzerinde kapsamlı bir kontrol olmadan sözde "müşterinin" (ve üst yönetici olarak denetçinin), bu iç faturalara bağlı olarak yapılan fiyatlandırmanın doğruluğunu değerlendirmesi zordur. Yürütme ekibinin belirli bir görev için bir aylık süre ve 1 milyon dolarlık bir bütçe talep ettiğini varsayalım. O halde soru şu: Bu, gerçekte neye karşılık geliyor? Ya sadece bir haftalık iş olsaydı ve geri kalan zamanda kendi projelerini yaparken başka bir departmanın bütçesini kullansaydılar?

Kickidler'ın yeni işlevi sayesinde tüm bu sorular ortadan kalkar. Sizin tek yapmanız gereken projenin mali raporuna bakmak ve proje üzerinde harcanan gerçek zamana ve dahil olan çalışanların maaş oranlarına göre projenin veya bölümün tam maliyetini bulmaktır.

Çalışan verimliliği ve iş yükü takibi

Bir diğer yaygın sorun da mesleki tükenmişliktir ve bu da doğrudan proje planlama ve takibi ile ilgilidir. Kişi günde 8 saat içtenlikle çalışıyorsa tam olarak ne ile meşgul olduğunun bir önemi yokmuş gibi görünebilir. Ancak işin gerçeği, farklı görevler arasında geçiş yapmak, beyin yorgunluğunu en üst seviyelere çıkardığını kabul etmek önemlidir. Çalışanların bir proje hakkındaki bilgileri kafalarından çıkarmaya ve başka bir projeye odaklanmaya ihtiyaçları vardır. Ve bunun hızlı bir şekilde yapılması gerekir çünkü bunun gibi bir "geçişi" bilinçaltında verimsiz olarak algılıyoruz ve bu da bizi sorunu çözmeye hiç de yaklaştırmıyor.

Bu tür geçişler iş gününde ne kadar sık olursa genel stres seviyesi de o kadar hızlı artar. Çok çarpıcı bir örnek, yüksek teknoloji şirketi olan bir müşterimizin sistem analistlerinden birinin, dış koşullar bakımından her şey yolunda gidiyor gibi görünürken aniden mesleki tükenmişlik yaşadığını göstermiştir. Raporlara göre her şey güzel görünüyordu: analistin üretkenliği kendi pozisyonuna kıyasla biraz daha yüksektir, görevlerle iyi başa çıkıyordu ancak aynı göstergelere sahip meslektaşları sakince çalışmaya devam ederken bu uzman, çeyreğin sonunda tamamen tükenmişti.

Yöneticiler daha derinlemesine araştırma yaptı ve şirketteki ortalama bir sistem analisti 2-3 projeye liderlik ederken bu kişinin 11 projeye kadar liderlik yaptığı öğrenildi. Söz konusu analist üretkenliğini yüksek seviyede tutmaya çalışırken sürekli tamamen farklı görevler arasında geçiş yapmak zorunda kaldı. Bu durum onu tüketti ve yorgunluğa neden oldu.

Çalışan iş yükü

Müşterilerimizin benzer sorunlarla karşılaşmamasını sağlamak için Çalışan İş Yükü özelliğini geliştirdik:

Bu rapor, aşağıdakileri dikkate alan özel bir algoritmaya dayanmaktadır:

• çalışanın çalışarak geçirdiği saat sayısı;
• çalışanların genel üretkenlikleri;
• şu anda çalışmalarda olan proje ve görev sayısı.

Sonuç olarak şirketinizdeki her çalışanın gerçekte ne kadar meşgul olduğunu gösteren kapsamlı bir gösterge edinebilirsiniz. Kime bir proje daha atayacağınızı ve şu an için kime görev vermekten kaçınmanız gerektiğini bir bakışta görebileceğiniz için bu özellik görevleri dağıtırken çok kullanışlı olacaktır.

Verimlilik analizi

Bu özellik, yazılımımızın standart bir özelliği olarak kabul edilebilir. Aslında iki özellik de diyebiliriz. "Projeler" sekmesindeki verimlilik, yalnızca bir çalışanın projeler üzerindeki çalışmaları bağlamında ölçülecektir. Çalışanın toplam verimliliğini ölçmek isterseniz yazılımdaki (çok yakında büyük bir güncelleme alacak) raporlar bölümünü kullanın.

Web sayfaları ve uygulamaları

Projeler üzerinde çalışmanın önemli bir tarafı da çalışanların kendi görevlerini yerine getirirken hangi web sayfaları ve uygulamaları kullanacağını belirlemektir. Bunu, aynı isimli sekmeden takip edebilirsiniz.

Çalışanların projelere katılımının izlenmesi

Proje yönetimi ile ilgili en can sıkıcı ve verimsiz şeylerden biri, çalışanların doldurması gereken raporlardır. Evet, yöneticinin (veya işin, harici bir müşteri için yapılması durumunda müşterinin) hangi çalışanların ne üzerinde ve ne kadar süre çalıştığını bilmesi gerekir ancak bu göreve manuel yaklaşmak elverişsizdir:

1. Çalışanların doldurduğu her rapor, daha önemli görevler için harcayabilecekleri bir çalışma zamanıdır. Nihayetinde rapor yazmaki şirkete kâr getirmez.
2. Bu tür raporlar neredeyse hiçbir zaman doğru değildir. İnsanlar hata yapma eğilimindedir: bir göreve yatırım yaptıkları zamanı yanlış değerlendirmek, bazı küçük ayrıntıları unutmak, hatta düpedüz yalan söylemek, verileri kendi lehine çarpıtmak.

Tamamen otomatik bir yaklaşım sunuyoruz. "Proje üzerinde çalışmaya başladığım zaman" veya "İşi bitirdiğim zaman" yazılı butonlara sahip zamanlayıcılar yok. Kendimize karşı dürüst olalım; zaten çok az insan bu butonlara tutarlı bir şekilde ve zamanında basar. Raporlama verileriyle doldurulmuş Excel tabloları da yoktur. Bunun yerine her çalışan için ayrıntılı bir aktivite haritası oluşturulur:

Tek yapmanız gereken, ana proje listesindeki bir görevi belirli bir aktiviteye sürükleyip bırakmak ve bu zaman dilimiyle bağlamaktır. Daha hızlı, çok daha kullanışlı, görsel olarak çekici ve doğru bir yöntemdir. Ayrıca bir çalışan belirli bir zamanı projesine bağlamayı unutursa aktivitenin kendisini yine de görebileceksiniz ve tek yapmanız gereken çalışana durumu açıklayıcı sorular sormak olacaktır.

İş yoğunluğu göstergesi ve hareketsizlik eşiği ayarı

Bizler ayrıca Kickidler'ın verimlilik analizine karşı yaklaşımını da geliştirmeye çalışıyoruz. Özellikle de çok yakında çalışanın bilgisayardaki hareketsizliğinin iş yapmamaya eşit olduğunu vurgulayan bir zaman eşiği ayarlayabileceksiniz: daha önce bu süre 1 saniye iken şimdi 1, 2, 3 veya 5 dakika gibi seçimler yapabileceksiniz.

Aynı zamanda çalışma saatlerinin saniye saniye kaydedilmesine de devam ediyoruz ancak şimdi yeni bir gösterge olacak: "yoğunluk". Bu göstergenin yardımıyla çalışanların kısa vadede faaliyetlerini değerlendirebileceksiniz. "Hareketsizlik" ise tüm iş gününe daha yeterli bir genel bakış sunacaktır.

Kapsamlı zaman takibi

Yeni proje takip araçları, çalışanlarınızın zamanlarını nasıl harcadıklarını daha detaylı bir şekilde görmenize yardımcı olabilir ancak gerçekçi olalım: her zaman bu kadar ayrıntıya ihtiyacınız olmaz. Kickidler'ın temel işlevselliği, rutin ve gündelik takip için mükemmeldir:

• Zaman takip çizelgeleri, çalışanlarınızın faal ve hareketsiz sürelerini gösterir (tek bir çalışan, uzmanlar grubu veya tüm kuruluş için ayrı bir özet oluşturabilirsiniz);
• Farklı uygulamalardaki çalışan faaliyetlerinin özetleri, insanların hangi siteleri ve uygulamaları sık kullandığını ve bunları hangi amaçlarla kullandığını takip etmenize yardımcı olacaktır;
• Ekran video kaydı, bir kişinin belirli bir zamanda tam olarak ne yaptığını kontrol etmenizi sağlayacaktır.

Her düzeyde uygun bir takip, Kickidler'ın en önemli avantajlarından biridir! Genel özeti hızlı bir şekilde kontrol etmeyi tercih edebilir veya belirli bir çalışanın tüm iş gününün haritası dahil çok daha fazla ayrıntıyı görebilirsiniz.

Arayüz markalama

Başka bir özellik de Kickidler'ın çalışan modülü arayüzünü şirketinizin kurumsal kimliğine uygun olarak özelleştirebilmektir (örneğin, kendi logonuzu ekleyebilirsiniz). Böylece çalışanlarınız, üçüncü taraf Kickidler yazılımındansa doğrudan kurumunuzla ilgili bir uygulamayı görüntüleyecektir. Psikolojik açıdan bakarsak personeliniz rahat ve alışılmış bir çalışma ortamını korurken takip yazılımı kullanmaya geçiş yapacaktır.

Yazılımımızı deneyin ve kurumunuzun proje takip performansını yeni bir seviyeye taşıyın!

Kickidler Proje Takibi - tamamen yeni bir proje ve görev takip deneyimi!