. Uzaktan çalışan kişiler nasıl kontrol edilmeli?

Uzaktan çalışanların performansı nasıl kontrol edilmeli? Uzaktan çalışanlar nasıl motive edilmeli? Uzaktan çalışmanın zorlukları nedir? Önceki metinlerde bu soruları cevapladık, artık tüm bilgileri bir araya toplama zamanı geldi. İşte huzurunuzda uzaktan çalışan kişileri kontrol etme ve çalışan verimini arttırmanın yolları ile ilgili detaylı metin.

Uzaktan çalışmada etkin performans hakkında bilmeniz gereken her şey

Çalışan verimini arttırması hakkında konuşmaya başlamadan önce veriminin ne olduğunu öğrenelim. İşte çalışanın mesai içinde görevlerini yerine getirmek için harcadığı zaman miktarı verimliliktir.

Eğer çalışan 8 saatlik mesai içinde sadece 3 - 4 saat çalışır, onun verimliliği %37 – 50. Bundan daha düşük rakamlar da olabilir. Blind şirketi yaptığı soruşturma sonuçları aşağıda:

İşte çalışanların düşündüklerine göre sadece %15 çalışan mesai devamında durmadan çalıştığını belirtti. Genelde insan bilgileri kendi avantajına çevirdiğini unutmayalım. Diğerleri ise mesai saatlerinde işten kaytarıyor.

Böylelikle verimlilik çok önemli gösterge. Ne kadar yüksek olsa, çalışan işe o kadar çok zaman ayrıyor. Çalışan mesai içinde çok çalıştıkça verimliliği yükseliyor ve şirkete kar getiriyor. Tabii %100’e ulaşmak imkansız, ama % 50–70’e ulaşmak mümkün (bazı pozisyonlar için).

Uzaktan çalışma modeli verimliliği nasıl etkiliyor

Ofis ortamı çalışana görevini yerine getirmeye yardım eder. Etrafta herkes çalışır, dikkat dağıtan şeyler az, herkes görev başında. Evde ise durum farklı: konfor ve rahatlık. Her an rahatlamak istiyorsun. Öbür taraftan çalışan uzaktan çalışırken işe gidiş-dönüş için yollarda zaman kaybetmiyor, kendine daha rahat ortam yaratabilir. Bunlar verimliliği olumlu etkiler.

Durum nasıl? Önceden analize ettiğimiz soruşturulara (ENG) göre uzaktan çalışmanın ilk günlerinde verimlilik değişmiyor, bazen biraz artıyor bile. Ama sonra göstergeler düşmeye başlıyor. Çalışan dinleniyor, onun dikkati dağalıyor, toplumdan izole olduğundan acı çekmeye başlıyor.

Tabii, bazı insanlara uzaktan çalışma iyi geliyor. Evden çalışmayı tercih eden özkontrol seviyesi yüksek olan süper profesyonellerin verimlilik seviyesi her zaman yüksek. Diğerlere ise özellikle sokulgan insanlara ve dikkatin farklı ev işlerine dağıtılanlara uzaktan yoğun tempoda çalışmak çok zor olacak.

Böylelikle, uzaktan çalışma verimliliği engeller ve onu negatif etkiler. İşveren ise bu negatif etkiyi azaltmak için yapılacakları bilmeli.

Uzaktan verimli çalışmanın 3 kuralı

Uzaktan çalışırken verimli olmanın (ENG) basit kuralları aşağıda.

1. Ev işleri ile senkronize edilen net gün programı. Düzenli uykuyu ve dinlemeyi sağlamak şart. Özel durumları dikkate almak lazım. Örneğin 12:30 çocuklarınız okuldan gelir, 13:30 ise antremana gider. Bu saat içinde mola yapacaksınız sonra ise bu saati telafi edeceksiniz.
2. Donatılmış iş yeri. İdeal şartlarda aşağıdaki kural uygulanacak. Oda kapısı kapılıyken odaya kimse girmez, çünkü çalışma zamanı. Evdekiler ile gün programı üzerinde anlaşılmalı ve evden çalışmak için insan kendine uygun şartlar uydurmalı. Yönetici ya da İnsan kaynakları, önceden uzaktan çalışan personele bu kuralları anlatmalı.
3. Otokontrol. Çalışma masasında dikkat çalan eşyaların olmaması ve Kickidler yazılımın Avtokik modülü (bu çalışmadığınız dönemde otomatik bildirimler gönderen işlev hakkında aşağıda detaylı anlatacağız) işe konsantrasyonu sağlamaya yardım eder.

Tabii ki çalışana görevini yerine getirmek için teknik imkanlar sağlanacak. Diz üstü bilgisayar, şirket sunucusuna giriş, konferans arama programları – bu tür araçları işveren sunacak. Karşılığına uzaktan çalışma, işverene ofis kirası ve ofis malzemeleri giderleri tasarruf eder.

Personelin uzaktan çalışmaya geçiş nasıl yapılır

Çalışanların uzaktan çalışmaya geçişi hakkında karantina döneminde tek tek anlattık. Temel kurallar aşağıda:

1. Gerekli altyapı olanaklarını sağlamak gerekir, çalışana teknik destek verilir: çalışana gereken araçlar ve programlar listesi hazırlanır, onları teslim etme kuralları belirtilir. Bazı insanlar evdeki bilgisayarı kullanabilr, diğerler ise diz üstü bilgisayarı ofisten eve götürecek, bazıların ise evdeki internet bağlantısı çok yavaş. Tüm bu sorular çözülmeli.
2. İnsanın uzaktan çalışacağını mutlaka iş sözleşmesinde belirtin. İşçinin uzaktan çalışma talebi yazılı olarak yapılır. Sonra uzaktan çalışmaya ilişkin iş sözleşmesi yazılı şekilde yapılır ve gereken belgeler hazırlanır.
3. Uzaktan çalışmayı net şekilde düzenleyin. Aşağıdaki sorulara cevap verilir. Görevler nasıl atanır, çalışanın gün programı nasıl olur, çalışan kime ve nasıl rapor gönderir, çalışanlar arasında iletişim ve çalışan bağlılığı nasıl korunur.

Sonra uzaktan çalışmayı düzenlemek için özel program ve yazılımlar gerekir.

Evden çalışma için kullanılabilecek uygulama ve yazılımlar

Proje yönetimi, iletişim, dosya aktarma ve çalışan takibi yazılımları uzaktan çalışmayı düzenlemek için uyduruldu. Mevcut ve basit yazılımları özel bir makalede anlattık. Tüm işlevleri içeren bir yazılım gerekirse, bunlara bakmanızı tevsiye ederiz:

• Trello, proje yönetimi uygulaması: bedava, geniş kullanışlı ve basit.
• Telegram, yazılı mesajlar ve grup sohbetleri imkanını sunan mesajlaşma servisi.
• Zoom, görüntülü iletişim platformu, telekonferans düzenlemek için iyi seçenek.
• Google Drive, en büyük internet servis sağlayıcının bulut servisi ki, herhangi kapsam için kolay ayarlanır.
• Kickidler, çalışan takip ve devam uygulaması ki, çalışanın istediğiniz faaliyeti takip eder ve isteğinize göre ayarlanır.

Yükarıda belirtilen 5 yazılım çalışanların %95’nin uzaktan çalışmasını düzenlemek için yeterli. Tabii başka seçenekler de var. Örneğin bu linkten proje yönetim uygulamaları hakkında fazla bilgi öğrenebilirsiniz. Ama uzaktan çalışmayı düzenlemek için yukarıda belirtilen yazılımlar da yeterli.

Uzaktan çalışanlar nasıl kontrol edilir. Kurallar, yöntemler, kısıtlamalar

Artık altyapı hazırlandı, teknik sorular çözüldü. Tüm yazılım ve programlar uygulandı, uzaktan çalışma başlandı, artık personel performansı nasıl kontrol edilir. Uzakta olan, sizin görmediğiniz çalışan nasıl takip edilir?

Uzaktan çalışanı takip etmek yasal mı

Önce konunun yasal yönüne odaklanalım. Çalışanın evden çalıştığı ve şahsi bilgisayarı kullandığı durumda işveren onu takip edebilir? Buna benzer durumu biz çalışan takibi ile ilgili bir metinde detaylı inceledik. Özeti böyle:

‘Çalışanın özel hayatına dokunmadan (şahsi mesajlar v.s.) kontrol yapılacak’.

Kickidler, işçinin iş hesabına yüklenir ve çalışana detaylı ve açık şekilde yapılacak takip hakkında anlatılır. Yukarıdakileri yapın ve her şey yolunda olur.

Farklı şirketler uzaktan çalışanları nasıl takip eder

Kickidler, teknik bakımından çalışanın her faaliyetini takip edebilir. Bunu aşağıda detaylı anlatacağız. Ama o kadar sıkı kontrol gerçekten de gerekir mi? Çalışanları uzaktan takip metodolojisini incelerken 3 farklı uzaktan takip türünü gördük.

1. Dostça. Agile takımlar için en uygun. Her şey şeffat, Kickidler’in işlevlerini çalışanlar bizzat açar/kapatır. Yazılım daha çok otokontrol için kullanılır. Baskı derecesi sıfır.
2. Yumuşak. Çalışanların şahsi sorumlulukları yüksek derecede olmasa, yönetmen tarafından hafif takip yapılır. Yani çalışanlara full destek veremediğiniz durumda bu yontemi kullanın. Kickidler, açık şekilde yüklenir, ama çalışanlar işlevleri ayarlamaz. Onlar sadece mesai başında onu açar, mesai sonunda kapatır. Toplanan bilgi yönetmene rapor şeklinde gönderilir. Onlara göre çalışanın verimliliği değerlendilirir ve gereken kararlar alınır.
3. Sıkı. Bilgisayar başındaki tüm faaliyet kaydedilir, tüm kontrol sağlanır. Ama sıkı kontrol gerçekten de etkili olabilir mi?

Şimdi sıkı takibin kullanılmaması hakkında bahsedelim.

Takip, uzaktan çalışanların durumunu nasıl etkiler

Zamanında biz ilginç bir deney yaptık. Detaylı cevapları toplayarak uzaktan çalışan takibi türlerini denetledik. Özeti ise aşağıda::

1. Çalışana onun verimliliğini gösteren raporu gösterme bir yarışmaya benzer. Çalışanı daha fazla çaba göstermeye motive eder.
2. Yönetici tarafından düzenlenen minimum kontrol rahatlama ve dikkat dağıtma imkanını vermez.
3. Ertelemeye karşı yöneticinin ani tepkileri (yani aktif takip) çalışana stres yaratabilir ve kısa sürede tükenmişlik sendromuna yol açabilir.

Minimum kontrol çalışanı iş dinamiğinde tutmak için yeterli çünkü yazılım çalışan faaliyetinı kayder, rapor oluşturur. Yönetici, ne kadar çalışana baskı yapar, o kadar çalışan görevine ilgisini kaybeder. Bu ise verimliliğin düşmesine sebeb olur.

Kickidler kullanıcıların tecrübesi de bunu deliller. Yazılımın takip ve devam işlevlerini 3 kategoriye bölebiliriz.

‘Yeşil seviye’ye çalışanlar sadık kalır. Turunç seviye uygulaması deliller gerektirir. Kırmızı seviye hiç uygulanmasa daha iyi olur. Ama devlet sırrı ile çalıştığınız durumda kırmızı seviye ihtiyaç olabilir.

Uzaktan çalışanları kontrolün 7 ilkesi

Sonuç olarak, çalışan takibi 7 basit ilkeye dayanarak düzenlenmeli:

1. Şeffaflık: çalışan neyin ve nasıl takip edildiğinden haberdar.
2. Tahmin edebilme: ihlal olarak değerlendirilen faaliyetler ve onların sonrasında ne olacağı belli.
3. Tarafsızlık: kurallar herkes için aynı şekilde uygulanıyor.
4. Dikkat çekmeme: takip hakkında herkes biliyor ama takip edildiğini hissetmiyor.
5. Etkili: takip sonuçları oluşturulur ve analize edilir ve sonuçlar çıkarılır.
6. Devamlılık: kontrol her zaman aynı seviyede uygulanır: ne gevşer ne sıkışır.
7. Verimlilik: takibin büyük kısmı otomatik olarak uygulanır.

Kickidler, bu kurallı yerine getirmek için size gereken işlevleri sunuyor.

Uzaktan çalışma düzenlemesi için Kickidler imkanları

Kickidler, şu an dünyada etkili takip ve devam uygulamalarından biri. Programı diğer yazılımlar ile karşılaştıdık, detayları bu linkten öğrenebilirsiniz. Bu yüzden şimdi sadece uzaktan çalışma düzenlemesi için gereken işlevlerden söz ederiz.

• Otokontrol. Kickidler, bilgisayar başındaki faaliyet durdurulduğunda otomatik olarak bildirim gönderir. Bu işlev yönetmen katılmadan yapılır. Çalışan, yönetmen takip yapıyor diye öfkelenmiyor. Aynı zamanda yazılım ertelemeye imkan vermiyor.
• Bilgi toplama. Kickidler, çalışanın görevini yerine getirdiği zamanı, etkinli çalışma gibi tüm bilgiyi toplar. Bu bilgiye dayanarak raporlar hazırlar. Rapor verilerine dayanarak uzaktan çalışanın mesai zamanını düzenleyebilirsiniz ve onun verimliliğini arttırmak için gereken önlemleri alabilirsiniz.
• Bilgisayara uzaktan erişim. . Çalışana yardım etmek için kolay ve çabuk bir şekilde bilgisayara bağlanma ve görevi getirme konusunda yardımı sağlar.

Kickidler, hem ofis çalışanları için hem uzaktan çalışanlar için etkili. Karantina başlandığında işverenler arasında Kickidler isteği üç kat artmış. Yazılım size ve çalışanlarınıza farklı durumda görevleri yerine getirmeye yardım eder.