¿Es legal utilizar software de monitoreo de empleados?

¿Qué es el monitoreo del lugar de trabajo?

Se entiende como monitoreo del lugar de trabajo el uso de tecnicas, equipos y softwares de monitoreo de empleados por parte del empleador para supervisar las actividades realizadas por el personal dentro del lugar de trabajo, esto incluye:

• Grabar con cámaras de circuito cerrado de televisión siempre que estas no estén en espacios donde no se ejerce la relación laboral entre empleadores y empleados, como áreas de descanso, comedores, servicios, vestuarios, entre otros.
• Abrir y revisar el correo electrónico haciendo uso de un software automatizado, ya que los correos electrónicos enviados mediante un equipo de trabajo son propiedad del empleador, independientemente de si el remitente o el destinatario del mensaje del correo electrónico tienen la intención de mantener sus contenidos privados.
• Verificar registros telefónicos, mensajes o grabar llamadas telefónicas que se realizan y se reciben en el lugar de trabajo siempre que el empleado sepa que está siendo monitoreado.
• Comprobar registros de sitios web visitados durante la actividad dentro y fuera del lugar de trabajo, cuando la empresa es dueña de las computadoras, la red y el acceso a Internet.
• Bloquear el acceso a determinadas páginas web, como las redes sociales, o las descargas de programas, música, películas, entre otros.
• Recopilar información de las actividades financieras del empleado cuando se trate de cuentas donde se manejen fondos de la empresa.

Todas estas formas de monitoreo son legales siempre que se respete el secreto de las comunicaciones y protección de datos del empleado según lo que establece el Reglamento General de Protección de Datos que regula a los países de la Union Europea y a su vez ha influido importantemente en las leyes y normativas en Latinoamérica.

En la mayoría de países hispanos no hay medidas o reglamentos que definan las formas de monitoreo permitidas o que establezcan regulaciones especificas para su establecimiento y cumplimiento, por este motivo usted es libre de decidir las políticas, herramientas y software de monitoreo de empleados que prefiera siempre y cuando no incurra en la violación del derecho fundamental del empleado a la intimidad personal y familiar, honor, inviolabilidad del domicilio, secreto de las comunicaciones y protección de datos.

Antes de decidir si introducir el monitoreo, su empleador debería:

• Ser claro sobre las razones para monitorear al personal y los beneficios que esto traerá.
• Evaluar el impacto positivo o negativo que esto podrá tener en el personal.
• Considerar si existen alternativas menos intrusivas de monitoreo.
• Justificar las causas para monitorear al personal. Teniendo en cuenta todo lo anterior.
• Notificar con anticipación las políticas del monitoreo que se van a implementar e informar qué se está monitoreando y por qué es necesario.

Una vez que se ha llevado a cabo una evaluación adecuada del impacto del monitoreo que se va a implementar generalmente su empleador no necesitará el consentimiento de todos los miembros del personal.

Monitoreo de comunicaciones electrónicas en el trabajo

Usted Puede monitorear legalmente el uso del teléfono, internet, correo electrónico o fax en el lugar de trabajo cuando:

• El monitoreo está relacionado con los intereses de la empresa.
• El monitoreo va dirigido a probar una falta o delito.
• El equipo que se monitorea se proporciona parcial o totalmente para el trabajo.
• Se han hecho todos los esfuerzos razonables para informarle al personal de que sus comunicaciones serán monitoreadas.

Se debe tener en cuenta que estas circunstancias cubren casi todas las situaciones en las que usted pueda querer monitorear las comunicaciones electrónicas del personal, excepto donde sea por razones privadas o por rencor.

El monitoreo generalmente está permitido por algunas de las siguientes razones:

• Verificar que se sigan los procedimientos o verificar los estándares de la empresa, por ejemplo, escuchar llamadas telefónicas para evaluar la calidad del trabajo del empleado.
• Prevenir o detectar delitos y faltas en el cumplimiento de los deberes laborales.
• Verificar el uso no autorizado de los sistemas de telecomunicaciones, tal como lo es el uso del Internet o correo electrónico para fines personales.
• Asegurarse de que los sistemas electrónicos funcionan de manera efectiva, por ejemplo, para evitar que los virus informáticos ingresen al sistema.
• Verificar si una comunicación que ha recibido el empleado, como un correo electrónico o una llamada telefónica, es relevante para la empresa. En este caso, no puede grabar las llamadas sin consentimiento del empleado.
• Medir la productividad del personal.

Vigilancia secreta

Algunos empleadores monitorean a su personal sin informarles de que esto está sucediendo, por ejemplo, mediante el uso de cámaras ocultas o dispositivos de audio. Estas practicas no suelen ser legales, de hecho en la mayoría de países el monitoreo secreto y en áreas privadas del lugar de trabajo es una violación grave al derecho a la privacidad del empleado.

Política del empleador sobre monitoreo

Lo ideal es que el empleador tenga un código de conducta o política de monitoreo, generalmente este formará parte de su contrato de trabajo. Esto significa que siempre que el empleador pueda monitorear sus actividades estas podrán ser objeto de medidas disciplinarias si incurre en una violación a lo establecido en su contrato de trabajo.

¿Qué puede hacer el empleado si no está satisfecho con el monitoreo en el trabajo?

Si un empleado cree que lo han estado monitoreando de una manera que no está permitida, necesitará asesoramiento de un experto.

Es posible que pueda:

Revisar su contrato de trabajo y manuales de la empresa, verificar si las medidas de monitoreo que le han sido aplicadas están contempladas dentro de estos, posteriormente hablar con su empleador sobre el monitoreo y tratar de persuadirlo para que deje de hacerlo. Si todavía está trabajando para su empleador, deberá pensar si plantear este problema pondrá en riesgo su trabajo.

En caso de despido injustificado, vigilancia secreta en lugares privados y uso indebido de sus datos personales o divulgación de estos generalmente el empleado será amparado por la ley.