Система учёта рабочего времени и контроля сотрудников
Снижайте затраты на персонал и получайте исчерпывающую информацию об активности вашей команды со скриншотами и видео.
Нам доверяют 5000+ компаний из 60 стран
Перейти к функциям
Снижайте затраты на персонал и получайте исчерпывающую информацию об активности вашей команды со скриншотами и видео.
Нам доверяют 5000+ компаний из 60 стран
Перейти к функциям
Программа контроля сотрудников Kickidler способствует повышению собранности, концентрации и продуктивности труда удалённых сотрудников.
Зарегистрируйтесь на сайте и получите бесплатный доступ к тестированию до 14 дней.
Скачайте дистрибутивы Сервера, Граббера и Вьюера (Для версии Kickidler EM).
Установка всех компонентов программного обеспечения занимает до 5 минут.
Просматривайте отчеты в Веб-интерфейсе. Функции для визуального мониторинга доступны во Вьюере (Для версии Kickidler EM). В среднем уже через месяц использования продуктивность сотрудников вырастает на 15-20%.
Используйте дополнительные возможности системы контроля сотрудников Kickidler для повышения эффективности вашего бизнеса:
Система мониторинга сотрудников играет ключевую роль в повышении производительности и эффективности работы коллектива. Согласно исследованию, проведенному Global Workplace Analytics, компании, применяющие системы контроля персонала, демонстрируют увеличение производительности на 22%. Программа учета рабочего времени на компьютере позволяет в режиме реального времени отслеживать активность сотрудников, выявлять и устранять простои и потери времени. Система мониторинга сотрудников также способствует сокращению времени на административные процессы, освобождая ресурсы для более продуктивных задач.
4.9
4.7
4.8
Наблюдение за сотрудниками давно ушло от концепции «стою за плечом и смотрю, что работник делает». Во-первых, вы не можете встать за плечом у каждым – особенно если под вашим началом трудится больше двух человек. Во-вторых, у вас есть более важные дела: стратегическое управление бизнесом, профильные задачи и т. д.
Значит ли это, что можно оставить подчинённых без присмотра? Однозначно нет. На помощь приходят программы для контроля сотрудников.
Системы учёта рабочего времени – это ПО, которое позволяет:
Подробнее о функционале мы расскажем в соответствующем разделе статьи, пока лишь подведём общий итог: системы учёта рабочего времени помогают вам автоматизировать наблюдение за своими сотрудниками и держать руку на пульсе с минимальными тратами времени и сил.
По статистике, «средний» работник, который предоставлен сам себе, тратит на выполнение рабочих задач не более 50% своего времени – и это ещё ответственный человек, который старается. Теперь представьте, что в вашей организации люди работают с продуктивностью 50%, а у конкурента, который занимается мониторингом, средняя продуктивность 65%. В условиях высококонкурентного рынка это практически приговор.
Бизнес, кстати, отлично это понимает: с самого начала 2000-х – это самая заря индустрии автоматического мониторинга – популярность таких систем только растёт. Немного цифр:
Спрос постоянно увеличивается, и это лучше всего показывает востребованность систем учёта рабочего времени на рынке.
Сомневаетесь, нужна ли система учёта рабочего времени именно вам? Проверьте свой бизнес по простому чек-листу:
Если хотя бы на три пункта вы ответили «да», ПО для мониторинга будет вам полезно. Если утвердительных ответов четыре или больше, оно вам необходимо.
Если говорить более предметно, такие программы помогают вам справиться с 5 глобальными проблемами, которые в той или иной степени затрагивают почти каждую организацию в мире.
Люди склонны отвлекаться от работы. Даже честные, ответственные и трудолюбивые сотрудники легко теряют до 40-50% своего рабочего времени:
Вполне бытовые ситуации, которые случаются с большинством людей. Чтобы вернуться к работе, достаточно небольшого толчка – именно его программы для наблюдения за сотрудниками и дают. Во-первых, срабатывает само ощущение того, что ты под контролем. Во-вторых, есть автоматические уведомления о прокрастинации (подробнее будет ниже).
Чем больше на вас работает людей, тем сложнее оптимально распределить между ними рабочую нагрузку. Один человек зашивается до ночи, заваленный срочными задачами, другой уже за час до конца дня свободен – типовая ситуация, которая нет-нет да возникает. Менее значимые перекосы, когда один сотрудник суперзанят с утра до вечера, а второй работает в расслабленном ритме, и вовсе стали нормой жизни.
Чтобы перераспределить нагрузку, вам нужно понимать, сколько каждый сотрудник реально тратит времени на те или иные задачи. Самый простой способ получить доступ к этой статистике – объективной, непредвзятой, собранной автоматически – это использовать программу учёта рабочего времени.
Обиженный менеджер, который ушёл и забрал с собой клиентскую базу. Прожжённый хитрец, сливающий самые вкусные заказы на собственное ИП. Лентяй, подделывающий результаты своей работы в отчётах. Если вы работаете достаточно долго, вы обязательно столкнётесь с кем-то из этих персонажей – а может быть, и с несколькими сразу.
Программы мониторинга сотрудников помогают отслеживать появление вредителей в компании и моментально выводить их на чистую воду. Вы буквально видите каждый шаг своих подчинённых, а о наиболее опасных действиях (вроде попытки скачать базу) получаете экстренные уведомления.
Бывает так, что рядом над одним проектом работают два сотрудника. Одинаковые должности, опыт, квалификация, навыки – вот только один справляется с делами на 15-20% быстрее, чем второй. Оба стараются, продуктивность одинаковая, так откуда такая разница?
Продвинутые программы мониторинга позволяют вам посмотреть снимок рабочего дня первого сотрудника: не только то, чем он занимался, но и то, как именно он это делает. Отследить, как выстроены процессы – какими быстрыми клавишами человек пользуется, как экономит время – а потом внедрить их для каждого своего подчинённого. Вот и точка роста, которую без системы учёта рабочего времени сложно заметить и пройти.
Аналогичными точками роста становятся неочевидные всплески продуктивности при переформировании команд, распределение задач по периодам рабочего дня (кто-то лучше работает до обеда, кто-то после и т. д.), выявление бесполезных процессов (вроде лишней переписки в мессенджерах) и т. д.
Если в офисе вы ещё можете следить за всем самостоятельно – хотя бы в теории – то с удалёнными сотрудниками так не получится. Человек, работающий из дома, должен контролировать себя сам, но на практике с этим справляются не все. И отказаться от удалёнки уже не получается, слишком уж она выгодна.
Решением становятся специальные инструменты для дистанционного контроля. Система учёта рабочего времени позволяет следить за людьми на другом конце глобуса так же эффективно, как за сидящими в соседнем кабинете подчинёнными. Кроме того, в составе Кикидлера есть специальный модуль, облегчающий работнику самоконтроль: он показывает сотруднику данные по его продуктивности, автоматически уведомляет о периодах простоя и необходимости вернуться к работе.
Если подвести общий итог, преимуществ у использования ПО для контроля сотрудников заметно больше, чем недостатков. К плюсам относятся:
Минусы же относительны, они по большей части являются последствиями явных ошибок при использовании программ для наблюдения за сотрудниками:
Грамотное внедрение систем учёта рабочего времени, о котором мы расскажем ниже, сводит все эти недостатки к нулю.
Перед тем, как говорить о непосредственном выборе конкретного решения, функционале и особенностях использования таких систем, хотим акцентировать важный момент: система учёта рабочего времени – это инструмент. Очень эффективный, мощный и современный, но лишь инструмент. Результаты от его использования напрямую определяются тем, для чего и каким образом вы этот инструмент примените.
Продуктивность и эффективность – достаточно близкие понятия, поэтому многие их путают. Однако есть ключевое отличие, о котором важно помнить:
Иными словами, повышая продуктивность, вы делаете больше за то же самое время – а повышая эффективность, делаете те же задачи быстрее. Почему это важно? Смотрите на примерах:
Эти три примера наглядно показывают два важных момента:
Всегда держите это в голове, тогда интерпретировать результаты мониторинга и получить от них пользу будет проще.
Один из самых важных моментов, влияющих и на продуктивность труда, и на его эффективность – это вовлечённость. Принцип простой: чем сильнее сотрудник хочет сделать свою работу хорошо, тем ответственнее и быстрее он работает, тем лучших результатов добивается. Высокая вовлечённость персонала, его привязанность к компании, позволяет вам:
Чтобы повысить вовлечённость, вам достаточно решить две простых задачи:
Системы учёта рабочего времени помогают выявить точки напряжения и оценить динамику изменений после каких-либо решений. Например, вы меняете график, делаете его более удобным для сотрудников, а потом смотрите, как это отразилось на реальных результатах.
Всегда держите руку на пульсе настроений в вашей компании, именно на них держатся производительность труда и лояльность сотрудников. А на сотрудниках держится весь бизнес.
Как вы думаете, почему возникает текучка кадров среди квалифицированных сотрудников – профи, на которых завязаны ключевые процессы и задачи? Такие люди обычно получают отличные деньги, работают в хороших условиях, подписывают оффер вполне осознанно и в целом не склонны к лишней суете. Так почему они уходят?
Руководителям «старой школы» причина может показаться несуразной: они уходят, потому что их не хвалят, не ценят и загоняют в рамки. Звучит по-детски, но, на самом деле, это правда. Логическая цепочка простая:
Поговорите со своими «звёздами» и просто ценными сотрудниками: вы увидите, что каждый из них хочет признания. И здесь мы возвращаемся к вовлечённости: краеугольным камнем для неё становится позитивная мотивация.
Чем больше вы будете давить на профи, загоняя его в жёсткие рамки и мучая микроменджментом, тем быстрее он уйдёт. И наоборот: чем больше позитивной и конструктивной обратной связи – без лишнего давления – вы даёте, тем лучше станет работать такой человек.
Система учёта рабочего времени поможет вам наблюдать за активностью своих лучших специалистов, не раздражая их. Вы точно будете знать, чем они занимаются, за что похвалить, а к чему аккуратно привлечь внимание. Такой подход поможет вам удержать профессионалов в своей компании.
Как бы хороша ни была позитивная мотивация, нужно учитывать два важных момента:
В обоих случаях помогает сам факт внедрения программы для наблюдения за сотрудниками. Понимая, что реальные результаты их труда постоянно записываются, а руководитель в любой момент может посмотреть подробный снимок рабочего дня, такие люди начинают работать лучше.
Ещё один важный момент: отношения руководитель-подчинённый – это всегда отношения между двумя людьми. Вспомните свои эмоции в момент, когда вам делает замечание другой человек: стыд, смущение, раздражение? А теперь представьте, что за вами постоянно кто-то наблюдает. Неуютно, правда?
Всё это – стрессовые факторы, которые в долгосрочной перспективе только снизят продуктивность, вовлечённость, эффективность и прочие важные показатели. Автоматический контроль позволяет избавиться от них: к машине нет никаких претензий, пусть отслеживает активность и присылает уведомления, это всего лишь инструмент.
Пользуясь модулем автоматических уведомлений, вы не только разгружаете себя и освобождаете собственное рабочее время, вы ещё и избегаете создания точек напряжения с сотрудниками. Это очень важно, поэтому настоятельно рекомендуем освоить данную функцию.
Худшее, что вы можете сделать – это начать следить за каждым шагом своего подчинённого. Ощущая постоянное давление, человек начнёт очень быстро накапливать стресс, что приведёт к очень быстрому срыву, выгоранию и резкому падению результатов, а то и смене работы.
Мы проводили эксперимент, в котором начальник намеренно занимался микроконтролем в отношении своего ведущего программиста – причём с согласия последнего! Кирилл был на 100% осведомлён о целях эксперимента и его методологии, однако всего пара дней работы в режиме «под микроскопом» буквально оставили его без сил и желания трудиться.
Именно поэтому так важно сделать контроль ненавязчивым и автоматизированным. Не реагируйте на мелочи, оценивайте картину целиком и принимайте решения, способные изменить что-то глобально.
На результаты труда человека огромное влияние оказывает то, в каких условиях этот человек работает. Убедиться в этой концепции очень просто: попробуйте решить какую-то задачу в хорошо освещённом, проветриваемом офисе, где ничего не отвлекает. Потом включите раздражающую музыку, закройте окна, поплотнее задёрните шторы и повторите процесс. Уверены, вы сразу заметите разницу.
Именно поэтому очень важно создать для каждого сотрудника максимально комфортные условия труда – причём так, чтобы его личный комфорт не снижал комфорт других работников. Вкусы у всех разные, как решить эту задачу? Есть простой подход:
Этот метод 100% даёт результаты, главное следить за тем, как меняется продуктивность и эффективность труда в зоне эксперимента.
Как бы ни хотелось избавиться от текучки кадров, время от времени вам придётся расставаться со старыми сотрудниками и нанимать новых. Этот процесс неизбежно сопряжён с потерями, но их можно сократить: чем быстрее новичок освоится, тем раньше всё вернётся в норму.
Лучший способ ускорить процесс акклиматизации сотрудника – это назначить ему наставника и убедиться в том, что сотрудник плавно включается в работу. Ключевым моментом здесь становится контроль над самим наставником: ответственно ли он отнёсся к делу, справляется ли. Прямая слежка только навредит и выбьет ментора из колеи, поэтому программы отслеживания активности сотрудников незаменимы: они помогают незаметно наблюдать за успехами новичка и точно показывают, нужно ваше вмешательство или нет.
Переходим непосредственно к выбору ПО для отслеживания активности сотрудников.
Функционал системы учёта рабочего времени
Чтобы закрыть все потребности организации, вам нужны:
Кикидлер обладает всеми перечисленными функциями: что бы вам ни понадобилось, наша система учёта рабочего времени это умеет!
Следующий этап – это тип установки. Два основных варианта:
Краткий список преимуществ обоих вариантов:
On-Premise | Cloud |
|
|
Если провести аналогию, то Cloud – это «готовый костюм»: купили, надели, пошли. On-Premise – костюм, пошитый специально для вас: дольше и дороже, зато качественнее (если портной хороший).
Кикидлер можно развернуть как On-Premise, так и в облаке. Выбирайте тот вариант, который подходит вам больше.
Каждая компания использует свою систему тарификации, и привести их к единому знаменателю для сравнения бывает сложно. Учитывайте:
Кикидлер предоставляет отличные бонусы за количество работников, а поддержка, все обновления и обучение ваших сотрудников у нас всегда бесплатны!
Большинство программ для наблюдения за сотрудниками делают ставку на свою титульную функцию: учёт рабочего времени и автоматический мониторинг. Основой для вынесения решений в таком случае становятся данные отчётов – и это неплохо… но их недостаточно.
Три простых примера:
Иногда вам буквально нужно уметь заглянуть сотруднику в монитор, причём желательно сделать это «позавчера». Для этого и нужен визуальный мониторинг: связка из онлайн-наблюдения за происходящим на экранах ваших подчинённых и записи видео с этих экранов. По отчётам вы увидите, что делал сотрудник, а визуальный мониторинг покажет, как именно он это делал. Полная картина = достоверная информация, а значит, эффективные решения.
Некоторые результаты, которых добились наши клиенты с помощью Кикидлера.
Один из наших клиентов – владелец интернет-магазина товаров для рыбалки – с началом пандемии был вынужден перевести свой отдел продаж на удалёнку. Это моментально сказалось на результат работы магазина: процент отказов вырос с 20% до 30%!
Установив Кикидлер, клиент добился от менеджеров повышения продуктивности – вот данные через неделю после установки программы:
И через несколько месяцев:
Результаты стабильны, а показатели стали даже лучше, чем до пандемии: процент отказов сократился до 15%! При среднем чеке в 50 евро экономический эффект от внедрения Кикидлера составил ~8000 евро в месяц, а расходы на саму программу – 10 евро в месяц.
В техподдержке крупной компании не справлялась первая линия по России – при этом Европа с аналогичной нагрузкой на сотрудника поток заявок выдерживала. Скрыто поставили Кикидлер, замерили продуктивность, потом объявили персоналу о внедрении программы и провели контрольные замеры.
Результат обескуражил: продуктивность первой линии поддержки выросла на 27%... а вот у второй линии количество закрытых тикетов упало на 20%. Присмотрелись пристальнее и обнаружили, что двое сотрудников второй линии создавали фальшивые заявки, а с внедрением программы отслеживания активности работников перестали этим заниматься.
В результате двоих мошенников уволили, часть сотрудников перевели со второй линии на первую, и колл-центр заработал стабильно. Общий рост продуктивности составил 15%, были сэкономлены средства на запланированный найм 5 новых сотрудников.
В завершение статьи, разбираемся с вопросами, которые чаще всего поступают.
Легально ли следить за сотрудниками?
Подробная статьяДа, это абсолютно законно. В 91 статье Трудового Кодекса РФ сказано, что в рабочее время сотрудник должен заниматься выполнением своих трудовых обязанностей в рамках заключённого с работодателем договора. Естественным образом напрашиваются два вывода:
Единственная оговорка: трудовой договор отнюдь не отнимает у сотрудника гарантированное ему 23-й статьёй Конституции право на неприкосновенность частной жизни. К примеру, если вашему подчинённому в течение дня позвонил на личный телефон член семьи, то этот разговор будет относиться к частной жизни человека. Соответственно, следить за ним нельзя – попытка получить содержание этого разговора попадёт под статью 137 Уголовного Кодекса (незаконный сбор сведений о частной жизни гражданина).
То есть, чтобы не нарушать закон и, при этом, контролировать своих сотрудников, вы должны чётко разграничить личную и рабочую сферу:
И самое главное: вы должны под подпись ознакомить каждого сотрудника с регламентом наблюдения, принятым на вашем предприятии. Стоят камеры? Персонал должен об этом знать. Мониторите активность за рабочим компьютером с помощью Kickidler? Аналогично. Если сотрудники предупреждены о наблюдении за рабочим процессом, проблем с законом у вас не будет.
Примечание: во избежание споров мы рекомендуем заключить с каждым подчинённым дополнительное соглашение со следующими пунктами:
1. Подписанием настоящего договора работник дает свободное информированное согласие на сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение любой информации, относящейся прямо или косвенно к работнику (персональных данных работника) с использованием средств автоматизации (включая специальные программы для ЭВМ) или без использования таких средств в целях обеспечения контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества работодателя.
2. Подписанием настоящего договора работник подтверждает, что он уведомлен о последствиях использования имущества работодателя в целях, не связанных с исполнением работником непосредственных трудовых функций. Информация, полученная работодателем при использовании работником имущества работодателя в целях, не связанных с исполнением работником непосредственных трудовых функций, является информацией, раскрытой работником сознательно и добровольно.
3. Подписанием настоящего договора работник дает свободное информированное согласие на сбор информации, указанной в п.1, совместно с третьими лицами, а также ее передачу третьим лицам в целях обеспечения контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества работодателя, и использование указанной информации, в том числе, при разрешении трудовых споров.
4. Стороны пришли к соглашению, что в случае использования работником своего права на отзыв согласия на обработку персональных данных обработка указанной информации может быть продолжена работодателем совместно с третьими лицами в целях исполнения настоящего договора, включая цели контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества работодателя.
Этично ли следить за сотрудниками
Подробная статья«Руководитель платит подчинённым за работу, а значит, имеет право проверять, работают те или нет». Это очень простая мысль, с которой вряд ли кто-то возьмётся спорить. Соответственно, вы уже имеете моральное и этическое право отслеживать активность своих сотрудников – весь вопрос в том, как именно.
Мы сформулировали три правила этичного наблюдения:
Следуйте этим рекомендациям, и всё будет в порядке.
Обычно скрытый мониторинг рано или поздно становится явным, создавая множество проблем – недоверие сотрудников к руководству, их недовольство, а иногда и судебные иски. Поэтому мы рекомендуем использовать скрытое наблюдение лишь в течение кратких периодов времени и только в двух ситуациях:
В остальных случаях настоятельно советуем сделать всё прозрачно.
Руководство по скрытой установке Кикидлера
Как правильно внедрить систему учёта рабочего времени
Подробная статьяВам нужно:
Мы готовы помочь на каждом шаге – в Kickidler накоплен колоссальный опыт внедрения нашего ПО в организациях самых разных масштабов и специализаций.
Как рассказать сотрудникам о внедрении системы учёта рабочего времени?
Подробная статьяЕсли кратко, то честно и открыто – это главное. У людей нет и не может быть вопросов к вашему желанию проконтролировать их работу, однако они могут беспокоиться о своей свободе и личном пространстве. Чётко объясните:
Сразу после внедрения не принимайте никаких решений по ужесточению условий труда, наоборот, постарайтесь сделать так, чтобы люди увидели улучшения. Назначьте премии лидерам по продуктивности, создайте позитивную атмосферу, а не напряжение.
На этом всё. Если у вас после прочтения этой статьи остались какие-то вопросы по системам учёта рабочего времени, пишите, рады помочь!
При выборе системы учета рабочего времени и контроля сотрудников важно определить потребности компании и цели внедрения. Учитывайте функциональность программы, возможность интеграции с другими системами, уровень безопасности и поддержку пользователей.
Среди лучших программ для учета рабочего времени и контроля сотрудников выделяются такие платформы, как Kickidler, Time Doctor, Hubstaff, DeskTime и т.д.. Они предлагают широкий функционал, включая отслеживание времени, мониторинг производительности и генерацию отчетов.
Система учета рабочего времени и контроля сотрудников должна иметь функции отслеживания времени работы, контроля доступа к информации, мониторинга активности сотрудников, а также генерации отчетов для анализа производительности.
Отзывы о системах учета рабочего времени и контроля сотрудников часто отмечают их эффективность в повышении производительности, улучшении планирования и координации работы, а также в сокращении времени на административные процессы.
Преимущества использования системы учета рабочего времени и контроля сотрудников включают повышение прозрачности и ответственности, улучшение управления персоналом, оптимизацию рабочих процессов и повышение эффективности труда.
Настройка системы учета рабочего времени и контроля сотрудников начинается с определения целей внедрения, выбора подходящих функций и настройки параметров безопасности и доступа к данным.
Ошибки при выборе системы учета рабочего времени и контроля сотрудников включают недооценку потребностей компании, неправильный выбор функционала, игнорирование вопросов безопасности и недостаточное обучение персонала.
Компании различных отраслей и масштабов, от малого бизнеса до крупных корпораций, используют системы учета рабочего времени и контроля сотрудников для оптимизации работы и управления персоналом.
При сравнении различных систем учета рабочего времени и контроля сотрудников следует обращать внимание на их функциональность, гибкость настройки, уровень безопасности, а также стоимость и условия использования.
Требования к безопасности при выборе системы учета рабочего времени и контроля сотрудников включают защиту конфиденциальных данных, шифрование информации, контроль доступа к системе и регулярное обновление программного обеспечения.