Çalışma saati hesaplamaları

Faaliyet Arşivi Raporu

2023 yılında kullanıma sunulan "Faaliyet Arşivi" raporu, çalışanların bilgisayardaki tüm eylemleri kronolojik sırayla size sunacak şeklinde tasarlanmıştır.

Faaliyet Arşivi raporu, çalışanların etkinliklerini analiz etmek ve mesai saatlerinde hangi noktalara yoğunlaştıklarını belirlemek için kullanılan kullanışlı bir raporlama tipidir.

"Faaliyet arşivi" raporu iki kısımdan oluşmaktadır, ilk kısım çalışanların faaliyetlerini görsel olarak analiz etmenize olanak tanıyan renklendirilmiş grafiklerden oluşmaktadır, ikinci kısım ise çalışanın tüm faaliyet geçmişini kronolojik olarak size sunan kısımdır, bu kısımda raporu detaylı olarak oluşturmanız durumdan çalışanın programlarda ve sitelerde geçirdiği sürelere ve girdiği sayfaların linklere ve başlıklara erişebilirsiniz.

• Raporun kullanımını basitleştirmek için çalışanların bilgisayar başındaki tüm faaliyetleri zaman dilimlerine bölünmüştür.
• Zaman dilimleri 1 dakikalık, 5 dakikalık, 15 dakikalık ve 1 saatlik olarak oluşturulmuştur ayrıca zaman ayarlarını özelleştirmek de sizin elinizdedir.
• Seçilen zaman aralığı o aralıktaki baskın eylem tipinin (verimli, verimsiz, hareketsizlik süresi vb.) renginde renklendirilir.
• Büyüteç işlevi, seçilen zaman dilimini yakınlaştırmanıza ve uzaklaştırmanıza olanak tanır.
• Görüntülemek istediğiniz zaman aralığını seçip üzerine tıklayarak seçilen aralıkta en çok kullanılan 3 uygulamayı görüntüleyebilirsiniz.
• "Ayrıntılar" butonuna tıkladığınızda, programın veya sitenin adının yanı sıra orada geçirilen sürenin de gösterildiği rapora erişim sağlayabilirsiniz, bu kısımda çalışanınızın faaliyetlerini kronolojik olarak, kısaltılmış ya da detaylı şekilde görüntüleyebilirsiniz. Detaylı olarak görüntülemeniz halinde kullandığı programlardaki başlıklara ve kullandığı sitelerdeki URL adreslerine erişebilirsiniz.
• Kişiselleştirilebilir ekran görüntüleri (geliştirilme aşamasındadır), çalışanın bilgisayardaki faaliyetlerinin doğasını görsel olarak değerlendirmenize olanak tanır.

Kickidler yazılım geliştirme ekibi 2023 yılında çalışanların PC'deki faaliyetlerinin tümünün geçmişini ayrıntılı olarak gösteren, telefon görüşmelerinden ve video konferans uygulamalarından gelen ve giden sesleri kaydeden yeni bir Faaliyet Arşivi raporunu kullanıcılarına sunmuştur.

Günün detayları

• Bu rapor tipinde personelin bilgisayarda yaptığı aktiviteler özetlenir ve bir akış içinde sunulur. Kickidler kullanıcıları bu rapora web arayüzünden erişebilmektedir. Raporlamadaki aktiviteler verimli/verimsiz/nötr/kategori yok şekillinde ayrılır ve renklendirilir ardından diyagram şeklinde çalışma aktiviteleri olarak gösterilir.
• Günün detayları grafiğinde gün veya mesai saateleri efektifliğine göre 5 dakikalık aralıklara bölünür ve her bir parça grafikte görünmektedir. Bu grafikler kullanılarak, personelinizin işe geç kalıp kalmadığı vyae erkek çıkıp çıkmadığı, ayrıca çalışma saatleri içerisinde efektiflik seviyesi gözlemleyebilirsiniz.
• Bu tabloda grafiğin yanı sıra genel bilgiler de sunulmaktadır, örneğin işe başlangıç ve işten çıkış saatleri (son aktivite) bu raporlamada yer almaktadır. Çalışanın bilgisayarda geçirdiği verimli, verimsiz ve nötr zamanlar ve kullanılan uygulamalar, ayrıca bilgisayarda hiç bir işlem yapılmayan zamanlar. (mouse veya klavyenin kullanılmadığı) hareketsizlik zamanları da grafikte yer alır.

Verimlilik özetleri

• Çalışan işçini kullandığı her uygulama ve program, iş ile alakası olup olmamasına göre bir kategoriye dahil edilir. ( verimli, nötr, verimsiz). Örneğin CRM ile çalışmak verimli, iş bilgisayarından film izlemek verimsiz, arama motorunda aramalar yapmak nötr olacak şekilde sınıflandırılabilir.
• Bu verimlilik özetlerinde kategorilere göre verimlilik hesaplamaları yapılabilmektedir. Bir programın kategorisini özelleştirebilirsiniz, örneğin satış departmanı için WhatsApp uygulmasını verimli olarak sınıflandırıp, IK departmanı için verimsiz olarak sınıflandırabilirsiniz. Bu sınıflandırma işlemi tüm kurum, departman veya kişi bazlı olarak yapılabilmektedir.
• En popüler uygulamalar sistemimizde kategorize edilmiş durumdadır. Bazı durumlarda uygulamalar sisteme girilmediği zaman ‘’kategori yok” olarak sınıflandırılır. Web arayüzünde istediğiniz uygulamayı gerekli kategoriye dahil ederek verimlilik hesaplamalarına dahil edebilirsiniz.
• Uygulama açılıp hiçbir işlem yapılmıyor ise bu zamanlar hesaplamalardan düşülmektedir. Verimlilik hesaplarını optimize ederek daha sağlıklı grafikler elde etmek mümkündür.

Dinamik hesaplamaları

• Her çalışan kendine göre bir iş temposuna sahiptir. Bazı çalışanlar öğlene kadar verimli çalışırken, bazıları ise öğleden sonra daha yoğun çalışmaktadır. Bunun öğrenmek için dinamik hesaplamaları kullanabilir ve kesin sonuçlar elde edebilirsiniz.
• Dinamik hesaplamaları belirlenen grupların belli saat aralıklarında nasıl çalıştığı görülebilmektedir. Saat bazlı filtreleme ile hangi elemanların günün hangi saatlerinde yoğun çalışıp çalışmadığı tespit edilebilmektedir. Aynı şekilde ‘’hafta’’ ve ‘’ay’’ seçeneklerini kullanarak haftalık ve aylık bazda çalışma yoğunluğu ölçülebilir.
• Parametrelere göre belirlenen zaman dilimi içerisindeki efektiflik ve verimlilik durumu detaylı olarak görülebilmektedir. Grafiklerde gruplar verimliliklerine göre ayrılırken, kategorilere göre yapılan aktivitelerin verimliliği de aynı tabloda görülebilmektedir.

Çalışma saatleri özeti

• Çalışma saatleri özeti, çalışanların gün içi aktivitelerinin genel bir özetini sunmanın yanı sıra, işçilerin belirlenen mesai saatlerine riayet edip etmediklerini de gösterir.
• Bu özette çalışanın gün içindeki ilk ve son aktivitesi de görülebilir, eğer çalışan bilgisayarını geç açmış ise sistemde bu durum geç kalma olarak sınıflandırılır.
  Eğer mesai saatinden önce bilgisayardaki aktivite durmuş ise, bu durum sistemde erken çıkma olarak sınıflandırılır. Eğer bilgisayar hiç açılmamış ise o gün işe gelmeme olarak sınıflandırılır.
• Bu geç gelme, erken çıkma ve gelmeme durumlarının toplamı büyük bir tabloda belirtilmiştir. Bu tabloyu filtreleyebilir, gün, hafta ve aylara göre kategorize edebilir ve sonuçları tüm şirket için, bir departman için ya da bireysel olarak bir çalışan için elde edebilirsiniz.

Çalışma zaman çizelgesi

• Bu tabloda çalışanın her takvim günü için ne kadar süre çalıştığını, haftalık ve aylık geç kalmalarını, erken çıkmaların ve işe gelmemelerini detaylarını görebilirsiniz.
• Web Arayüzünden erişim
• Haftalık ve aylık olarak da tablonun detaylarını raporlama fonksiyonu.

Zaman özetleri

• Bu özetlerde çalışanın açtığı tüm uygulama ve siteler görülebilmektedir.
• Çalışanın her uygulama ve sitede aktif olduğu ve olmadığı zamanlar hesaplanması yapılmaktadır.
• Buna göre bir sıralama oluşturulup çalışılan zaman özetleri oluşturulur.
• Çalışan tarafından en fazla kullanılan 5 program/web sitesi, üste ayrı olarak gösterilir.
• Zaman Sadece mesai zamanlarındaki aktivitelerin grafiği ayrı olarak tutulabilir, her uygulamada geçirilen aktif zaman ve hareketsizlik zamanı hem yüzdesel hem de net sonuç olarak sunulur.

Çalışanların Değerlendirilmesi

• Bu rapor sayesinde çalışanlarınızın hepsinin raporları oluşturulur ve bu raporlar verimli, verimsiz ve nötr olarak 3 kategoriye ayrılırlar.
• Her çalışanın belli bir aktiviteye ayırdığı vakit, ve belli uygulamaları en verimli kullanan çalışanlar bu raporlar sayesinde görülebilmektedir.
• Personellerin değerlendirilmesi belli bir periyotta veya günlük-haftalık-aylık sürelerde oluşturula bildiği gibi departman veya grupların değerlendirmeleri de ayrı olarak oluşturulabilmektedir.
• Kickidler ile oluşturulan personel değerlendirmeleri çalışanları motive etmek amaçlı kullanılabileceği gibi aynı zamanda en iyi ve en zayıf çalışanların tespit etmek amaçlı olarak da kullanılabilmektedir.
• Bu sistem sayesinde en iyi çalışanlar, birimler ve gruplar kolayca tespit edilebilmektedir.

Uygulama özetleri

• Uygulama özetleri, çalışanların hangi uygulama ve siteleri kullandığını, bunların hangi verimlilikte kullanıldığı, hangi sitelerin ve uygulamaların verimli olduğu gibi bir dizi bilgiyi sizlere sunmaktadır.
• Çalışanların kullandığı uygulamaların verimli, verimsiz veya nötr olup olmadığını anlamak için de bu raporlar kullanılabilir.
• Bu özetler sayesinde hangi uygulamaların sizin için daha önemli olduğunu, hangi çalışanların hangi programları daha çok kullandığını ve hangisinin daha verimli bir işleve sahip olduğu ortaya konmaktadır.
• Site ve uygulamaları yasaklamak verimli bir yöntem değildir, çalışanlar benzer uygulamalar ile vakit öldürmeye devam etmektedir. Bu özetler sayesinde çalışanları motive edebilir ve verimli uygulamaları kullanma konusunda yönlendirebilirsiniz.